Home

Digitalisering for kassasjon?

november 18, 2016

Eg lar arkivorganiseringa liggje inntil vidare, og kommenterer i staden § 6 i framlegget til ny arkivforskrift. Paragrafen har fått overskrifta «lagringsmedium», men handlar eigentleg om digitalisering for kassasjon. Temaet er ikkje nytt, for Riksarkivarens forskrift kap. IX § 2-3 opnar allereie for at papirdokument som blir skanna og arkivert i eit aktivt elektronisk arkivsystem, kan kasserast så sant juridiske omsyn ikkje krev bevaring. Men det nye framlegget går vesentleg lenger enn dette:

Arkivmateriale skal lagrast på medium og format som ivaretek nødvendige krav til haldbarheit, og som gjer det mogleg å nytte materialet. Originaldokument kan overførast til eit nytt lagringsmedium og bevarast i det nye lagringsmediet.

Riksarkivaren kan gi utfyllande føresegner om lagringsmedium.

Dette framlegget er mangelfullt, fordi det berre stiller krav om haldbarheit og brukbarheit.

Eit av dei viktigaste kjenneteikna til arkiv er at det inneheld kontekstualisert informasjon. Eit arkivdokument står aldri åleine; det er knytt til eit opphav, skapt i ein bestemt prosess, på eit gitt tidspunkt, i samanheng med andre dokument som blir skapt i den same prosessen. Det som gir arkivdokumenta verdi som evidens, og som kan autentisitet og pålitelegheit, er nettopp at kontekstinformasjonen, dvs. dokumentasjonen av desse relasjonane, blir bevart saman med dokumenta.

I dagens elektroniske arkivdanning blir arkivdokumenta og relasjonane mellom dei registert i elektroniske journal- og arkivsystem. Om eit papirdokument blir skanna og deretter destruert, er dette uproblematisk, fordi både dokument og kontekstinformasjon om saksbehandlinga fortløpande blir registrert og bevart i arkivsystemet.

Men dersom det tale om digitalisering av avslutta, papirbaserte arkiv er saka ei anna. I slike arkiv er saksbehandlinga avslutta; arkivet har fått sin struktur, og den skal bevarast i samsvar med etablerte prinsipp om proveniens og opphavleg orden. Eldre papirarkiv er ofte, men ikkje alltid, registrert i papirbaserte journalar. Arkivdokumenta inneheld ofte kontekstinformasjon (stempel, dato for mottak, etc.), men i tillegg finst det fysiske arkivstrukturar (mapper, legg, løkar) som kan vere sediment av den logiske strukturen i saksbehandlinga som skapte arkivet, og difor er viktig informasjon om arkivkonteksten. I nokre tilfelle finst det ingen register, mappestrukturen er den einaste informasjonen vi har om evt. samanhengar mellom enkeltdokument.

Det seier seg sjølv at digitalisering av slike arkiv kan vere utfordrande og arbeidskrevjande, både fagleg og praktisk. Det er ikkje tilstrekkeleg å digitalisere enkeltdokumenta, vi må også beskrive relasjonane mellom dokumenta på ein så god og presis måte at samanhengane mellom dei digitaliserte dokumenta er like tydelege som når det vi ser når vi opnar ei arkivmappe der dokumenta ligg i legg (ofte på fleire nivå) som varetar dei opphavlege strukturane.

Framlegget til § 6 må difor presiserast slik at det ikkje berre blir stilt krav til haldbarheit og brukbarheit, men også til at dei opphavlege arkivstrukturane blir dokumentert når arkiv skal digitaliserast og originalane kasserast. Og om dette skulle mangedoble kostnadene ved digitalisering, er det ein liten pris å betale for å bevare autentisk og påliteleg dokumentasjon frå fortida.

Advertisements

4 Responses to “Digitalisering for kassasjon?”

  1. rsturtzel Says:

    Riksarkivet sier selv at for egen del er det snakk om materiale etter 1990, til nød 1980 (de ønsker å bli kvitt 230.000 hyllemeter papir). Her er det normalt en elektronisk journal eller annen elektronisk informasjon fra før. Tror ikke de vil gjøre det mer lemfeldig for andre.


  2. Her syns eg du treff veldig bra Gudmund. Eit av dei mest fundamentale krava innanfor arkiv er knytta til autentisitet. Eit papirdokument er ikkje lenger autentisk når det er blitt digitalisert. Eg har alltid predikert viktigheten av at eit dokument som er blitt til i eit «papirregime» skal bevarast i papir, medan eit dokument som er blitt til i eit «elektronisk regime» skal bevarast elektronisk. Dette er rimeleg logisk. Eg syns det er merkeleg at Riksarkivet har ei så lettvint tilnærming til problemstillinga som dei har her. Eg skal ikkje kategorisk avvise digitalisering for kassasjon, men arkiva er så mangfoldige at dei ikkje lar seg dekke innanfor ein tekst i ei forskrift. Ein ting er problemstillingane knytta til dokumentasjon og metadokumentasjon som du påpeiker Gudmund. Ein annan ting bruksmønsteret. Ein navigerer på heilt andre måtar i eit elektronisk arkiv enn i eit papirbasert arkiv. Eg er redd at ei «elektronisk tilnærming» til eit opprinneleg papirbasert arkiv vil vere problematisk. Det vil f.eks vere lettare å avskrive eit dokument som sletta dersom ein ikkje får treff i eit søk. Så viser det seg kanskje at dokumentet fasnt men at publiseringsverktøyet, søkefunksjonaliteten var for dårleg… eller at det var brukt andre emneord i saka enn i søket.

  3. Kristine Says:

    § 6 bestemmer digitaliseringen hos arkivskaper. Jeg er enig at forslaget er mangelfullt. Her må det også stilles krav til registerdanningen. Min er erfaring er at registerdanningen ved løpende digitalisering er OK, men ved etterdigitalisering utført som bulkskanning, så blir færre metadata registrert. Krav til registerdanning må samsvare med kravene i § 10 (og her savner jeg bl.a. «forfatter», men det kommer vi kanskje tilbake til 😉

    • depotdrengen Says:

      Eg les ikkje forskriftsframlegget slik at § 6 berre gjeld digitalisering hos arkivskapar. Paragrafen er plassert i kapitlet med overordna bestemmelsar, og må vel dermed tolkast til å gjelde offentlege arkiv generelt?


Legg att eit svar

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com logo

Du kommenterer no med WordPress.com-kontoen din. Logg ut / Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer no med Twitter-kontoen din. Logg ut / Endre )

Facebook-foto

Du kommenterer no med Facebook-kontoen din. Logg ut / Endre )

Google+ photo

Du kommenterer no med Google+-kontoen din. Logg ut / Endre )

Koplar til %s

%d bloggarar likar dette: