Home

Margnotat til Arkivmeldinga, del 2

januar 22, 2013

Ei av hovudutfordringane som Arkivmeldinga tar tak i, gjeld dei elektroniske arkiva. Men forfattarane konsentrerer seg om dei (store og viktige!) oppgåvene knytta til langstidbevaring av elektroniske arkiv og vedlikehald av autentisitet, integritet og tilgang. Dei konsekvensane dei elektroniske arkiveringsverktøya har og vil få  for arkivdanninga får relativ liten merksemd. Og desse representerer kanskje ei like stor utfordring som arkivbevaringa.

Arkivarbeidet i offentleg sektor er i dag prega av eit stadig strev for å få kontroll over ei fragmentert arkivdanning. Som Norsk Arkivråd peika på i sitt innspel til Arkivmeldinga, foregår ein stor del av saksbehandlinga i spesialiserte fagsystem utan tilknyting til det Noark-baserte sak-/arkivsystemet, samtidig som ein veksande del av den interne og eksterne kommunikasjonen går via epost og sms som ikkje blir fanga opp og journalført. I tillegg til dette representerer ein veksande bruk av delte saksbehandlingstenester i dataskya (særleg i saker der offentlege og private aktørar samarbeider om utbyggingsprosjekt) ein reell fare for at viktig dokumentasjon ikkje blir arkivert på ein tilfredsstillande måte.

Den viktigaste årsaka til denne utviklinga er at arkiv generelt blir skapt i utøvinga av funksjonar. Dette er eigentleg gamalt nytt; Muller, Feith og Fruin beskreiv arkivet som nettopp ein refleksjon av funksjonane til arkivskaparen. Arkiv blir skapt i funksjonsbaserte, organisatoriske og materielle kontekstar, som gjensidig påverkar kvarandre.  Det som har skjedd dei siste tretti åra, er at den materielle konteksten, dvs dei fysiske føresetnadene for saksbehandlinga – og dermed for arkivdanninga – har blitt dramatisk endra.

I sitt innlegg på CITRA-konferansen i Oslo i 2010 (og som er publisert på http://www.tidsskriftetarkiv.no) drøftar Terry Cook korleis desse endringane har gjort den funksjonsbaserte proveniensen viktigare enn den organisatoriske. Der den enkelte arkivskapar tidlegare hadde sitt eige papirbaserte arkiv kan no mange arkivskaparar samhandle og skape eitt felles elektronisk arkiv, uavhengig av kontorfasilitetar og geografiske avstandar. Dynamikken i den funksjonsbasert saksbehandlinga fører dermed til at eit felles system i dataskya framstår som meir effektivt og enklare å bruke enn ei organisatorisk basert Noark-løysing. Trass i arkivlov og arkivforskrift.

Arkivdanningsstrategiane må ta utgangspunkt i desse forholda. Det arkivsystemet som har rådd grunnen i offentleg sektor sidan arkivinstruksen for statsforvaltninga vart skriven for meir enn 40 år sidan er etter mitt syn modent for revisjon; og det bør i det minste bli gjenstand for ein seriøs fagleg debatt.

 

Advertisements

Legg att eit svar

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com logo

Du kommenterer no med WordPress.com-kontoen din. Logg ut / Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer no med Twitter-kontoen din. Logg ut / Endre )

Facebook-foto

Du kommenterer no med Facebook-kontoen din. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer no med Google+-kontoen din. Logg ut / Endre )

Koplar til %s

%d bloggarar likar dette: