Home

Arkivhausting av kommunikasjonar via sosiale medie

desember 8, 2011

Riksarkivets Anne Mette Dørum spør i eit innlegg i gruppa Arkivfagleg forum på Facebook: «Hvilke utfordringer og erfaringer har dere med håndtering av sosiale medier i et arkivfaglig perspektiv?» og etterlyser m.a. rutinebeskrivingar. Ho får svar frå Anne Grete Hovde, som siterer frå Orkdals kommunes handlingsplan der det m.a heiter at «[i] løpet av de siste årene har sosiale medier gått fra å være en sosial arena til å bli en kommunikasjonskanal de fleste store organisasjoner og bedrifter ønsker å ta i bruk strategisk. Sosiale medier legger til rette for dialog, involvering og brukermedvirkning, og kan bidra til en åpnere forvaltning og mer levende lokaldemokrati. Imidlertid kan sosiale medier bli en utfordring for arkivene, både i forhold til å finne ut hva som er arkivverdig etter loven, og i forhold til arkivering av vår felles kulturarv». Sitatet tar her opp tre hovudutfordringar i bruken av dei nye kommunikasjonskanalane.

Wiikipedia – sjølv eit sosialt medium – definerer desse som «medier (kanaler eller plattformer) som ved hjelp av Internett eller webbasert teknologi åpner for interaksjon mellom to eller flere mennesker (brukere)». Formålet er to- eller mangevegs kommunikasjon, dialog og interaktivitet.

Men dette er ikkje nødvendigvis tilfellet når store offentlege og private verksemder tar i bruk sosiale medie; formålet er ikkje alltid dialog og interaktivitet men heller marknadsføring og informasjon. Det er i alle fall inntrykket eg fekk då eg gjorde eg ei (relativt usystematisk) undersøking av kommunal bruk av Facebook som ledd i førebuinga av eit innlegg eg heldt på KAI-konferansen i Drammen i september 2011. Kommunane såg ut til å bruke Facebook som ein informasjonskanal og eg fann relativt få døme på interaktivitet. Men det fanst nokre, t.d. denne samtalen på Drammen kommunes facebookside:

Siv: Hei, ser at langs elvepromendaen, rett nedenfor SFR, litt mot sentrum er det et stort hull i gangstien. Bør kanskje tettes før elvefestivalen….? (17.08.17:16)

Drammen kommune: Takk for innspillet, Siv. Vi melder dette videre til rett avdeling i kommunen. Ved senere tilfeller kan du også melde inn slike mangler via kommunens meldingsskjema på nett: http://drammen.rosy.no/CitizenMemos/Create. Her vil du også få faglig tilbakemelding på saker du har meldt inn. (18.08.12:53)

Drammen kommune: Vi har fått tilbakemelding om at dette er utbedret og at hele Sigurd Christiansens promenade er inspisert i dag og funnet i orden. (18.08.14:43)

Siv: Så bra! Så det da jeg syklet forbi i sted. (18.08.16:23)

Siv: Har prøvd meldingsskjema på nett, men fikk kun en melding tilbake. Det sto at jeg skulle få mer beskjed, men her ikke hørt noe. Er visst lettere å ta det her 🙂 (18.08.16:24)

Drammen kommune: Vi fikk beskjed torsdag kveld om at hullet var blitt tettet 🙂 (22.08.11:37)

Samtalen illustrerer fleire forhold. For det første at sosiale media innbyr til andre kommunikasjonsmåtar enn den tradisjonelle, formaliserte brevvekslinga. Når ein offentleg instans tar i bruk Facebook som kommunikasjonskanal, inviterer ein samstundes folk å kommentere, meine noko, be om noko, gi kjeft, etc osb. Det betyr at ein må vere «inne» og følgje opp og svare på innlegg så snart som mogleg. Ein kan sjølvsagt – som Drammen kommune gjorde – be om at folk brukar førehandsdefinerte skjema på kommunens heimeside til å legge fram sine ærend, men ein kan ikkje forvente det. Som Siv skreiv: «Er visst lettere å ta det her :-)». Er ein på Facebook så er ein på Facebook.

Spørsmålet blir då korleis ein skal handtere slike meldingar. Eg undersøkte sjølvsagt om Sivs samtale med Drammen kommune var registrert i postjournalen (som er tilgjengeleg på nettsida), men utan å finne noko. Men er slike samtalar «arkivverdige»? For å svare på dette spørsmålet kan vi velje ei arkivrettsleg, forvaltningsrettsleg tilnærming (som tar utgangspunkt i lov- og regelverk) eller ei arkivfagleg tilnærming (som tar utgangspunkt i arkivvitskapleg teori og metodologi), og desse gir oss ikkje nødvendigvis identiske svar.

Arkivrettsleg er hovudspørsmålet om dei enkelte kommentarane, meldingane, spørsmåla etc osb har dei eigenskapane som gjer dei til «saksdokument for organet» som blir «gjenstand for saksbehandling» og dermed får «verdi som dokumentasjon». Dette er spørsmål som har vore mykje diskutert i løpet av det siste året, særleg etter Kulturdepartementets famøse forslag til endringar i arkivforskrifta. Eit relativt samstemt arkivmiljø har avviste dette forslaget og argumentert med at dokumentets innhald og offentlegheitas interesse må vere avgjerande kriterier for journalføring. Forma til dokumenta har i denne samanhengen mindre å seie.

Kva som blir konklusjonen på departementets behandling av forskriftsendringane veit vi førebels ikkje. Men saka illustrerer skilnadene mellom ei arkivrettsleg og ei arkivfagleg tilnærming. Arkivlovgivinga vil alltid vere uttrykk for eit kompromiss mellom faglege og forvaltningsmessige ønske og behov. Ivar Fonnes har i sitt bidrag til Fra Clio til Kringsjå, festskriftet til tidlegare riksarkivar John Herstad, beskrive utforminga av arkivforskrifta som ein prosess der «arkivfaglige prinsipper og krav skulle brynes mot forvaltningens virkelighet og de lovtekniske krav til utforming av en forskrift». Eller sagt med mine ord: Faglege prinsipp må brynast mot makta si vilje – og då veit vi kven som vinn… I arkivforskrifta fekk vi dermed m.a. unntaket frå journalføring av «organinterne dokument» og dei svake formuleringane om kommunale depotordningar.

Ei arkivfagleg tilnærming kan stille andre spørsmål enn om den enkelte kommunikasjonen er eit «saksdokument», t.d. om den dokumenterer ein transaksjon og har evidensverdi, om den er grunnlag for innsyn og demokratisk kontroll («transperancy»), om den dokumenterer viktige relasjonar mellom forvaltninga og borgarane, om den har verdi som samfunnsdokumentasjon, osb. Kva spørsmål vi stiller vil vere avhengig av kva fagleg diskurs vi stiller seg innanfor. Om vi t.d. tar utgangspunkt i ISO 15489 vi må undersøkje om ein kommunikasjon via sosiale media er skapt i ein slik kontekst og har dei kvalitetane som denne standarden føreset: Er den ein «record»? Kan strukturen, formatet og relasjonane mellom dei ulike delane haldast ved like? Er konteksten den vart til i og relasjonane mellom dei enkelte delane dokumentert? Dersom vi kan svare ja på desse spørsmåla, kan kommunikasjonen vere ein «record» som skal inkluderast i eit arkivsystem. Om vi tar utgangspunkt i den faglege diskursen som er opptatt av å forstå arkiv som samfunnsfenomen kan kommunikasjonar via sosiale media ha verdi som korrektiv til dei «offisielle» arkiva, og kanskje endå meir fordi dei er uttrykk for nye måtar å kommunisere og samhandle på; dei har arkivverdi, ikkje berre fordi dei er «records» med evidensverdi, men fordi dei dokumenterer nye typar relasjonar mellom kommunar og borgarar og korleis samfunnet fungerer på 2010-talet.

Begge desse tilnærmingane kan gi oss gode argument for å forsvare å arkivering og seinare i alle fall delvis bevaring (men det er eit anna spørsmål – som det gleder meg å sjå at Orkdal kommune har syn for!) av kommunikasjonen mellom ein kommune eller kommunal avdeling og borgarane på t.d. Facebook. Spørsmålet blir då korleis dette kan gjerast. Eg har ikkje kompetanse til å uttale meg i detalj om det tekniske, men min gode kollega Thomas Sødring ved Institutt for arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag på Høgskolen i Oslo og Akershus meiner at det ikkje representerer noko teknisk problem å hauste slik kommunikasjon og knytte den til t.d. ei NOARK-kjerne. Den metodiske tilnærminga til korleis ein skal strukturere dette arkivet må etter mi oppfatning byggje på ei funksjonell proveniensforståing, men kva dette konkret inneber for arkivdanninga skal eg kome tilbake til i eit seinare innlegg.

Advertisements

One Response to “Arkivhausting av kommunikasjonar via sosiale medie”

  1. Ellen Røsjø Says:

    Prosjektet til Thomas Sødring og tre studenter om et arkivsystem for sms- og Facebookmeldinger ble presentert våren 2011 ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Se omtalen «Studenter løste arkivfloke» – i Fagforbundets Temahefte nr. 23 «Orden i arkivet».


Legg att eit svar

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com logo

Du kommenterer no med WordPress.com-kontoen din. Logg ut / Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer no med Twitter-kontoen din. Logg ut / Endre )

Facebook-foto

Du kommenterer no med Facebook-kontoen din. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer no med Google+-kontoen din. Logg ut / Endre )

Koplar til %s

%d bloggarar likar dette: