Home

Innleiing

Arkiv har generelt blitt rekna som ein informasjonstype med to grunnleggjande funksjonar. Det blir skapt for å dokumentere den løpande verksemda til arkivskaparen, det vere seg enkeltindivid, organisasjonar, bedrifter eller offentlege organ. Dette aktive arkivet blir skapt på arkivskaparens premissar som ein administrativ informasjonsressurs for saksbehandling, forretningsdrift eller andre formål, men også for å dokumentere rettslege forhold knytta til arkivskaparens verksemd. Den andre hovudfunksjonen oppstår etter at arkivdokumenta har mista sin verdi som administrativ ressurs for arkivskaparen, og blir avlevert til ein arkivinstitusjon for å bli bevart som kjelder til kunnskap om fortida, som grunnlag for samfunnets historiske minne (jf. Schellenberg, 1956). Men dei aktive arkiva til offentlege organ har også fått ein viktig funksjon som grunnlag for demokratisk kontroll av makthavarane knytta til spesifikk offentleglovgiving i dei enkelte statane.

Funksjonane som evidens og historiske kjelder er knytt til ulike stadier i arkivets livsløp, arkivdanning og arkivbevaring, som tradisjonelt har vore rekna som to skilde fagområde med ulike metodologiske og praktiske tilnærmingar (Valderhaug, 2009). Denne artikkelen vil drøfte korleis norsk arkivdannings- og bevaringspraksis har utvikla seg i spenninga mellom administrative behov i forvaltninga, lovbestemte rammer og arkivfaglege krav, særleg i forhold til den internasjonale utviklinga av arkivfagleg teori og metodologi i løpet av dei siste tjue åra.

Etableringa av arkivfaget som sjølvstendig disiplin

Det er vanleg blant arkivvitarar å rekne den nederlandske manualen – Muller, Feith og Fruins Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven (1898/2003) – som grunnleggjaren av arkivfaget som sjølvstendig disiplin (jf. Cook, 1997; Duchein, 1992; Horsman, Ketelaar & Thomassen, 2003). Forfattarane av manualen samanfatta og standardiserte arkivfagleg metodologi og innleia «the classical paradigm in archival science» (Thomassen, 1999). I følgje introduksjonen til ei engelskspråkleg nyutgåve frå 2003, ligg det nyskapande ved manualen i definisjonen av arkivet som produkt av arkivskaparens verksemd, og

[…] in the formulation of the connection between the archive and the functions of those who create it, and in making archivists aware that the boundaries and structure of an archive need to be respected and that the components of which an archive consists can only be comprehended within their original context. (Horsman et al., 2003, s. 258)

Manualen kombinerte tilnærmingane i det franske respect des fonds og det preussiske Strukturprinzip (Duchein, 1992) og formulerte dei to grunnleggjande prinsippa for bevaring av arkiv, proveniensprinsippet og prinsippet om den opphavlege orden. Desse inneber at arkivet etter ein arkivskapar skal haldast samla, oppbevarast og beskrivast som ei separat eining og i sin opphavlege struktur. Grunngjevinga for desse prinsippa er at eit arkiv utgjer «an organic whole, a living organism, which grows, takes shape, and undergoes changes in accordance with fixed rules» (Muller et al., 2003, s.19), som blir skapt som følgje av aktivitetane til arkivskaparen. Fordi arkivet er ein slik «organisk heilskap», vil arkivets verdi som historisk kjelde vere avhengig av at denne heilskapen blir bevart og dessutan dokumentert i arkivbeskrivinga.

Prinsippa i manualen vart formulert i opposisjon til vanleg praksis i europeiske arkivinstitusjonar på 1800-talet, nemleg ordning etter pertinens. Denne praksisen innebar at arkivdokumenta vart tatt ut av sine opphavlege samanhengar og ordna etter type eller emne. I følgje Duchein (1992, s. 19) var denne metoden inspirert av opplysningstidas hang til klassifikasjon; «[a]rchivists of that school conceived of the arrangement of archives as distributing the documents into ‘classes’ or ‘series’ corresponding to legal or administrative concepts» med «deplorable results from the point of view of the integrity of archives». Denne praksisen gjorde arkiva lettare tilgjengelege for samtidas bruksbehov, først og fremst administrative og rettslege formål.

Utviklinga av historiefagleg metode, særleg den historiske kjeldekritikken, synte at denne måten å ordne arkiva på var problematisk. Kjeldekritikken hadde to hovudmål, det eine å undersøkje dokumentets autentisitet, det andre å tolke innhaldet i dokumentet. Når arkivdokumenta var tatt ut av sine opphavlege samanhengar og oppbevart som enkeltobjekt, førte dette til at informasjonen om den opphavlege konteksten til dokumenta gjekk tapt. Å gjennomføre kjeldekritikk vart vanskeleg, om ikkje umogleg. Ut over 1800-talet voks det difor fram ein erkjenning blant historikarar og arkivarar om at arkiv måtte bevarast i si opphavlege form, fordi arkivinformasjon ikkje berre finst i dokumenta, men også i relasjonane mellom dei, dvs. i arkivstrukturar og arkivsystem.

Dette var openbart ei viktig årsak til at prinsippa i den nederlandske manualen, som i utgangspunktet vart laga for å skape ein felles praksis for ordning og beskriving av arkiv i Nederland, i løpet av få år fekk gjennomslag internasjonalt. Alt i 1903 vart proveniensprinsippet regelfesta i dei danske og svenske riksarkiva; i Norge skjedde dette om lag eit tiår seinare (Svalestuen, 1985). Manualen fekk status som ein «’bible for modern archivists’, a bible that preached the principles of structure and of provenance and that prescribed a methodology based on the archive’s own features (and not drawn from library methods)» (Horsman et al., 2003, s. 268-269).

Den klassiske arkivistikken, slik den vart formulert av Muller, Feith og Fruin, etablerte ein metodologi for behandlinga av avslutta historiske arkiv. Dei aktive arkiva og arkivdanninga i forvaltninga låg utanfor det arkivfaglege domenet. Den engelske arkivaren Sir Hilary Jenkinson vidareutvikla denne arkivforståinga gjennom sin definisjon av arkiv som

[…] the Documents accumulated by a natural process in the course of the Conduct of Affairs of any kind, Public or Private, at any date; and preserved thereafter for Reference, in their own Custody, by the persons responsible for the Affairs in question or their successors. (Jenkinson, 2003, s. 237)

Berre når eit arkiv er bevart på denne måten, gjennom ei ubroten forvaring hos arkivskaparen og deretter overført til ein depotinstitusjon, er det ein organisk heilskap og kan framstå som «impartial evidence of adminstration». For Jenkinson var skiljet mellom arkivdanning og arkivbevaring absolutt:

The Controller of Registry is not an Archivist and is not even tied by the Archivist’s Rules. Though it is part of his work to preserve he is really creating; while the Archivist preserves only and is not in the least concerned with what Archives are made. (Jenkinson, 1922, s.161)

Ei liknande oppfatning av skiljet mellom arkivbevaring og arkivdanning var retningsgivande for norsk arkivpraksis heilt fram til 1950-talet. Riksarkivet som institusjon vart oppretta i 1817, etter at ei gruppe fulle soldatar hadde brote seg inn i arkivmagasina på Akershus og tatt med seg protokollar som dei prøvde å selje på byen. Den nye institusjonen vart underlagt Finansdepartementet og sett under leiing av ein styrar med hovudstilling i departementet. Formålet var å vere «Regjeringens arkiv og først og fremst ivareta behovet for opplysninger i forvaltningsmessig sammenheng. Forskningens tarv og andre hensyn hadde man ikke tanke for i denne omgang» (Herstad, 2008, s. 20).

Vendinga til dei historiske formåla starta ikkje før i 1846, då institusjonen vart overført til Kyrkjedepartementet og «[h]ensynet til forskningens tarv ble utslagsgivende […]. Riksarkivet skulle bli noe annet og noe mer enn den rent praktisk innrettede institusjon som Finansdepartementet så lenge hadde forsøkt å skape,» konkluderer Herstad (s. 230). Det statlege Arkivverkets oppgåver vart avgrensa til å ta i mot avleveringar av eldre arkiv frå statsforvaltninga; Riksarkivarens fullmakter omfatta ikkje dei aktive arkiva. I kommunal sektor omfatta det kommunale sjølvstyret også arkivfunksjonen; arkivdanning og bevaring var den enkelte kommunes ansvar.

Norsk offentleg arkivdanning

Arkivdanninga i den norske statsforvaltninga etter 1814 bygde med få unntak på det danske rentekammersystemet, som hadde blitt påbode ved kgl. res. 18.08.1740. Her vart det bestemt at alle innkome brev skulle registrerast i ein journal med rubrikkar for opplysning om avsendar, datering, innhald og ekspedering (Johannessen, Kolsrud & Mangset, 1992, s. 18-19). Innføringane i journalen vart nummerert fortløpande innanfor kvart kalenderår, og journalnummeret vart også ført på det aktuelle brevet og inneheldt då både det fortløpande journalnummeret og årstalet. Dersom det vart skrive eit svarbrev, vart dette registrert i rubrikken for ekspedisjon med opplysning om når brevet var sendt og evt referanse til kor brevet kunne finnast i kopiboka, som inneheldt avskrifter av avsende brev. Når eit innkome brev gav opphav til ei sak som omfatta fleire dokument, vart samanhengen dokumentert med såkalla lenking, der ein i ekspedisjonsrubrikken refererte til journalnummeret til neste brev i saka. Denne lenkinga gjorde det mogleg å følgje saksgangen i journalen. Breva vart i utgangspunktet lagt i arkivet i journalnummerrekkjefølgje, men i saker der dokumenta var lenka i journalen vart dokumenta arkivlagt samla på det siste journalnummeret i saka.

Mens journalen dokumenterte den inngåande korrespondansen, hadde kopiboka motsett funksjon: Den gav oversyn over dei breva som var sendt ut frå arkivskaparen. Kopibøkene var i utgangspunktet innbundne protokollar som inneheldt fullstendige avskrifter av avsende brev, men vi kan også finne kopibøker som berre inneheld samandrag av breva.

Bakgrunnen for innføringa av rentekammersystemet var behovet for kontroll over korrespondansen både sentralt og i dei regionale renteskrivarkontora (i følgje arkival tradisjon var den direkte årsaka til innføringa av bestemmelsen at ein renteskrivar i Bergen hadde gjort underslag og dekt over dette med å øydeleggje korrespondanse). Systemet vart også påbode i formannskapslovene av 1837, som bestemte at kommunane skulle føre postjournal, kopibok og forhandlingsprotokoll for formannskap og kommunestyre. I følgje Marthinsen (1996) var denne bestemmelsen unik; tilsvarande generelle lovbestemte krav fanst ikkje for den norske statsforvaltninga. I seinare kommunelover vart desse bestemmelsane vidareført fram til 1938, då påboda om postjournal og kopibok vart fjerna.

Det var neppe arkivfaglege vurderingar som låg til grunn for at nettopp kommunelovene fekk denne bestemmelsen, men heller dei statlege styresmaktenes behov for å føre kontroll med den nye lokalforvaltninga. Eit nødvendig vilkår for slik kontroll var at verksemda vart dokumentert, og at dette skjedde i eit godt arkivsystem som viste kva brev som var mottatt og sendt ut og kva vedtak som var fatta. I den sentrale statsforvaltninga var journal- og kopibokføring ein praksis som hadde vist seg tenleg for samtidas administrativ-juridiske arkivformål. Når «almuen» gjennom formannskapslovene fekk etablere eigne lokale politiske organ, såg lovgivarane det som nødvendig å lovfeste krav om at denne praksisen skulle følgjast også i desse organa.

Arkivet var eit administrativ verktøy, og arkivsystemet hadde to hovudformål, dokumentasjon og gjenfinning. Journalsystemet sørga for orden og gav arkivet evidenskvalitet, men kunne vere krevjande å halde ved like. Den viktigaste veikskapen var likevel at framfinning av dokument kunne vere vanskeleg og arbeidskrevjande; dersom ein ikkje kjende til tidspunktet for når eit brev vart journalført eller ført i kopiboka, var ein i praksis avhengig av spesielle register for å kunne identifisere einskilde saker eller dokument. I større administrasjonar var det vanleg å føre alfabetiske journalregister over avsendarar og kopibokregister over mottakarar, men problemet med desse registra var at dei ikkje gav informasjon om innhaldet i sakene som vart behandla. Behovet for ein «sakleg inngang» til korrespondansearkiva var openbart.

Arkivdanningas norske historie er i stor grad skriven i form av arkivkatalogar. Det finst få generelle framstillingar av korleis arkivsystema har utvikla seg i forvaltninga. Eit viktig unntak er Harald Hals (1985), som behandlar utviklinga av kommunale arkivsystem. Han viser korleis journalsystemet gradvis vart erstatta av andre system, først av lokale alfabetiske system, seinare av kommersielt utvikla alfanumeriske system og til slutt av arkivnøklar etter desimalsystemet. Det første kommersielle systemet, Roalds kommunale arkivsystem, kom på marknaden så tidleg som i 1935. Opphavsmannen grunngav behovet for eit nytt system med at journalsystemet førte til at

[…] brevsaker som henlegges på denne måte lett kommer i uorden, og at det selv med hjelp av protokollene er vanskelig eller umulig å finne frem til de eldre saker man har bruk for under den daglige administrasjon. Nettopp når man trenger det mest, får man jevnlig ikke den nødvendige nytte av et arkiv hvor brevsakene er lagt bort slik. (sitert etter Hals, 1985, s. 74)

Roalds løysing var å dele det kommunale saksområdet inn i emnegrupper etter eit alfanumerisk system, som starta med «1 Arkiv» og «2 Arbeidsløshet», og slutta med «48 Valg», og ei vidare inndeling i undergrupper. Arkiveringa vart dermed styrt av innhaldet i dokumenta, ikkje av registreringa i postjournalen. Veikskapen ved Roalds system var likevel at systematikken ikkje gjekk langt nok; nærskylde saksområde var plassert på ulike stader i arkivet, t.d. var den kommunale økonomiforvaltninga plassert i tre hovudgrupper: «5 Budsjettog regnskap», «17 Garanti og utlån» og «33 Ligning og skatt» (s. 75).

Løysinga på slike problem vart å innføre eit nivå over Roalds emnegrupper, noko som vart gjort med Norges Herredsforbunds (NHF) arkivsystem for den kommunale sentral-administrasjon. NHFs arkivsystem, som vart publisert i 1950, bygde på desimalsystemet og hadde ei hierarkisk inndeling i klassar, hovudgrupper og grupper. Systemet delte det kommunale saksfeltet i ti overordna saksområde, med vidare inndeling i underordna emne. Alle emna som handla om økonomiforvaltninga vart t.d. samla i ein klasse, «8 Finansforvaltning, regnskap og statistikk». Fordelane ved eit slikt system er openbare; nærskylde saksområde er plassert nær kvarandre, både i systemet (noko som lettar oversikten over sakstilfanget) og i det fysiske arkivet (noko som forenklar og effektiviserer framfinninga).

For statleg sektor vart initiativet til ein felles arkivnøkkel tatt av Arkivutvalet av 1958, som var oppnemnd av regjeringa for å sjå på arkivsituasjonen i sentraladministrasjonen i samband med innflyttinga i regjeringskvartalet. Arkivutvalet «antok at journalføringen kunne begrenses sterkt eller sløyfes helt» til fordel for arkivering etter arkivnøkkel (Øhlckers, 1985). Dette skjedde ikkje, men ein statleg arkivnøkkel for administrative fellessaker vart utarbeida tidleg på 60-talet av Rasjonaliseringsdirektoratet. I 1965 vart ansvaret for arkivnøkkelen overført til Riksarkivaren, og i 1968 vart den gjort obligatorisk for heile statsforvaltninga (Rasjonaliseringsdirektoratet, 1983, s. 27).

I løpet av 1960-talet vart altså arkivering etter arkivnøkkel vanleg praksis i norsk offentleg forvaltning, samtidig som journalføringa generelt sett heldt stand (sjølv om det finst teikn på at den var under press; forfattaren av denne artikkelen har i nokre kommunale arkiv observert at journalføring nokre stader vart sløyfa etter at arkivnøkkelen kom i bruk). Men etter at offentlegheitslova trådde i kraft i 1971 var det ikkje lenger nokon tvil om journalen si framtid, sidan den vart det viktigaste verktøyet for å identifisere saker som ein ønskja innsyn i. På 1970-talet kan vi såleis finne eit norsk, offentleg arkivsystem som byggjer på to grunnprinsipp: på den eine side unik registrering av dokumenta med hjelp av ein postjournal, og på den andre sida klassifisering av sakstilfanget etter ein arkivnøkkel. Enkeltdokumenta vart registrert med eit journalnummer og ein arkivnøkkelreferanse (i tillegg opplysningar om avsendar/mottakar, saksinnhald m.v.). Det fysiske arkivet vart stilt opp etter arkivnøkkelen, der dokumenta i same sak vanlegvis var samla i ei mappe. Sjølv om den statlege arkivinstruksen (Forbruker- og administrasjonsdepartementet, 1984) føresette at enkeltdokumenta i ei sak framleis skulle lenkast på tradisjonelt vis, hadde ein i kommuneforvaltninga i stor grad forlate denne praksisen etter at arkivnøklane kom i bruk.

Det aktive arkivet blir elektronisk

Ved inngangen til 1980-åra vart arkivfaglege grunnprinsipp utfordra av den nye digitale teknologien, men dei mest akutte utfordringane var likevel av meir praktisk art: korleis skulle ein handtere den elektronisk lagra dokumentasjonen? Arkivarane var vane med at arkivdokument var fysiske objekt, der kontekstinformasjon som brevhovud, tekst og underskrifter og ulike arkivreferansar var festa på informasjonsberaren, på sjølve papirdokumenta, eller eksisterte som fysiske strukturar, t.d. mapper og protokollar, i arkivet. Dersom papiret var av god kvalitet, kunne det under gode oppbevaringsforhold ha ei levetid på mange hundre år. Og dersom arkiva var ordna og beskrivne etter proveniens og opphavleg orden, ville arkivkvaliteten haldast ved like.

Den nye teknologien endra alt dette. For det første vart det skapt informasjonsberarar som i eit arkivperspektiv hadde svært kort levetid. For det andre vart informasjonen skapt, lagra og henta fram att med hjelp av programvarer som viste seg å vere endå mindre stabile; utvikling av nye system- og programversjonar førte til at dokumenta måtte konverterast med korte mellomrom. For det tredje var mange av dei kommersielt utvikla informasjonsbehandling- og kontorstøttesystema utan «historisk» arkivfunksjon, og fungerte slik at data vart overskrivne ved oppdateringar og informasjon om kva som var gjort og registrert tidlegare dermed vart sletta.

Desse endringane fjerna dei tidlegare stabile banda mellom dokumentets innhald, struktur og kontekst på den eine sida og lagringsmediet på den andre. Dette såg i liten grad ut til å bekymre private og offentlege verksemder, som tok i bruk den nye teknologiens tekstbehandlarar, rekneark og databasar utan særleg tanke på at arkivdokumenta skulle ha kvalitetar som bevis eller autentisk historisk dokumentasjon. Dette kunne få alvorlege følgjer, t.d. at forretningstransaksjonar, saksbehandling og vedtak ikkje vart dokumentert på nokon stabil og varig måte, at det faktisk ikkje vart skapt arkiv med evidenskvalitet. Var det i det heile tatt mogleg å skape elektroniske arkiv med tilsvarande kvalitetar som papirarkiva? Og korleis kunne elektroniske arkiv bevarast for ettertida? Var det eit alternativ å skrive ut og bevare arkivinformasjonen på papir? Eller skulle ein bevare dei elektroniske arkiva slik dei var skapt, i den opphavlege program- og maskinvarene? Eller fanst det andre løysingar?

Over heile verda greip arkivarar tak i desse utfordringane. Mange – som det norske Riksarkivet –gjorde dette på pragmatisk vis.

Både fra forvaltningen og etaten selv ble det krevet at Arkivverket måtte settes i stand til å motta elektroniske arkiver fra forvaltningen på linje med tradisjonelt arkivmateriale. For å få det elektroniske arkivmaterialet tilrettelagt for avlevering og fortsatt bruk, måtte Arkivverket også i nødvendig grad innvirke på utformingen av forvaltningens edb-systemer

skriv Trond Sirevåg (2002, s. 303) om situasjonen tidleg på 1980-talet. Målet vart å utvikle metodar og teknikkar som kunne løyse dei akutte problema som den digitale teknologien hadde skapt, og ein la i første omgang liten vekt på eventuelle arkivteoretiske konsekvensar av dei nye metodiske tilnærmingane.

Dei første krava til elektroniske arkiv vart formulert i Riksarkivarens retningslinjer for edb-basert journalføring i statsforvaltningen (Riksarkivaren, 1984). Retningslinene introduserte journalsystemet som grunnleggjande registreringsprinsipp i dei elektroniske systema som handterte arkivdokumentasjon. Dei danna også grunnlaget for Kravspesifikasjon til Noark (Norsk arkivsystem), seinare kjent som Noark 1, som vart utvikla i 1984 i eit samarbeidsprosjekt mellom Rasjonaliseringsdirektoratet og Riksarkivet. Noark 1 var ikkje eit fullstendig elektronisk arkivsystem, men ein kravspesifikasjon for elektronisk journalføring, «en fortløpende logg-føring av av inn-og utgående dokumenter i saks-behandlingen» som skulle gjere det mogleg å knytte enkeltdokument saman til saker og emnegrupper, gjennomføre behandlingskontroll og ha kontroll over det fysiske arkivet (Rasjonaliseringsdirektoratet, 1984, s.1).

Journalføringa i Noark 1-systema skulle skje på både dokument- og saksnivå. Alle dokument skulle registrerast fortløpande slik som i den papirbaserte journalen, men den tradisjonelle lenkinga vart erstatta av eit nytt saksnummernivå: alle dokument i ei og same sak skulle ha eit felles saksnummer. Noark 1 etablerte også prinsippet om at «[a]lle aktive (fortsatt verserende) saker beholdes i den operative databasen i sin helhet, dvs. med det dokumentforløp de måtte ha tilbake, eventuelt gjennom flere journalperioder, til sakens opprinnelse». Overgang mellom journalperiodar skulle skje ved at «alle avsluttede saker skilles ut, og legges over i en egen ‘historisk database’» (s. 22), etter ein overlappingsperiode på to år. Saker som ikkje hadde fått tilført nye dokument i løpet av desse to åra, skulle reknast som avslutta. Noark 1 føresette at arkivet skulle bevarast i papirformat.

Dei arkivfaglege prinsippa som vart lagt til grunn for Noark 1 var viktige. Journalføring på to nivå –dokument og sak –, registrering av arkivnøkkelreferansar og periodedeling etter ein overlappingsperiode, etablerte eit system som skulle ta vare på dei kontekstuelle samanhengane internt i arkivet. Det skulle i tillegg registrerast opplysningar om m.a. kontor og saksbehandlar som varetok den grunnleggjande administrative konteksten til arkivet. Noark 1 la dermed opp til elektroniske journalsystem som kunne sikre arkivkvaliteten til den dokumentasjonen som vart skapt i saksbehandlinga.

Dei arkivfaglege grunnprinsippa vidareført i dei seinare Noark-versjonane. Noark 2 – Utvidet kravspesifikasjon til Noark – vart gitt ut i 1987 og inneheldt spesifikasjonar av nokre tilleggsfunksjonar. Etter at Riksarkivet overtok ansvaret for standarden i 1990 vart det gjort fleire mindre justeringar som i 1994 vart samanfatta i Noark 3. Dei viktigaste nyvinningane i denne versjonen var at det vart formulert retningsliner for integrasjon mellom journalsystemet og eit elektronisk saksarkiv, eit «konsept for integrasjon av elektronisk post» og fastsett krav til avleveringsformat for journaldatabasar.

Sjølv om kravspesifikasjonen framleis føresette at arkivet skulle bevarast på papir, fordi «[a]v sikkerhetsmessige grunner krever forskriftene til arkivloven at det alltid skal forefinnes et arkiveksemplar på papir» (Riksarkivaren, 1994, s. 65), endra integreringa med elektronisk saksarkiv (i praksis dei eigenproduserte elektroniske saksdokumenta) Noark frå å vere ein kravspesifikasjon for journalsystem til å bli ein de facto standard for sak-/arkivsystem. Sak-/arkivsystema ikkje berre registrerte dokumenta; integreringa førte til at systema også styrte produksjon av saker og dokument, saksgang, oppfølging og tilgang til dokumenta. Noark-systema vart dermed også verktøy for administrasjon av saksbehandlinga, ikkje berre eit arkivsystem.

Noark var ein statleg kravspesifikasjon. Den mangla difor ei beskriving av korleis funksjonane for utvalsbehandling, dvs. politisk behandling av saker, skulle løysast. Dette var hovudårsaka til at Kommunenes Sentralforbund i 1995 fekk utvikla ein kommunal variant av Noark 3, Kommunal standard for sak-/arkivsystemer (KOARK), som var tilpassa dei kommunale behova.

Verken Noark 3 og KOARK kan kallast standardar for elektroniske arkiv. Dei føresette bevaring av saksdokumenta i papirformat, og inneheld difor ikkje beskrivingar av korleis journaldata og elektroniske saksdokument i samanheng skulle bevarast for ettertida. Noark 4, som vart publisert i 1999, la derimot opp til eit fullstendig elektronisk arkivsystem. Den nye versjonen vart presentert som ein

[…] kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystemer i offentlig forvaltning. Spesifikasjonen angir krav til systemenes informasjonsinnhold (hvilke opplysninger som skal kunne registreres og gjenfinnes), datastruktur (utformingen av de enkelte dataelementer og forholdet mellom dem) og funksjonalitet (hvilke funksjoner systemene skal ivareta) (Riksarkivaren, 1999, s. 11).

Dei fire første Noark-versjonane vart utforma som kravspesifikasjonar. Versjonane stilte i aukande grad detaljerte krav til kva funksjonar systema skulle vareta og til korleis systema skulle utformast. Sjølv om spesifikasjonane varetok grunnleggjande arkivfaglege prinsipp, inneheldt dei i aukande grad krav som var grunngitt med administrative og saksbehandlingsmessige behov. Dette viste seg å vere problematisk, fordi skiljet mellom grunnleggjande arkivfaglege krav og andre typar krav ikkje har vore tydeleg nok.

Utviklinga av Noark 5 har m.a. hatt som mål å rette på dette, og er grunngitt med særleg to forhold: «et sterkt påtrykk både fra forvaltningen og leverandørene for å få til gode løsninger for integreringen mellom Noark-baserte system og fagsystem», og utviklinga av «nasjonale og internasjonale standarder som har relevans for elektronisk journalføring og arkivering» (Riksarkivaren, 2009, s. 9). Veikskapane ved Noark 4 skulle løysast med hjelp av to grep: For det første skulle Noark 5 skilje klart mellom dei grunnleggjande arkivfaglege krava og andre funksjonar. For det andre skulle Noark 5 vere ein arkivstandard, ikkje ein kravspesifikasjon. Noark 5 skal kunne brukast til alle former for arkivdanning, uavhengig av type aktivitetar eller saksbehandling, og av arkivskaparar i både offentleg og privat sektor. Den framhevar dei grunnleggjande arkivfaglege funksjonane som må vere til stades i eit elektronisk arkivsystem ved å gjere desse obligatoriske, medan andre funksjonar som er grunngitt med administrative behov er valfrie.

Dei internasjonale standardane som Noark 5 byggjer på er ISO 15489, ein standard for «records management» som vart vedtatt i 2001 av den internasjonale standardiseringsorganisasjonen ISO og MoReq (som kan reknast som ein europeisk variant av ISO-standarden). ISO 15489 byggjer i all hovudsak på den australske standarden AS 4390 (International Organization for Standardization, 2001, s. vi), og har den australske arkivkontinuitetstenkinga –som vi kjem tilbake til nedanfor – som teoretisk grunngjeving.

Formålet med ISO 15489 er å etablere system som kan sikre at «records» blir skapt («created»), arkivert («captured») og administrert («managed») på ein slik måte at bevis- og dokumentasjonsinnhaldet kan oppretthaldast og hentast fram på ein effektiv måte. Standarden understrekar difor behovet for rutinar for korleis ein skal avgjere om eit dokument skal arkiverast eller ikkje, og kor lenge ein skal bevare dokumentasjonen. Det formulerer vidare retningsliner for «records capture», som dreier seg om å

[…] establish a relationship between the record, the creator and the business context that originated it; place the record and its relationship within a records system; and link it to other records. This process can be undertaken by the allocation of explecit metada, embedded in, attached to or associated with the specific record […] (s. 12.)

Dei teknikkane som blir tilrådd for å oppnå dette er m.a. registrering og klassifisering. Registreringa «provides evidence that a record has been created or captured in a records system, and an additional benefit is that it facilitates retrieval» (s. 13), altså ein funksjon som tilsvarar den norske journalføringa. Klassifiseringa som blir tilrådd i standarden omfattar likevel noko anna enn dei norske emnebaserte arkivnøklane, fordi den tar utgangspunkt i eit hierarki av funksjonar, aktivitetar og transaksjonar i arkivskaparens verksemd: «Classification of business activities acts as a powerful tool to assist the conduct of business and in many of the processes involved in the management of records…». Mens norske arkivnøklar har bygd på ei hierarkisk emneinndeling av arbeidsområda til statlege eller kommunale arkivskaparar, føreskriv ISO-standarden funksjonell klassifisering, eit system som ein logisk sekvensiell struktur «determined by the natural spatial, temporal, and casual relationships which exist within the sets or series of activities which compose the function» (Sabourin, 2001, s. 145-146). Funksjonell klassifikasjon representerer såleis prosessar, der norske arkivnøklar representerer statisk orden.

Då det internasjonale arkivmiljøet på slutten av 1990-talet samla seg om ein hovudstrategi som innebar fastsetting av standardar og format for elektroniske arkivsystem, representerte dette eit grunnleggjande brot med den klassiske arkivistikkens syn på fagets formål. For Muller, Feith og Fruin og for Jenkinson handla arkivfaget om bevaring og beskriving av avslutta arkiv; arkivdanninga var arkivaren uvedkommande. Den nye strategien føresette at arkivarane i depotinstitusjonane faktisk intervenerte i arkiveringsprosessen og la premissar for arkivdanninga før arkivdokumenta vart skapt. Arkivarrolla vart endra frå Jenkinson’s «impartial custodian» til ein aktiv premissleverandør for arkiveringsprosessen.

Denne rolleendringa har ikkje vore gjenstand for særleg debatt i dei norske arkivmiljøa. Generelt har arbeidet med arkivdanning i liten grad vore teoretisk fundert, i alle fall før tusenårsskiftet. Argumentet for å gripe inn i arkivdanninga har vore praktisk: Å bidra til at det vart skapt gode arkiv som det ville vere enklare å bevare. Den internasjonale faglege debatten som m.a. førte fram til ISO 15489, sette få spor her til lands, t.d. var spørsmålet om dei elektroniske arkivas kvalitet som transaksjonsevidens i praksis fråverande (omgrepet transaksjon er t.d. ikkje brukt i Noark-4).

Ein ny arkivvitskap

Den arkivforståinga som den klassiske arkivistikken bygde på, gav i realiteten lite rom for teoretisk spekulasjon. Arkivet vart skapt gjennom ein «naturleg prosess»; arkivarens jobb var å ordne og beskrive det i samsvar med denne «naturlege» strukturen. Fokuset på fysiske dokument og på dei fysiske strukturane i arkivet som uttrykk for relasjonane mellom dokumenta, førte samtidig til at dei funksjonelle og kontekstuelle forholda som låg bak strukturane og objekta ofte vart oversett, og analysen av arkivet som uttrykk for arkivskaparens samfunnsmessige posisjon og verksemd vart forsømd. Dette bidrog til at arkivistikken i praksis kunne bli redusert til normative prosedyrar, metodar og teknikkar for å ordne og katalogisere arkiv som fysiske objekt (Ketelaar,
2000; Valderhaug, 2009).

Denne arkivforståinga vart utfordra frå fleire hald mot slutten av 1900-talet. Parallelt med utviklinga av dei tekniske løysingane for bevaring av elektroniske arkiv, gjekk det føre seg ein fagleg debatt om grunnomgrepa i arkivistikken: korleis skulle proveniensprinsippet forståast i ein digital samanheng? Kunne prinsippet om den opphavlege orden brukast på elektroniske arkiv? Korleis skulle ein forstå omgrep som original, dokument og autentisitet? Behovet for omgrepsutvikling var openbart. Eit døme på dette er endringa i den norske arkivlovas dokumentdefinisjon. Då lova vart vedtatt i 1992 var dokument definert som «medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring», ein definisjon som i realiteten var avleggs då lova trådde i kraft i 1999. I 2002 vart den endra til «ei logisk avgrensa informasjonsmengde som er lagra på eit medium», som er identisk med formuleringa som først vart brukt i arkivinstruksen for Oslo kommune (Oslo byarkiv, 1999).

Eit anna eksempel er den tradisjonelle oppfatninga av arkivdokument som unika. «Is a record unique because there is only one written document?» spør Eric Ketelaar i ein artikkel frå 1997, og svarar:

The uniqueness of a record is not caused by the unique character of the document or the information it contains. What makes archives intrinsically unique is their nature as the sediment of a specific and unique activity or transaction. Consequently we do not consider the record on its own, but the business process which created the document. This context gives each record its specific meaning. A double context: the transaction itself, but also the link between all the records created and received in the course of the transaction. (Ketelaar,1997, s. 335)

Desse døma representerer ei tilnærming der fokuset er flytta frå arkivet som objekt til dei handlingane som skaper arkivet, og inneber dermed ei abstrahering av klassiske arkivfaglege omgrep – noko som er karakteristisk for den nye arkivteoretiske utviklinga.

Fleire arkivvitarar har hevda at den digitale teknologien har gitt opphav til eit nytt arkivvitskapleg paradigme, fordi ein måtte ta i bruk nye omgrep for å forstå, beskrive og kommunisere om arkiv i den digitale æraen. Theo Thomassen (2001, s. 382) meiner at det nye paradigmet inneber eit nytt formål for arkivvitskapen, nemleg «the establishment and maintenance of archival quality». Han definerer arkiv som «process-bound information», informasjon som er skapt, forma av og kontekstuelt knytta til bestemte arbeidsprosessar (t.d. med metadata i elektroniske arkiv). David Bearman (1994) definerer arkivdokument – «records» – som «evidence of transaction». Berre når eit arkivdokument er skapt som følgje av ein transaksjon, og knytt til denne transaksjonen med dokumenterte og stabile metadata, har det ein særleg kvalitet («recordness») som gjer at det kan fungere som autentisk og påliteleg evidens.

