Home

Arkivorganiseringa i forvaltninga

november 16, 2016

Eg har fått nokre synspunkt på den førre kommentaren min om framlegget til ny arkivforskrift, men eg vil gjerne lokke fram fleire.

Saka er at Kulturdepartementet foreslår å fjerne bestemmelsen i § 2-1 i den gjeldande forskrifta, som føreskriv at arkivarbeidet i eit organ «normalt» skal utførast av ei «arkivteneste», som skal vere felles for organet, under «dagleg leiing av ein arkivansvarleg». Då denne trådde i kraft i 1999, etablerte den eit felles regime for arkivorganiseringa i offentleg sektor. For statlege organ inneheldt § 2-1 lite nytt; i all hovudsak vidareførte den bestemmelsar frå den statlege arkivinstruksen av 1984. I kommunar og fylkeskommunar var situasjonen ein annan. Her fanst det ikkje noko felles regelverk, og det er liten tvil om at § 2-1 har medverka til betre organisering og større profesjonalitet i arkivarbeidet.

Høyringsnotatet frå departementet seier lite om kvifor § 2-1 er foreslått fjerna. Det blir vist til § 1 (om arkivansvaret) og § 3 (om «internkontroll for arkiv»), men ikkje gitt nokon direkte grunngjeving. Eg må innrømme at eg er usikker på korleis dette skal tolkast, men det kan vere at departementet reknar bestemmelsen som lite viktig.

Konsekvensen av endringsforslaget er i alle høve at organiseringa av arkivfunksjonen i offentlege organ blir ei sak for det enkelte organet. Kravet om ei arkivteneste under leiing av ein arkivansvarleg fell bort. I staden skal offentlege organ ha eit system for «internkontroll for arkiv» (som er det nye omgrepet departementet vil innføre i staden for «arkivplan»), som skal innehalde bestemmelsar om «organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet, medrekna kvar ansvaret for å forvalte arkiva er plassert» (§ 3).

Dette står ikkje i motstrid til å ha ei arkivteneste under leiing av ein arkivansvarleg, men opnar for andre løysingar, t.d. at «ansvaret for å forvalte arkiva» blir delegert til ulike medarbeidarar som er direkte underlagt den administrative leiinga, utan at desse er knytte til ei felles arkivteneste. Dette kan vere ei tenleg løysing nokre stader; andre stader kan den føre til at arkivansvaret blir fragmentert og arkivkompetansen forvitrar.

Eg er førebels usikker på kva eg skal meine om framlegget om å fjerne § 2-1. Men det eg er sikker på, er at ein god debatt om framlegget er nødvendig!

 

Advertisements

One Response to “Arkivorganiseringa i forvaltninga”

  1. Kristine Says:

    Arkivdanning av pasientjournaler reguleres av helselovgivningen:

    I forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten § 3. defineres «internkontroll» slik: «I denne forskriften betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosial- og helselovgivningen.»

    I pasientjournalloven §23 er «Internkontroll» beskrevet slik: «Den databehandlingsansvarlige skal etablere og holde ved like planlagte og systematiske tiltak som er nødvendige for å oppfylle kravene i eller i medhold av denne loven.
    Den databehandlingsansvarlige skal dokumentere tiltakene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for medarbeiderne hos den databehandlingsansvarlige og hos databehandleren. Dokumentasjonen skal også være tilgjengelig for tilsynsmyndighetene.
    Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om internkontroll.»

    «Ny arkivforskrift» § 3 sier at internkontrollen skal DOKUMENTERE organisering, rutiner, systemer og klassifikasjon, uten å stille krav til systematisk tiltak, aktiviteter, organisering, ansvar-/rollefordeling.


Legg att eit svar

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com logo

Du kommenterer no med WordPress.com-kontoen din. Logg ut / Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer no med Twitter-kontoen din. Logg ut / Endre )

Facebook-foto

Du kommenterer no med Facebook-kontoen din. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer no med Google+-kontoen din. Logg ut / Endre )

Koplar til %s

%d bloggarar likar dette: