Tittelen på dette innlegget er stole frå Terry Cook. I 1999 leia han eit seminar om bevaringsvurdering av arkiv – ”appraisal – ved Monash University i Melbourne, Australia. Artikkelen finst tilgjengeleg på http://www.recordkeeping.com.au/march99/terrycookadmincultural.html. I denne artikkelen diskuterer Cook forskjellane mellom arkivdanning – ”records management” – og arbeid med historiske arkiv.
Problemstillingane i Cooks artikkel bør vere relevante innspel i diskusjonen om ei eventuell samanslåing av Kommunalt Arkivfagleg Forum (KAF) og Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) og Norsk Arkivråd (NA), som er behandla i Oddby-utvalets innstilling. Innstillinga manglar ei drøfting av likskapar og ulikskapar mellom arkivdanning og arbeid med historiske arkiv, mellom arkivtenesta og arkivinstitusjonane sine formål, arbeidsoppgåver og roller. Eg meiner at ei slik drøfting kan vere avgjerande for at ei eventuell samanslåing vil vere vellukka. Den er nødvendig av særleg to grunnar: For det første for å avklare om likskapane er store nok til at ein felles organisasjon faktisk kan fungere. Og dersom svaret her blir ja, er det nødvendig å identifisere både dei fag- og arbeidsfelta som kan vere felles for alle grupper og dei som er spesielle berre for bestemte grupper. På eit slikt grunnlag kan ein så foreslå køyrereglar som kan sikre alle gruppers interesser i den nye organisasjonen.
Skilnadene mellom arkivdanning og arbeid med historiske arkiv er vesentlege. Arkivdanning er den verksemda som blir utført av arkivtenesta i dei arkivskapande organisasjonane (offentlege organ, bedrifter, etc.). Arkivtenesta har eit relativt snevert formål, nemleg å skape og halde ved like arkiv som tilfredsstiller arkivskaparens kortsiktige behov for dokumentasjon av si eiga verksemd. Arbeidet med historiske arkiv er derimot forankra i eigne arkivinstitusjonar, som med armelengdes avstand til arkivskaparane kan ha eit perspektiv på sitt arbeid som både er breiare og lengre: å bevare arkiv som kan vere kjelder til heile samfunnets historie, gjere desse tilgjengeleg for alle og gjere dette i uoverskodeleg framtid. Mens arkivtenesta representerer ein av fleire administrative funksjonar hos arkivskaparen, er arkivinstitusjonane samfunnsinstitusjonar.
Samtidig har arkivtenesta og arkivinstitusjonane også felles utfordringar. Ein av desse er kvalitet i arkivdanninga (særleg i offentlege organ). Dersom arkivinstitusjonane skal kunne fungere godt i framtida, er dei avhengige av å motta gode arkiv. Dette var bakgrunnen for at IKA-miljøet på slutten av 1980-åra (som eg var ein del av) starta arbeidet med å utvikle arkivplanar og gode arkivrutinar for kommunane. Formålet vårt var å skape gode arkiv for ”samtid og ettertid”, i eit overordna perspektiv som inkluderte både arkivskaparanes administrative behov, enkeltmenneskas behov for dokumentasjon av sine rettar og samfunnets langsiktige behov for historisk dokumentasjon. I dagens digitale verden dreier dette seg om å sikre at arkivskaparane brukar elektroniske system med arkivkvalitet, som dokumenterer alle vesentlege funksjonar og som skaper arkiv som kan bevarast for ettertida.
Men sjølv om ulike arkivdanningsspørsmål kan vere felles utfordringar for arkivtenesta og arkivinstitusjonane, vil perspektivet vere forskjellig. Arkivinstitusjonanes perspektiv vil vere overordna og langsiktig. I arkivtenesta vil ein ha eit meir operativt perspektiv. Desse skilnadene skriv seg frå ulike oppgåver, roller og tilnærmingar til arbeidsoppgåvene.
På dei fleste andre område vil arkivtenesta og arkivinstitusjonane har heilt særeigne utfordringar. Dette er eit uttrykk for at arkivdanning og arbeidet med å velje ut, beskrive og gjere tilgjengeleg historiske arkiv er to ulike fagområde. Sjølv om dei er nære slektningar .
Ein ny arkivorganisasjon må ta høgde for dette. Organisasjonsarbeid dreier seg om prioritering, og dersom ein ikkje har mekanismar som hindrar bortprioritering av arbeidsfelt som er viktige for eit av fagområda, vil ein fellesorganisasjon ikkje ha livets rett.