For å halde ved like denne evidenskvaliteten er det ikkje berre nødvendig å dokumentere arkivdanninga, men også kva som blir gjort med det elektroniske arkivet i ettertid. Dette inneber at alle endringar som blir utført av arkivskapar eller depotinstitusjon; kassasjonar, konverteringar og migrering til nye format og datasystem, og andre operasjonar må dokumenterast med tilføring av nye metadata i systemet. Bearman hevda at dette føresette ein fagleg snuoperasjon; arkivarane kunne ikkje lenger operere med bevaring av historiske kjelder som fagleg grunngjeving, men måtte

[…] justify their activity as ensuring evidence. The justification of archives as evidence required by people to establish their identities and fulfil their social obligations address fundamental human needs and rights. They locate archives not only as a means to these ends but as the only means. Evidence is the source of social and legal identity and significance. (s. 391)

Ein liknande argumentasjon vart fremja av representantar for den australske «records continuum»-retninga, som er gitt ei omfattande teoretisk grunngiving i Frank Upwards «records continuum model». Han freistar å sameine dei ulike dimensjonane og funksjonane til arkivdokumenta i ein overordna holistisk modell, og byggjer på

[… a] concept of «records» which is inclusive of records of continuing value (= archives), which stresses their uses for transactional, evidentiary and memory purposes, and which unifies approaches to archiving/recordkeeping whether records are kept for a split second or a millennium. (Upward, 1996)

Her har arkivet ein hovudfunksjon som dokumentasjon av dei transaksjonane og aktivitetane som arkivskaparen er involvert i. Tidsaspektet for bruk av dokumentasjonen inneber ikkje nokon endringar når det gjeld karakteren til dokumenta; «[r]ecords are both current and historical from the moment of their creation. By definition they are «frozen» in time, fixed in a documentary form and linked to their context of creation» (McKemmish, 1997).

Eit hovudmål for den australske tilnærminga er at arkiva skal fungere som grunnlag for ekstern og intern, samtidig og historisk «accountability». Dette krev at alle transaksjonar blir fanga opp og bevart i arkivsystem som sikrar autentisitet, integritet og pålitelegheit. For å oppnå dette, må arkivsystema byggje på ein funksjonsanalyse av arkivskaparen si verksemd. Denne analysen skal identifisere dei dokumentasjonsbehova som følgjer av verksemdas funksjonar, aktivitetar og transaksjonar. Arkivarane – eller «recordkeepers», det australske omgrepet som omfattar både forvaltnings- og depotarkivarar – må vere aktive i heile arkiveringsprosessen. Å sikre kvalitet i arkivdanninga blir eit hovudmål for arkivfaget. Konsekvensen av denne tilnærminga har vore at det australske arkivmiljøet har blitt verdsleiande i utviklinga av standardar for arkivdanning; den internasjonale ISO 15489-standarden for arkivdanning byggjer som nemnt i all hovudsak på den australske standarden.

Thomassen, Bearman og «records continuum»-retninga kan stå som representantar for ein ny arkivfagleg diskurs som har vore mest opptatt av arkivet som system. Dei faglege prioriteringane har handla å utforme system og standardar som kan sikre at elektroniske arkiv kan skapast og bevarast som autentisk dokumentasjon, som «evidence of transactions» og grunnlag for «accountability». Samtidig har det oppstått ein annan diskurs som er meir opptatt av å forstå arkivet som samfunnsfenomen, med fokus på korleis og kvifor ulike samfunn og sosiale grupper skaper, bevarer og brukar arkiv, korleis arkiva vert påverka av samfunnsmessige maktforhold og korleis arkiva igjen påverkar samfunnet, og som kritiserer forståinga av arkiv som transaksjonsevidens for å vere snever og ekskluderande i høve til andre andre arkivuttrykk og arkiveringsformål.

Representantar for denne diskursen er inspirert av tenkjarar som Michel Foucault og Jacques Derrida. Kanadiaren Terry Cook meiner at det nye paradigmet først og fremst handlar om eit brot med det det positivistiske grunnlaget for den klassiske arkivistikken. Paradigmeskiftet er såleis ikkje ein konsekvens av den digitale revolusjonen;

[…] the more radical questions now being asked about «the archive» under the stimulus of electronic records and virtual environments [are] equally applicable to the entire tradition of Western writing and record-making: the instability of text and of text-author relations, or the ghostly shadow of the trace of past activity, is perhaps more apparent with electronic media, but in fact has been a persistent reality since language and writing came into use. (Cook, 2001, s. 6)

Denne tilnærminga dreier seg om å sjå bak teksten og forstå den arkivskapande konteksten fullt ut. Arkivdokumenta er ikkje nøytrale produkt av arkivskaparens verksemd, men bevisst konstruerte produkt. Teksten, innhaldet i arkivdokumenta, må forståast som ei form for narrativ som er meir innretta på «building consistency and harmony for the author, enhancing position and ego, conforming to organization norms and rhetorical discourse patterns, than they are evidence of acts and facts, or juridical or legal frameworks» (s. 7).

Cook er ikkje usamd i behovet for standardar for elektroniske arkiv. Dersom pålitelege arkiv i det heile tatt skal kunne bevarast, må arkivarane intervenere i arkivdanninga, men dette vil få konsekvensar ikkje berre for kvaliteten til arkivet. Den vil også påverke «organizational behaviour, work cultures, record-keeping policies, and system design strategies, and will actively choose (i.e., appraise) which functions, processes, and tasks are significant and thus which related records are worthy of being preserved indefinitely as society’s archives» (s. 20). Denne arkivale interveneringa er såleis på ingen måte verdinøytral, og den føreset difor ein metodologi som gjer det muleg å etterprøve dei vala som er gjort. Cook argumenterer for ei ny, funksjonell tilnærming til både arkivdanning og -bevaring. Denne inneber m.a. ei omformulering av proveniensprinsippet, som ikkje berre kan forståast som uttrykk for fysiske relasjonar mellom arkivskapar og arkiv, men som eit virtuelt uttrykk for dei funksjonane og aktivitetane som førte til at arkivet vart skapt: «Provenance, in short, is linked to function and activity rather than structure and place». Tilsvarande må prinsippet om den opphavlege orden må endrast; arkivets orden «reflect multiple uses in work processes rather than physical arrangement of recorded objects» (s. 21-22).

