Home

Kulturdepartementet har sendt eit framlegg til ny arkivforskrift på høyring (https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/hoyring–ny-forskrift-om-offentlege-arkiv/id2515364/). På fleire område inneber framlegget eit framsteg; det er mindre detaljert enn den gjeldande forskrifta, og arkivdanninga blir behandla med ei funksjons- og prosessorientert tilnærming.

Men framlegget har også veikskapar.

I arkivmeldinga skreiv departementet at ein skulle vurdere å lovfeste at «[v]erksemder som utfører oppgåver på vegner av det offentlege, skal ha påbod om å følgje regelverket for offentlege arkiv» (s.109). Dette er fråverande, både i framlegget og i den innleiande drøftinga i høyringsdokumentet. Og det er ikkje bra, særleg fordi arkiva til ein del slike verksemder vil innehalde dokumentasjon av rettsleg verdi for enkeltpersonar.

Ein annan, og alvorleg, veikskap handlar om arkivinstitusjonane –som forskrifta omtalar som «arkivdepot» – sine  oppgåver. For det første blir «arkivdepot» i § 2 f definert som «institusjon eller anna organisatorisk eining som har lokale for bevaring av eldre arkivmateriale». I § 24 blir offentlege organ pålagt avleringsplikt til  «arkivdepot», der «arkiva [skal] bevarast for ettertida og gjerast tilgjengelege for bruk». Institusjonane skal «føre register over arkiva og tilvekst, og holde oversyn og kontroll med arkivbestanden», og kommunane skal «ha ordningar for arkivdepot for arkiva sine». § 32 fastset nesten ordrett det same som dagens forskrift: at ein skal «leggje tilhøva til rette slik at allmenta kan gjere bruk av arkivmaterialet innanfor gjeldande føresegner om innsynsrett, teieplikt og gradering», at ein «ut frå omsynet til forsvarleg arkivbehandling» skal avgjere «korleis materialet skal gjerast tilgjengeleg», og «i rimeleg mon etter oppmoding gi avskrift, utskrift eller kopi av dokument».

Når det nye forskriftsframlegget på denne måten vidarefører det utdaterte synet på arkivinstitusjonane sine oppgåver frå den gjeldande forskrifta, som vart skriven for meir enn 20 år sidan, i ein pre-digital verden, før internett vart fellesarena, og før arkivformidling vart ei eiga fagoppgåve, er det ganske oppsiktsvekkjande. Eg skal ikkje spekulere om årsaker i denne omgang, men det er openbart at dersom dette blir ståande, vil det vere eit sterkt signal til dei som løyver pengar til «arkivdepot» om kva slike løyvingar skal finansiere. Og det kan få skadelege følgjer.

 

Advertisements

«Er ikkje omorganisering av Arkivverket ei intern sak for etaten?» vart eg spurd for ei tid sidan. Svaret mitt var at det kunne den ha vore. Når det ikkje er slik , er det fordi den ikkje berre handlar om organiseringa av Arkivverket, men også om arkivpolitikk. Og her står forslaget om å avvikle statsarkiva som organisatoriske einingar sentralt.

Riksarkivaren framlegg til ny organisering – AV2020 – inneber at dagens geografiske inndeling blir erstatta av landsomfemnande avdelingar med underliggjande seksjonar, som skal vere uavhengig av geografi og med kvar sin nasjonale leiar. Dei tilsette i Riksarkivet og statsarkiva skal fordelast på seksjonane, som skal ha ansvar for oppgåver som t.d. tilsyn, dokumentasjonsforvaltning (m.a. rettleiingstenester), bevaringsvurdering og avlevering, depot, skanning, tilgjengeliggjering og brukartenester. Av seksjonane er det berre depot og brukartenester som skal ha tilsette ved alle arbeidsstadar – noko som inneber at fleire av dei noverande statsarkiva ikkje lenger skal drive vegleiing eller tilsyn, og heller ikkje fullmakt til å ta imot større avleveringar av privatarkiv.

Når AV2020 foreslo at det regionale leiarnivået – statsarkivarane – skulle fjernast, skapte dette på den eine sida frykt for at dette ville føre til at institusjonskompetansen ville forvitre, og svekka kompetanse om arkivbestanden føre til dårlegare brukarsørvis. På den andre sida – og her kjem arkivpolitikken inn for fullt – er det openbart at bortfall av bortfall av regional leiarskap vil føre til store endringar i samarbeidet med andre aktørar i det regionale arkivlandskapet. Og det som la skam til skade, var at denne prosessen var planlagt gjennomført utan at desse aktørane var informert.

Ein kan spørje seg kvifor riksarkivaren valde denne framgangsmåten. Eg forstår det ikkje, men samanhengen med den statlege arkivpolitikken er ikkje vanskeleg å få auge på. Den som har særmerka denne er ein konsekvent neglisjering av ikkje-statlege arkiv. ABM-meldinga frå 1999 vart kritisert for dette, og likeins arkivmeldinga frå 2012 , som i følgje Landslaget for lokal og privatarkiv viste  «… klart at ikke-statlig sektor overhodet ikke er blitt tatt hensyn til i den endelige meldingen. Dette oppleves som ignorering og statlig overstyring av kommunal sektor».

Premissane for denne politikken finn vi arkivlovas bestemmelsar om arkivansvaret, som forstår arkiv som forvaltningsdokumentasjon – og ikkje samfunnsdokumentasjon. Arkivlova vart vedtatt i 1992, og utgangspunktet for lova var NOUen Samtidens arkiver – fremtidens kildegrunnlag: Arkivverkets presserende oppgaver frå 1987. Og på den tida var Arkivverket heilt dominerande i arkivlandskapet – det fanst berre ein handfull ikkje-statlege arkivinstitusjonar med kanskje eit par titals tilsette. I dag er Arkivverket ein del av eit større arkivlandskap, der dei ikkje-statlege institusjonane har om lag like mange tilsette som dei statlege. Og i dette nye arkivlandskapet har det altså blitt etablert og utvikla samarbeid på mange område.

Avviklinga av statsarkiva vil få negative følgjer på særleg to område. Det regionale samarbeidet om bevaring av privatarkiv, som omfattar rammeverk (bevaringsplanar, nettverk) og arbeidsdeling mellom arkivinstitusjonar, museum og andre aktørar, vil bli skadelidande når den regionale statlege aktøren ikkje lenger vil ha dei fullmaktene som trengst for å delta i slikt samarbeid. Samtidig kan sentraliseringa av tilsyns- og rettleiingsfunksjonane føre til tilsyn og rettleiing utan nødvendig lokalkunnskap, noko som inneber svekka tenestekvalitet.

Eit ikkje usannsynleg scenario for 2020 kan vere at kommunereforma har ført til at 200 kommunar har opphøyrt å eksistere. Dette har skapt enorme utfordringar for IKAene, som må handtere dei avslutta arkiva frå kommunane. Samtidig har inntektsgrunnlaget for IKAene blitt svekka, fordi mange små kommunar (som har relativt store tilskot pr innbyggjar) ikkje lenger vil finnast. Dersom statsarkiva i Trondheim, Bergen, Stavanger og Kongsberg i mellomtida har blitt fråtatt tilsyns- og rettleiingsfunksjonane: Korleis skal ein handtere ein slik situasjon?

Det er behov for endringar i det regionale arkivlandskapet. Dei interkommunale arkiv må styrkast – dei er ikkje dimensjonert for å løyse dei oppgåvene dei har i dag, og slett ikkje ei omfattande kommunereform. Statsarkiva kan heller ikkje halde fram som dei har gjort; om eit par tiår vil arkivstraumen til statsarkiva tørke ut – papir er utfasa og sentrale elektroniske løysingar har tatt over. Men framlegget i AV2020 kjem til feil tid, og føreskriv feil medisin til feil pasient. Behovet for statlege arkivinstitusjonar med eit visst sjølvstendig handlingsrom vil bli større ved kommunereforma. Det regionale arkivsamarbeidet må ikkje berre halde fram, men styrkast og utvidast. Og på sikt vil ei omorganisering av det regionale arkivlandskapet, som omfattar både statlege og kommunale arkivinstitusjonar, tvinge seg fram.

Min kritikk av AV2020 er at ein har sett på statens og Arkivverkets interne behov, og ikkje analysert dei samla utfordringane for bevaring – og danning – av arkiva i samfunnet, og korleis ein samla arkivsektor kan møte desse. Perspektivet med «samla samfunnsdokumentasjon», som ein ved andre høve gjerne framhevar, er i beste fall perifert i AV2020. Og hemmeleghaldet i prosessen har svekka tilliten til Arkivverket.

Saka om organiseringa skal etter planen opp i Stortinget 14. april. Bakgrunnen er dette representantforslag frå Heidi Greni, Per Olav Lundteigen og Kjersti Toppe:

  1. Stortinget ber regjeringa oppretthalde og styrkje dei åtte regionale statsarkiva som eigne institusjonar.
  2. Stortinget ber regjeringa fremje sak for Stortinget dersom det vert føreslått endringar i det statlege Arkivverket si organisering.

I samband med førebuinga av denne saka, har det blitt hevda at riksarkivaren har ombestemt seg, slik at statsarkiva og statsarkivarane ikkje skal forsvinne. Riksarkivaren har 17.02.16 sendt ei «skisse» til KUD, og her framgår det at realiteten er at forslaget om nedlegging av statsarkiva berre blir sminka: «… navnene på arbeidsstedene (statsarkiv) opprettholdes i regionene» og det skal vere «… en regional leder fra Arkivverket på hvert arbeidssted. Vedkommende vil, i tillegg til ”plassansvar”, også ha nasjonalt ansvar for et fagområde i Arkivverket, som for eksempel tilsyn eller digitalisering. For at dette skal være en synlig og tydelig rolle også i regionene foreslår vi at dagens statsarkivarer, i tillegg til fagdirektør for sitt nasjonale ansvarsområde, også beholder statsarkivartittelen. På denne måten blir det ingen tvil om statsarkivenes regionale betydning».

Men den oppgåvefordelinga som opphavlege var foreslått i AV2020 står ved lag, og det er framleis berre depot og brukartenester som skal vere representert ved alle statsarkiva.

Kulturkomiteen har behandla forslaget frå dei tre, og gir samrøystes uttrykk  for «forståelse for den uro for eventuell omorganisering av Riksarkivet og de åtte regionale statsarkivene som kommer frem i forslaget. Både måten og innholdet i en begrenset kommunikasjon omkring eventuelle endringer i organiseringen kunne gi grunnlag for en slik bekymring». Komiteen føreset «at regjeringen vil vurdere organiseringen av Arkivverket grundig, og at en eventuell omorganisering vil bli lagt frem for Stortinget på egnet måte. Komiteen støtter intensjonen i representantforslaget».

Kva som blir resultatet av stortingsbehandlinga er nok at komiteens synspunkt får tilslutning, noko som inneber at prosessen i Arkivverket blir starta opp att, med riksarkivarens skisse som utgangspunkt. Det er synd, fordi skadeverknadene for det samla arkivlandskapet – og samfunnets arkiv – kjem til å bli store.

 

 

Leve statsarkiva!

mars 2, 2016

Pressemeldinga frå kulturministeren om omorganiseringa av Arkivverket (https://www.regjeringen.no/no/aktuelt/arkivverket-blir-styrkt-og-vidareutvikla/id2477544/) var om lag som forventa. Den uttrykkjer regjeringa si støtte til omorganiseringa; sjølvsagt, noko anna hadde mildt sagt vore oppsiktsvekkjande (og i praksis uttrykk for mistillit til riksarkivaren). Ministeren seier at Arkivverket må strammast opp organisatorisk og få på plass klarare styringsliner for å takle dei digitale utfordringane. Og for min del er dette greitt, og det ikkje berre med tanke på dei digitale oppgåvene. Arkivverket har ikkje alltid vore gode på samhandling; eit døme på dette er statsarkiva sitt arbeid med å etablere interkommunale arkivordningar. Det tok 30 år frå det første IKAet vart etablert i Rogaland til dei (førebels?) siste kom på plass i Hedmark/Oppland og Follo.

Og det mest interessante i pressemeldinga er det som blir sagt om statsarkiva si framtid. Omorganiseringa «… inneber ei styrking av statsarkiva, og ikkje ei nedlegging slik nokre har hevda. Det har aldri vore foreslått», seier kulturministeren.

Vel, eg kan lese, og i strategidokumentet AV2020 går det klart fram at det regionale leiarenivået skulle fjernast i den nye organisasjonsstrukturen. Samstundes skulle tradisjonelle statsarkivoppgåver som tilsyn hos arkivskaparane og regionalt privatarkivarbeid sentraliserast. Omgrepa «statsarkiv» og «statsarkivar» er ikkje nemnt i strategidokumentet.

Difor er det svært interessant at pressemeldinga seier at «[s]tatsarkiva og statsarkivarane skal behalde breidde, namn og funksjonar. Statsarkiva skal i tillegg bli spesialisert ved å få overført nasjonale oppgåver frå Riksarkivet».

Men desse setningane kan lesast på fleire måtar.

Ei lesing er at riksarkivaren her får ein aldri så liten oppstrammar, og eit presisert mandat for omorganiseringa: Statsarkiva skal halde fram med sine tradisjonelle oppgåver («breidde» og «funksjonar»), og at statsarkivarane framleis skal vere leiarar for statsarkiva (noko som faktisk er hovudfunksjonen til ein ein statsarkivar).

Men anna lesing er også nærliggjande: omgrepa «breidde» og «funksjonar» er upresise; det blir t.d. ikkje sagt i klartekst at statsarkiva og statsarkivarane skal behalde alle sine noverande funksjonar. I så fall er desse setningane lite meir enn eit typisk politisk knep for å roe ned kritikarane og gi forvaltninga arbeidsro.

Min hovudkritikk av AV2020 har vore at statsarkiva trengst som regionale aktørar med eit visst handlingsrom. Det er berre ei regional forankring som kan gi arkivarane den gode lokalkunnskapen som er nødvendig for t.d. å føre gode tilsyn i den komande kommunereforma, bevare representative privatarkiv, osb.

Pressemeldinga frå kulturministeren gir ikkje noko klart svar om statsarkiva si framtid. Det betyr at kampen for statsarkiva må halde fram. Dei leve!

Debatten om omorganiseringa av Arkivverket har halde fram i det nye året. Sist ute er Forskerforum, med ein artikkel om vilkåra for forsking i den nye organisasjonsmodellen. Eg skal ikkje kommentere dette spørsmålet no, men noterer meg at samarbeid med arkivfaglege forskingsmiljø utanfor Arkivverket ikkje blir nemnd i artikkelen. Og her må eg – som tilsett ved Institutt for arkiv-, bibliotek og informasjonsfag ved HiOA – audmjukt minne partane om at vi som underviser i arkivfag også driv forsking, og at vi sjølvsagt er interesserte i samarbeid med Arkivverket.

Nok om det. Debatten om omorganiseringa har – tilsynelatande – delt arkiv-Noreg i to leirar: Dei som protesterer mot fjerninga av det regionale leiarnivået vi i dag har i Statarkiva, og dei som støttar omorganiseringa fordi den er nødvendig for å takle dei utfordringane med skaping og bevaring av elektroniske arkiv. Og som ofte elles i offentlege ordskifte, kanskje særleg i innleiingsfasen, verkar posisjonane ganske fastlåste og temperaturen er tidvis høg (i alle fall i kommentarfelta på Facebook).

Personleg har eg nok markert meg som ein av dei som protesterer mot det som er ei de facto nedlegging av statarkiva, slik vi kjenner dei i dag. Samtidig har eg gitt klart uttrykk for at Arkivverket openbart treng organisatoriske tiltak for å bli i stand til å gjere den jobben det er sett til å gjere med dei elektroniske arkiva. Delar av den foreslåtte omorganiseringa verkar fornuftige, andre ikkje. Eg er t.d. ikkje overtydd om at det å lokalisere tilsynsverksemda ved tre arbeidsstader (Tromsø, Oslo, Ktistiansand) vil vere ei god løysing. I følgje ein facebookkommentar frå Kjetil Reithaug, statsarkivar i Kristiansand, vil ressursbruken i den nye modellen vere om lag den same som i dag – som svarar til ca sju stillingar. Desse sju skal altså føre tilsyn med statlege, fylkeskommunale og kommunale arkivskaparar, og samanlikna med dagens situasjon (der statsarkiva driv denne verksemda, tilsynelatande i ulikt omfang), bør det vere openbart at både reisetid og -kostnader vil auke. Om ein vil sitje att med nokon gevinst er vel usikkert.

Den tida eg var leiar ved IKA Hordaland, dreiv ikkje Statsarkivet i Bergen mykje tilsynsverksemd i kommunane (eller arkivinspeksjonar, som det heitte den gongen). IKAH fylte i stor grad denne funksjonen – i praksis, for vi hadde ikkje den formelle fullmakta til å inspisere (noko dåverande riksarkivar John Herstad minte meg om ein gong eg hadde skrive rapport frå ein «inspeksjon» av arkivlokala i ein kommune; det var vel etter dette at omgrepet «feltarbeid» vart tatt i bruk). IKAH gjorde dette på oppdrag frå kommunane, og i arkivplanane var det med ei formulering som gav oss løyve til dette. Vi kunne sjølvsagt ikkje gi kommunane pålegg om noko som helst, men oppnådde likevel ein god del med overtyding og faglege grunngjeving.

Ei tilsvarande arbeidsdeling, med eit formalisert samarbeid i botnen (noko vi ikkje hadde mellom Statsarkivet og IKAH), vil etter mitt syn vere ei betre løysing enn det som no er foreslått. Nær kontakt med arkivskaparane er uansett ein stor fordel om ein skal styrke arkivarbeidet i offentleg forvaltning.

Og dette vil det nok vere lettast å få til innafor dei eksisterande arkivregionane.

Barnet og badevatnet

desember 11, 2015

Debatten om omorganiseringa av Arkivverket held fram. Sist ut var seks leiarar for kommunale arkivinstitusjonar med innlegg i Kommunal Rapport 7.12., og dagen etter 44 historikarar frå Universitetet i Bergen, høgskolane i Bergen og Sogn og Fjordane, Rokkansenteret og Museum Vest med innlegg i Bergens Tidende. Institusjonsleiarane sin bodskap er at «Arkivverket må moderniseres», mens historikarane åtvarar om at «Arkivreform trugar historieforskinga». Etter å ha lese innlegga, kan eg slutte meg til hovudsynspunkta i begge. Det er openbart at bevaring – og forsvarleg skaping – av digitale arkiv er oppgåver som krev at Arkivverket satsar på ein annan måte enn til no, både ressursmessig og organisatorisk. Samtidig er det stor fare for at fjerninga av det regionale leiarnivået, vil føre til fagleg fragmentering og svekka institusjonskompetanse på dei nye regionale «arbeidsstadane». Rammevilkåra for regionalt arkivsamarbeid, særleg på privatarkivfeltet, vil openbart bli dårlegare når statsarkivarane forsvinn.

Framlegget til ny organisasjonsstruktur for Arkivverket har som mål å samle organisasjonen. ein ønskjer å etablere større faglege miljø, på tvers av dei noverande organisasjonseiningane, og det er nok eit nødvendig tiltak. For dei arkivfaglege oppgåvene skal det opprettast tre avdelingar med 11 underliggjande seksjonar: Innovasjon (Forsking, Planlegging og arkitektur, Arkiv- og IT-utvikling, Norsk helsearkiv), Forvaltning (Tilsyn, Dokumentasjonsforvaltning, Bevaringsvurdering og avlevering), og Publikum (Depot, Skanning, Tilgjengeleggjering, Brukartenester). Eksisterande organisasjonseiningar, som Riksarkivet og statsarkiva, skal opphøyre å eksistere. For dei noverande statsarkiva inneber dette at dei held fram som regionale arbeidsstader, der dei tilsette arbeider i ulike seksjonar og rapporterer til ein seksjonssjef, som mest sannsynleg sit ein annan stad i landet.

Om vi ser nærare på Forvaltningsavdelinga, skal den vere organisert slik:

  • Tilsynsseksjonen, med overordna ansvar for å planleggje, gjennomføre og følgje opp tilsyn hos arkivskaparane skal ha «ca 7» tilsette fordelt på Kristiansand, Oslo og Tromsø.

  • Dokumentasjonsforvaltningsseksjonen, som skal ta seg av oppgåver knytt til arkivdanning og dokumentasjonsforvaltning skal ha «ca 11» tilsette fordelt på Hamar Kristiansand og Oslo.
  • Seksjonen for bevaringsvurdering og avlevering, som skal ha ansvar for at det blir bevart ein heilskapleg samfunnsdokumentasjon m.a. ved «identifisering og beskrivelse av bevaringsverdig materiale og sørge for bevaring og avlevering av arkiv fra offentlig og privat sektor, inkl. fra det samiske samfunn», skal ha «ca 25» tilsette lokalisert til Kautokeino, Hamar, Oslo, Tromsø og Trondheim.

Å samle alle oppgåver som inneber kontakt med arkivskaparane – rådgjeving om arkivdanning, tilsyn, bevaring/kassasjon og førebuing av avleveringar (av digitale og papirbaserte arkiv) – i ei avdeling, verkar som eit godt grep. Men for meg blir den vidare inndelinga i seksjonar problematisk. Eit døme på dette, sidan eg eg tidlegare har skrive om nyorganiseringa sine konsekvensar for det regionale privatarkivarbeidet: Bergen, Kristiansand, Kongsberg og Stavanger skal etter dette oppsettet ikkje ha tilsette som arbeider i seksjon for bevaringsvurdering og avlevering, som har ansvar for dette arbeidsfeltet. (Her må eg opplyse at ein fotnote i organisasjonsplanen seier at ein «må også vurdere Stavanger, Kongsberg og Kristiansand»). Alle avgjerder om bevaring av privatarkiv skal takast av seksjonsleiar, regionalt samarbeid skal « klareres i linjen med Bevaringsvurdering og avlevering», «representasjon skjer av Bevaringsvurdering og avlevering eller fra lokalt arbeidssted etter fullmakt/avtale», men «arbeidsstedet kan gis tillatelse/fullmakt til å ta imot mindre volumer etter egen vurdering».

Eg har ingen problem med å forstå at det er behov for samordning og koordinering av privatarkivarbeidet i Arkivverket, for det har vore store skilnader mellom statsarkiva på dette feltet: nokre har gjort mykje, andre mindre. Men å setje så strenge rammer for lokalt initiativ, vil neppe vere særleg fruktbart. Godt privatarkivarbeid er avhengig av planmessig og nær kontakt med enkeltpersonar, organisasjonar og næringsliv, noko som det vil bli vanskeleg å gjennomføre når ein må spørje seksjonsleiar om lov heile tida.

Det eg ikkje forstår, er at det kan vere umogleg å kombinere ei meir effektiv funksjonsorientert organisering med eit regionalt leiarnivå, for å vareta ei rolle som regional kulturinstitusjon, og ikkje ein regional arbeidsstad der folk sit i kvar sin silo.

Til slutt: Riksarkivar Inga Bolstad svara 10.12. i Bergens Tidende på innlegget frå dei 44 historikarane. Her skriv ho m.a.:

Det er feil at arbeidet med ny strategi har vært en lukket prosess. Vi har hatt full åpenhet siden vi startet arbeidet for snart ett år siden. Fagforeninger har vært representert hele veien og vi har hatt en ekstern referansegruppe. Vi har gjennomført undersøkelser og analyser, vi har hatt gruppearbeid, samlinger, allmøter og all informasjon er tilgjengelig på vårt intranett.

Eg tvilar ikkje på at dette er rett. Men informasjonen til offentlegheita har vore mangelfull. Omorganiseringa av Arkivverket har blitt behandla som ei intern sak, og det har vore eit stort mistak.

Kjelde: Ny organisasjonsstruktur. Arkiverket. PDF-fil.

 

Det forventa brotet i forhandlingane om omorganiseringa av Arkivverket kom i går. Hovudtillitsvald for Forskarforbundet, Eirik Hachvaag Andersen, seier i Klassekampen i dag (20.11.) at omorganiseringa «legger opp til en faglinjestyrt organisasjon der det ikke er noe overordnet regionalt ansvar for rekruttering, arbeidsmiljø og fagmiljø». I følgje Jo Rune Ugulen, tillitsvald for publikumsavdelingen i Riksarkivet, inneber omorganiseringa «mye fjernstyring, og det er en viss risiko for at statsarkivene vil forvitre og forsvinne som regionale kulturinstitusjoner». Torkel Thime frå Statsarkivet i Stavanger meiner at sentraliseringa av fullmakta til å avgjere bevaring av privatarkiv kan føre til at «arkiver som er viktige for å forstå regionenes historie og samtid, ikke blir bevart». God bevaring av privatarkiv er avhengig av å «etablere kontaktnett og følge med på det som skjer. Det regionale perspektivet vil ofte være annerledes enn – og et viktig supplement til – det nasjonale».

Rikarkivar Inga Bolstad seier at poenget med «denne omleggingen er å styrke alle ledd i etaten, også statsarkivene». Ho meiner at Arkivverket må framstå som ein einskapleg etat i heile landet, og peikar på at Arkivverket «skal ha en regional leder som også har et nasjonalt fagansvar ved alle statsarkivene. Det er viktig for å bevare Arkivverket som regionalt kulturfyrtårn».

Det siste tiåret – og vel så det – har vi blitt vane med ein retorikk som framstiller samanslåing av institusjonar og sentralisering av makt som styrking av dei regionale eller lokale tenestene, t.d. i politiet, høgskulesektoren og helsestellet. Inga Bolstads argumentasjon følgjer dette mønsteret, men det betyr ikkje ein sentraliseringsmotstandar (som t.d. meg) automatisk skal avvise det ho seier.

For ho har definitivt nokre poeng. Arkivverket treng organisasjonsendringar. Bevaringa av digitale arkiv stiller krav som truleg bør møtast med organisatoriske tiltak. Og statsarkiva har hatt ulik praksis t.d. når det gjeld tilsyn med offentlege arkivskaparar og bevaring av privatarkiv: nokre har vore aktive, andre passive på desse områda. Ei betre samordning er openbart nødvendig.

Og det er viktig at vi i denne debatten held oss til fakta. Når Jan H. Landro i Dag og Tid i dag omtalar statsarkiva som «sjølvstendige einingar» er dette i beste fall upresist. Statsarkiva er ikkje det, dei er delar av Arkivverket, som også i dag er ein etat med ein toppsjef og eit budsjett. Men statsarkivarane er leiarar for sine avdelingar, og har (etter sedvane eller delegering) visse fullmakter. Det er desse som vil bli fjerna ved omorganiseringa, og dette kan få skadelege følgjer på særleg to område: vedlikehaldet av kunnskapen om arkiva i institusjonane, og handlingsrommet for regionalt samarbeid, særleg på privatarkivfeltet.

Kunnskap om arkiva i ein arkivinstitusjon kan du ikkje berre lese deg til. Denne kunnskapen, som handlar om kor du kan finne etterspurt dokumentasjon, er avgjerande for å yte gode publikumstenester. Om du t.d. skal finne ei barnevernssak frå 1970-talet (eg brukar eit kommunalt døme, fordi eg kjenner denne sektoren best), held det ikkje å leite i barnevernsarkivet, for der finn du sannsynlegvis ingen ting; dei fleste kommunar hadde på denne tida ikkje noko arkivmessig skilje mellom sosialomsorg og barnevern, og i mange tilfelle vart barna sine saker arkivert i ein av dei føresette si mappe. Så du må leite i sosialklientarkivet, og vere obs på foreldra sine namn. Slik kunnskap oppnår du ved å ordne og bruke arkiv, eller lære av ein meir erfaren kollega. Å halde ved like ein slik kunnskapsressurs er ei grunnleggjande oppgåve for statsarkiva, og ei regional leiing vil gjere det lettare å sjå behova og setje i verk tiltak ved såkalla «turnover».

For vel ti år sidan var eg, saman med Egil Nysæter, Dag Mangset, Arnt Ola Fidjestøl, Kjell-Olav Masdalen, Hans Eyvind Næss og Wenche Risdal Lund, med på å utforme eit av dei beste arkivpolitiske strategidokumenta som har blitt skrive her til lands. Nysæter-utvalet si innstilling forslo ei omorganisering av det regionale arkivlandskapet, slik at statsarkiva og dei kommunale institusjonane skulle gå saman til nye «regionalarkiv, som innan eit geografisk område har det samla ansvaret for bevaring og formidling av arkivmateriale frå både statlege, fylkeskommunale, kommunale og private arkivskaparar». Desse skulle yte tenester «til arkivskaparane når det gjeld arkivdanning» og samtiding vere «kulturinstitusjonar eller historiesenter for sine område». Regionalarkiva skulle «knytast saman i eit landsomfattande nettverk, eit nasjonalarkiv leia av ein nasjonalarkivar, slik at behovet for nasjonal planlegging, prioritering, koordinering og styring vert teke omsyn til. Samtidig er det viktig at regionalarkiva har eit rimeleg stort handlingsrom i høve til regelverk, planar og budsjett. Ein må unngå eit monolittisk system med lite rom for for nytenkjing og eksperiment».

Nysæter-utvalet si innstilling vart ikkje følgd opp, men hamna i ei skuffe på Riksarkivet. Og framlegget om regionarkiv vart endeleg(?) gravlagd av Arkivmeldinga, med ein pinleg svak og sprikande argumentasjon (sjå Margnotat til arkivmeldinga, del 3 her på depotdrengen). Dette er synd, fordi fleire av utvalet sine framlegg er framleis like aktuelle som for ti år sidan.

Dette gjeld særleg regionalt arkivsamarbeid, der eit statsarkiv med «rimeleg stort handlingsrom» vil kunne vere ein ressurs. Handlingsrommet er ikkje berre viktig på privatarkivområdet. Dei to største suksessane til Arkivverket dei siste 50 åra har kome etter regionale initiativ, utan særleg involvering av Riksarkivet: IKA-ordninga og Digitalarkivet. IKA oppsto i Rogaland i 1976, initiert av dåverande statsarkivar Hans Eyvind Næss, som ved inspeksjonar i kommunane hadde oppdaga at eldre kommunearkiv, særleg frå nedlagde kommunar, sto i fare for å gå tapt. Digitalarkivet var i utgangspunktet eit reint bergensprodukt, skapt i samarbeid mellom Historisk institutt og Statsarkivet.

Det finst mange døme på at nytenking og innovasjon har betre vilkår i organisasjonar der makta er spreidd. I strengt sentralstyrte organisasjonar blir det ofte knesett ein måte å gjere ting på, fordi leiinga opplever mangfald som eit trugsmål mot si eiga makt. Dette treng ikkje skje, men maktkonsentrasjon er ikkje nødvendigvis svaret på dei utfordringane som Arkivverket står overfor. Å bevare statsarkiva som einingar med eiga leiing, gjerne i eit meir samordna arkivverk enn i dag, vil vere eit godt utgangspunkt for eit styrka regionalt arkiv(sam)arbeid.

Avgjerda om å køyre omorganiseringa av Arkivverket som ein intern prosess har openbart vore eit stort feilgrep. Det som kan – og bør – gjerast, er å opne for ein fri debatt om korleis det regionale arkivarbeidet kan styrkast. Her har Arkivverket – uansett organisasjonsmodell – ei nøkkelrolle. Men utgangspunktet for debatten bør vere eit anna enn det riksarkivar Inga Bolstad signaliserte på Arkivverkets nettstad i går, der ho sa: «Jeg ser at vi ikke har klart å nå godt nok frem til alle med budskapet om hensikten og resultatene av omorganiseringen … ». Det kan jo hende at bodskapen har nådd fram, at folk faktisk har forstått kva det er tale om. Det kan også hende at enkelte av tiltaka – som t.d. nedlegginga av statsarkiva som einingar med eiga leiing – ikkje er til beste for korkje arkivlandskapet og det samfunnet som arkiva skal tene.

Har statsarkiva livets rett?

november 16, 2015

Arkivverket skal omorganiserast. Det har vi fått med oss, men korleis? Statsarkiva skal leggjast ned som sjølvstendige einingar, men kva vil det ha å seie for det regionale arkivarbeidet? Svært lite, om vi skal tru informasjonen på Arkivverkets heimeside: «Riksarkivet og statsarkivene opphører som selvstendige institusjoner, men tjenestestedene rundt om i landet og de tilhørende oppgavene vil bestå. Alle oppgaver som statsarkivene i dag utfører skal fortsatt ivaretas i regionene» (min kursiv).

Dette stemmer ikkje heilt, skal eg tru informasjon eg har fått om statsarkiva (eller «tenestestadene») si framtidige rolle i privatarkivarbeidet: Dei vil misse den retten dei i dag har til å avgjere om dei skal ta i mot privatarkiv til bevaring. Slike avgjerder skal takast sentralt.

Dette er problematisk av fleire grunnar. Først og fremst fordi gode resultat i privatarkivarbeidet erfaringsmessig er avhengig av nær og kontinuerleg kontakt med private arkivskaparar lokalt og regionalt. Og det seier seg sjølv at den som skal utvikle og pleie slike kontaktar må ha eit sjølvstendig handlingsrom, visse fullmakter til å drøfte og avtale eventuelle avleveringar. Og kompetansen til å avgjere om eit bestemt privatarkiv er bevaringsverdig, dvs. i kva grad og korleis det dokumenterer regionale og lokale forhold, vil som oftast vere størst regionalt. For det tredje: korleis skal det regionale samarbeidet om privatarkiv kunne fungere når «tenestestadene» blir utan fullmakter – skal dei tre ut av samarbeidet og la dei kommunale arkivinstitusjonane sitje att med ansvaret åleine? Har ein tenkt over korleis kommunane, som finansierer dei kommunale arkiva, vil reagere når staten stikk av frå rekninga?

Det som bør vere openbart, er at omorganiseringa av Arkivverket har konsekvensar for heile det norske arkivlandskapet. Kor store desse vil vere, er det vanskeleg å meine noko om så lenge informasjonen frå Riksarkivet er så sparsam som den så langt har vore. Dei tidlegare riksarkivarane John Herstad og Ivar Fonnes veit truleg meir enn meg, og peikar på eit viktig forhold i eit innlegg i Hamar Arbeiderblad 10.11.15:

Et av statsarkivenes store fortrinn er nettopp en solid og erfaringsbasert kompetanse på regionens statlige virksomhet og hvordan denne avspeiler seg i arkivene. En oppsplitting av statsarkivenes organisasjon og en fjernstyrt prioritering av oppgaver, gir ikke gode utsikter til å ivareta regionenes interesser på samme profesjonelle måte.

Å vere arkivar betyr å vere spesialist på kontekst, understreka den no avdøde kanadiske arkivvitaren Terry Cook. Og kunnskapen om den statlege regionale arkivkonteksten finst i statsarkiva. Og eg må seie at eg deler Herstad og Fonnes si uro om korleis den vil kunne haldast ved like i nye fragmenterte «tenestestader». Utan ei lokal leiing, som kan sjå og følgje opp kompetansebehova i «tenestestadene», kan verdifull fagkompetanse gå tapt.

Desse to spørsmåla – privatarkivarbeidet og den regionale arkivkompetansen i Arkivverket – er såpass viktige at planane om omorganiseringa av Arkivverket må gjerast offentleg kjent.