Home

Syklane på Storskog

februar 8, 2017

var tittelen på innlegget eg heldt på Samdok-konferansen 31. januar i år. No kan du lese det her, via menyen til høgre.

Advertisements

Catch-22

desember 16, 2016

Der sit ein luring i Kulturdepartementet. Nokon annan forklaring ser eg ikkje på at løyvet til nettskylagring utanlands er plassert som § 22 i framlegget til ny arkivforskrift.

Tittelen til Joseph Hellers roman Catch-22 refererer til ein paradoksal regel som karakterane i boka (amerikanske soldatar i ein flyskvadron under 2. verdskrigen) er underlagt: Dersom du er sinnsjuk, kan du bli fritatt frå aktiv teneste. Men dersom du ber om bli fritatt, er det eit bevis på at du ikkje er sinnsjuk. Paradokset er fullkome: same kva du gjer, har du tapt.

§22 i framlegget til arkivforskrift har denne ordlyden: «Offentlege organ kan lagre digitalt arkivmateriale utanfor Noreg dersom pliktene i arkivlova med forskrifter er regulerte i avtala mellom organet og eigaren av arkivlageret. Organet skal behalde tilgang til, kontroll med og eigedomsrett til sitt eige arkivmateriale». Paradokset i denne paragrafen er at premissen i den første setninga ikkje oppfyller kravet i den andre setninga.

Lagring av arkiv i internasjonale nettskyer er problematisk av fleire grunnar. Her skal eg berre ta opp ein, nemleg den som handlar om jurisdiksjon. Som Kulturdepartementet skriv i sitt høyringsnotat, er det slik at når

informasjon skal bevarast på serverar i utlandet, kan leverandøren vere nøydd til å etterleve reglar i det landet informasjonen er i. Jurisdiksjonsproblematikken har hatt betydning i spørsmålet om ivaretaking av konfidensialitet. Andre lands styresmakter kan for eksempel ta beslag i eller påby sletting av informasjon som eit norsk offentleg organ lagrar på ei skyteneste levert frå utlandet (s.32).

Nettskytenester er globale: Tenesteleverandøren kan vere eit selskap registrert i USA, serverane kan vere plassert i Europa, og dataoperatørane kan sitje i India eller Bangladesh. Flyten av data er grenselaus, og ein kan ikkje «se den grense under skydekket», som ein viss ubåtkaptein kunne ha uttrykt det. Problemet er altså at lovgivinga i den enkelte landet kan trumfe arkivlova med forskrifter, og dermed blir kontrollen med arkivet illusorisk. Og sjølv om Microsoft førebels har fått medhald i rettstvisten med USA om tilgang til e-postserverar utanlands, er utfallet av denne saka på ingen måte gitt. Dersom Microsoft taper, kan den amerikanske staten få tilgang til opplysningar i nettskyer drifta av verksemder registrert i landet.

Det § 22 ikkje seier noko om er personvernet for menneske registrert i arkiv som blir lagra i globale nettskyer. Årsaka er nok at dette er regulert i anna lovverk, nemleg personopplysningslova med forskrifter. Men det bør likevel vere mogleg å leggje til eit forbod mot at skytenesteleverandørar eller styresmakter i dei landa der slike leverandørar er etablert, kan bruke arkivmateriale på andre måtar enn det som uttrykkjeleg er avtalt.

Sidan dette er siste bloggposten i år (dersom ikkje noko spesielt skulle skje, då), vil eg nytte høvet til å ønskje mine lesarar god jul. Og dersom du ikkje har lese Catch-22, bør du setje opp boka på ønskelista. Den er god lesnad!

 

Framlegget til ny forskrift om offentlege arkiv skal vere ei tilpassing til den digitale arkivdanninga (som – og dette er viktig! – eigentleg er eit uttrykk for nye arbeids- og samarbeidsmåtar som brukar digital teknologi). Og nokre delar av framlegget er etter mitt syn i så måte vellukka. Andre delar er det ikkje, slik at framlegget for meg diverre framstår som halvgjort arbeid.

Dette gjeld særleg §§ 13, 14, 15 og 19, som i det alt vesentlege handlar om prosedyrar som er relevante for papirbasert arkivdanning (periodisering, bortsetjing og arkivavgrensing). Alle desse paragrafane er i stor grad gjenbruk av delar av den gjeldande forskrifta, og har liten relevans for digital arkivdanning (verst i så måte er kanskje § 14, med si detaljerte oppskrift på «skarpt» periodeskilje). Det finst kanskje framleis offentlege organ med papirbasert saksbehandling og arkivdanning, men dei er neppe mange, og blir færre år for år. Så eg ser ikkje poenget med å beskrive prosedyrar for arbeidsmåtar som er i ferd med å bli historiske, i ei forskrift som skal vere retningsgivande for offentleg arkivarbeid i det komande tiåret (og sannsynlegvis lenger). Dersom dette er med i framlegget fordi departementet fryktar følgjene av å gjere periodisering, bortsetjing og arkivavgrensing til lovlaust land, vil det vere ei betre løysing med ein paragraf som delegerer ansvaret for å utforme reglar for papirbasert arkivdanning til Riksarkivaren.

Arven frå den gjeldande forskrifta er også synleg på andre område. Dette gjeld §§ 23 og 29, som behandlar overføring av arkiv mellom arkivskaparar i ulike samanhengar, og §§ 18, 24, 25, 26 og 28, som behandlar ulike sider ved avlevering til depot. Noko av arven handlar om at ein tilsynelatande ikkje har klart å frigjere seg frå strukturen i gjeldande forskrift; t.d. er deponering av elektroniske arkiv behandla både i § 18 og 26. Slike veikskapar i den logiske strukturen gjer forskrifta unødvendig vanskeleg tilgjengeleg. Bestemmelsane om avlevering framstår for meg som uferdige, og ikkje godt nok gjennomarbeida. Eg ser t.d. ikkje det store behovet for ein eigen paragraf om tidspunktet for avlevering; dette er ein detalj som t.d. kan leggjast inn i paragrafen om avleveringsplanar (handhevinga av 25 årsregelen er dessutan ortodoksi – den vart fastsett av Muller, Feith og Fruin i 1898 og stått fast sidan då). Men det eg først og fremst saknar, er eit regelverk som behandlar avlevering av arkiv på ein teknologinøytral måte, med felles overordna bestemmelsar for både digitale og papirbaserte arkiv. Detaljar treng ikkje forskriftsfestast på dette nivået, dei kan delegerast til Riksarkivarens forskrift.

Og sidan eg er innom spørsmål om struktur: Kvifor er opninga for utanlandsk skylagring gøymt vekk som § 22 – i kapitlet om arkivprosessar? Dette er vel definitivt ein overordna bestemmelse som høyrer heime i innleiingskapitlet?

Dette innlegget skal handle om noko som ikkje finst i framlegget til ny arkivforskrift, nemleg ein bestemmelse om arkivplikt i private verksemder som utfører offentlege oppgåver. I arkivmeldinga vart dette spørsmålet drøfta av departementet, som viser til ein undersøking som vart gjennomført av Riksrevisjonen under utarbeidinga av rapporten om bevaring og tilgjengeleggjering av kommunale arkiv. Her gjekk det fram at av 150 kommunar som hadde konkurranseutsett tenester, hadde om lag 80% «i liten eller svært liten grad» stilt krav om at dei private aktørane skulle følgje regelverket for offentlege arkiv. Departementet meinte at dette var «urovekkjande, fordi verken oppdragsgivaren, overordna kontrollorgan eller brukarane av tenestene vil få tilgang til dokumentasjon på arbeidet frå den private tenesteytaren … [som] kan gjelde … helse, sosialomsorg og utdanning» (Arkivmeldinga, s. 84). Departementet varsla difor at det i samband med revisjon av arkivlova ville leggje fram «endringar som gjer at verksemder som utfører oppgåver på vegner av det offentlege, skal ha pålegg om å følgje regelverket for offentlege arkiv» (ibid).

No har ikkje departementet lagt fram noko framlegg til ny arkivlov, og ein revisjon av arkivlova kan liggje langt framme i tid. Men i mellomtida er det tvingande nødvendig å få på plass eit arkivregime som sikrar at det blir skapt og bevart påliteleg dokumentasjon for dei som i dag er elevar eller klientar i private skolar eller institusjonar. Dagens arkivlov gir kanskje ikkje heimel for eit generelt påbod om arkivplikt for private som utfører offentlege oppgåver, men det kan stillast krav til oppdragsgivarane, dei offentlege organa som privatiserer offentlege oppgåver. Dette kan t.d. leggjast inn som eit punkt under § 3 om internkontroll for arkiv, der det kan fastsetjast at offentlege organ ved konkurranseutsetjing av offentlege oppgåver skal krevje at dei private aktørane følgjer regelverket for offentlege arkiv.

 

Digitalisering for kassasjon?

november 18, 2016

Eg lar arkivorganiseringa liggje inntil vidare, og kommenterer i staden § 6 i framlegget til ny arkivforskrift. Paragrafen har fått overskrifta «lagringsmedium», men handlar eigentleg om digitalisering for kassasjon. Temaet er ikkje nytt, for Riksarkivarens forskrift kap. IX § 2-3 opnar allereie for at papirdokument som blir skanna og arkivert i eit aktivt elektronisk arkivsystem, kan kasserast så sant juridiske omsyn ikkje krev bevaring. Men det nye framlegget går vesentleg lenger enn dette:

Arkivmateriale skal lagrast på medium og format som ivaretek nødvendige krav til haldbarheit, og som gjer det mogleg å nytte materialet. Originaldokument kan overførast til eit nytt lagringsmedium og bevarast i det nye lagringsmediet.

Riksarkivaren kan gi utfyllande føresegner om lagringsmedium.

Dette framlegget er mangelfullt, fordi det berre stiller krav om haldbarheit og brukbarheit.

Eit av dei viktigaste kjenneteikna til arkiv er at det inneheld kontekstualisert informasjon. Eit arkivdokument står aldri åleine; det er knytt til eit opphav, skapt i ein bestemt prosess, på eit gitt tidspunkt, i samanheng med andre dokument som blir skapt i den same prosessen. Det som gir arkivdokumenta verdi som evidens, og som kan autentisitet og pålitelegheit, er nettopp at kontekstinformasjonen, dvs. dokumentasjonen av desse relasjonane, blir bevart saman med dokumenta.

I dagens elektroniske arkivdanning blir arkivdokumenta og relasjonane mellom dei registert i elektroniske journal- og arkivsystem. Om eit papirdokument blir skanna og deretter destruert, er dette uproblematisk, fordi både dokument og kontekstinformasjon om saksbehandlinga fortløpande blir registrert og bevart i arkivsystemet.

Men dersom det tale om digitalisering av avslutta, papirbaserte arkiv er saka ei anna. I slike arkiv er saksbehandlinga avslutta; arkivet har fått sin struktur, og den skal bevarast i samsvar med etablerte prinsipp om proveniens og opphavleg orden. Eldre papirarkiv er ofte, men ikkje alltid, registrert i papirbaserte journalar. Arkivdokumenta inneheld ofte kontekstinformasjon (stempel, dato for mottak, etc.), men i tillegg finst det fysiske arkivstrukturar (mapper, legg, løkar) som kan vere sediment av den logiske strukturen i saksbehandlinga som skapte arkivet, og difor er viktig informasjon om arkivkonteksten. I nokre tilfelle finst det ingen register, mappestrukturen er den einaste informasjonen vi har om evt. samanhengar mellom enkeltdokument.

Det seier seg sjølv at digitalisering av slike arkiv kan vere utfordrande og arbeidskrevjande, både fagleg og praktisk. Det er ikkje tilstrekkeleg å digitalisere enkeltdokumenta, vi må også beskrive relasjonane mellom dokumenta på ein så god og presis måte at samanhengane mellom dei digitaliserte dokumenta er like tydelege som når det vi ser når vi opnar ei arkivmappe der dokumenta ligg i legg (ofte på fleire nivå) som varetar dei opphavlege strukturane.

Framlegget til § 6 må difor presiserast slik at det ikkje berre blir stilt krav til haldbarheit og brukbarheit, men også til at dei opphavlege arkivstrukturane blir dokumentert når arkiv skal digitaliserast og originalane kasserast. Og om dette skulle mangedoble kostnadene ved digitalisering, er det ein liten pris å betale for å bevare autentisk og påliteleg dokumentasjon frå fortida.

Eg har fått nokre synspunkt på den førre kommentaren min om framlegget til ny arkivforskrift, men eg vil gjerne lokke fram fleire.

Saka er at Kulturdepartementet foreslår å fjerne bestemmelsen i § 2-1 i den gjeldande forskrifta, som føreskriv at arkivarbeidet i eit organ «normalt» skal utførast av ei «arkivteneste», som skal vere felles for organet, under «dagleg leiing av ein arkivansvarleg». Då denne trådde i kraft i 1999, etablerte den eit felles regime for arkivorganiseringa i offentleg sektor. For statlege organ inneheldt § 2-1 lite nytt; i all hovudsak vidareførte den bestemmelsar frå den statlege arkivinstruksen av 1984. I kommunar og fylkeskommunar var situasjonen ein annan. Her fanst det ikkje noko felles regelverk, og det er liten tvil om at § 2-1 har medverka til betre organisering og større profesjonalitet i arkivarbeidet.

Høyringsnotatet frå departementet seier lite om kvifor § 2-1 er foreslått fjerna. Det blir vist til § 1 (om arkivansvaret) og § 3 (om «internkontroll for arkiv»), men ikkje gitt nokon direkte grunngjeving. Eg må innrømme at eg er usikker på korleis dette skal tolkast, men det kan vere at departementet reknar bestemmelsen som lite viktig.

Konsekvensen av endringsforslaget er i alle høve at organiseringa av arkivfunksjonen i offentlege organ blir ei sak for det enkelte organet. Kravet om ei arkivteneste under leiing av ein arkivansvarleg fell bort. I staden skal offentlege organ ha eit system for «internkontroll for arkiv» (som er det nye omgrepet departementet vil innføre i staden for «arkivplan»), som skal innehalde bestemmelsar om «organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet, medrekna kvar ansvaret for å forvalte arkiva er plassert» (§ 3).

Dette står ikkje i motstrid til å ha ei arkivteneste under leiing av ein arkivansvarleg, men opnar for andre løysingar, t.d. at «ansvaret for å forvalte arkiva» blir delegert til ulike medarbeidarar som er direkte underlagt den administrative leiinga, utan at desse er knytte til ei felles arkivteneste. Dette kan vere ei tenleg løysing nokre stader; andre stader kan den føre til at arkivansvaret blir fragmentert og arkivkompetansen forvitrar.

Eg er førebels usikker på kva eg skal meine om framlegget om å fjerne § 2-1. Men det eg er sikker på, er at ein god debatt om framlegget er nødvendig!

 

Farvel til arkivtenesta?

november 10, 2016

Forskrift om offentlege arkiv slår i dag fast i § 2-1 at

Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker.

I framlegget til ny arkivforskrift er denne bestemmelsen fjerna. I staden blir det i § 3 Internkontroll for arkiv bestemt at «[i]nternkontrollen skal dokumentere korleis organet ivaretek arkivansvaret, og korleis arkivfunksjonen er organisert».  Som minstekrav blir det i § 3 a) fastsett at internkontrollen skal innehalde «organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet, medrekna kvar ansvaret for å forvalte arkiva er plassert».

Eg har forstått at det er ein viss skepsis til dette framlegget i arkivmiljøet, og inviterer difor til å kome med synspunkt i kommentarfeltet nedanfor. Så kva meiner du om denne endringa?