Denne framstillinga av to hovuddiskursar representerer ei forenkling. Det finst ingen skarpe grenser mellom dei; enkeltpersonar kan kjenne seg heime i begge, og innanfor begge kan vi finne aktørar som hevdar å vere inspirert av så vel «postmoderne» som andre teoriar. Det som likevel forsvarer ei inndeling i to diskursar er dei ulike forståingane av arkivet og av dei overordna rammene og formåla for arkivvitskapen. På tvers av diskursane synest det likevel å vere semje om nokre av dei nye faglege prinsippa som har blitt utvikla. Dei viktigaste her er kanskje forståinga av at arkivvitskapen må omfatte heile arkivkontinuiteten, dvs. både danning, bevaring og bruk av arkiva, behovet for standardar for elektroniske arkiv, og ei ny, funksjonell forståing av arkivproveniensen. Denne semja er vesentleg, fordi den kan signalisere ein framtidig konsensus om faglege hovudprinsipp som med tida kan etablere eit nytt arkivfagleg paradigme.

Litteratur

Bearman, D. (1994). Archival strategies. American Archivist, 58, 374-407.
Cook, T. (1997).What is past is prologue: A history of archival ideas since 1898, and the future paradigm shift. Archivaria, 43, 17-63.
Cook, T. (2001). Archival science and postmodernism: New formulations for old concepts. Archival Science, 1 (1), 3-24.
Duchein, M. (1992). The history of European archives and the development of the archival profession in Europe. American Archivist, 55 (1), 14-25.
Fonnes, I. (2000). Arkivhåndboken for offentlig forvaltning. Oslo: Kommuneforlaget.
Forbruker-ogadministrasjonsdepartementet. (1984).Instruksfor arkivarbeidet i statsforvaltningen. Oslo: Forbruker-og administrasjonsdepartementet.
Hals, H. (1985). Det generelle og det spesielle: Utviklingen av kommunale arkivsystem og arkivnøkler. I Metodeutvikling i arkivarbeidet: Festskrift til Carlo Larsen (s. 71-118). Oslo: Arkivarforeningen.
Herstad, J. (2008). «Archivaren, -Gud bevar’en»: Henrik Wergeland som riksarkivar. Oslo: Messel forlag.
Horsman, P., Ketelaar, E., & Thomassen, T. (2003, vinter/vår). New respect for the old order: The context of the Dutch manual. American Archivist, 66, 249-270.
International Organization for Standardization. (2001). ISO 15489-1 International Standard Information and Documentation – Records Management: Part 1: General. Geneve: ISO.
Jenkinson, H. (1922). A manual of archive administration: Including the problems of war archives and archive making. Oxford: Clarendon Press. Henta frå http://www.archive.org/stream/manualofarchivea00jenkuoft#page/n5/mod
Jenkinson, H. (2003). Selected writings. Chicago: Society of American Archivists.
Johannesen, K., Kolsrud, O., & Mangset, D. (Red.). (1992). Håndbok for Riksarkivet. Oslo: Ad Notam Gyldendal.
Ketelaar, E. (1997). Can we trust information? The International Information & Library Review, 29 (3-4), 333-338.
Ketelaar, E. (2000). Archival research saving the profession. American Archivist, 63, 322-340.
Marthinsen, J. (1996). Arkivdanning: Veiledning i arkivarbeid. Oslo: Aschehoug.
McKemmish, S. (1997). Yesterday, today and tomorrow: A continuum of responsibility. Henta frå http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-smckp2.html
Muller, F., Feith, J. A., & Fruin, R. (2003). Manual for the arrangement and description of archives. Chicago: Society of American Archivists.
Oslo byarkiv. (1999). Arkivinstruks for Oslo kommune. Henta frå http://www.byarkivet.oslo.kommune.no/arkivfag/article82688-24591.html
Rasjonaliseringsdirektoratet. (1983). Statsforvaltningens arkiver: Hovedrapport: Arkivproblemene i statsforvaltningen. Oslo: Rasjonaliseringsdirektoratet.
Rasjonaliseringsdirektoratet. (1984). Kravspesifikasjon til NOARK (Norsk arkivsystem): Standardsystem for journalføring i statsforvaltningen. Oslo: Rasjonaliseringsdiretoratet.
Riksarkivaren. (1984). Retningslinjer for innføring av edb-basert journalføring i statsforvaltningen. Oslo: Riksarkivet.
Riksarkivaren. (1994). NOARK-3: Standardsystem for edb-basert journalføring i statsforvaltningen. Oslo: Riksarkivet.
Riksarkivaren. (1999). NOARK-4: Del 1: Funksjonrettet beskrivelse og kravspesifikasjon. Oslo: Kommuneforlaget.
Riksarkivaren. (2009). Noark-5: Standard for elektronisk arkiv. Oslo: Riksarkivet.
Sabourin, P. (2001). Constructing a function-based records classification system: Business activity structure classification system. Archivaria, 51, 137 -154.
Schellenberg, T.R. (1956). The appraisal of modern public records. Henta frå http://www.archives.gov/research/alic/reference/archives-resources/appraisal-of-records.html
Sirevåg, T. (2002).De elektroniske arkivene: Hva har vært Arkivverkets strategi? Resultater og utfordringer fremover. I K. J. Bråstad, K. Johannessen, & T. Sirevåg (Red.), Med Clio til Kringsjå: Festskrift til riksarkivar John Herstad (s.303-323). Oslo: Novus forlag.
Svalestuen, A. (1985). Provieniensprinsippets gjennombrudd i Norge og litt om ordningen av Kirkedepartementets arkiv fram til 1960. I Metodeutvikling i arkivarbeidet: Festskrift til Carlo Larsen (s. 233-248). Oslo: Arkivarforeningen.
Thomassen, T. (1999). The development of archival science and its European dimension. Henta frå http://www.daz.hr/arhol/thomassen.htm
Thomassen, T. (2001). A first introduction to archival science. Archival Science, 1 (4), 373-385.
Upward, F. (1996). Structuring the records continuum: Part one: Postcustodial principles and properties. Henta frå http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp1.html
Valderhaug, G. (2009). Mellom praksis og teori: Nokre refleksjonar om arkivvitskapen, arkivarprofesjonen og arkivutdanninga. Arkivråd, (2), 16-21.
Øhlckers, E. (1985). Betrakninger om instrukser for arkivarbeidet i statsforvaltningen. I Metodeutvikling i arkivarbeidet: Festskrift til Carlo Larsen (s. 249-256). Oslo: Arkivarforeningen.

Advertisements
%d bloggarar likar dette: