Home

Ein rapport frå den svenske Stiftelsen för strategisk forsking (http://www.stratresearch.se/Documents/folder.pdf) spår at det er 50,4% sannsynleg at datamaskinar tar over arkivar- og bibliotekaryrka i løpet av komande 20 åra. No er eg generelt skeptisk til framtidsanalysar, og særleg når dei fastslår sannsynlegheita for eit eller anna med desimalpresisjon, men likevel: Kan det vere noko hald i dette? Tar datamaskinane over?

Det er no 20 år sidan David Bearman publiserte den epokegjerande artikkelen Archival Strategies om arkivfaglege utfordringar ved en digitale teknologien, som han hevda hadde skapt ei virtuell samfunnssfære der handlingar skjer som kommunikasjonar og vert representert som kommunikasjonar. Men dette virtuelle samfunnet kunne ikkje fungere utan at det vart skapt og bevart påliteleg dokumentasjon, som var like verkeleg og bevisbar som papirbaserte arkivdokument kunne vere. Nokon måtte ta på seg den store og viktige jobben med å sikre dette, meinte han, og dei arkivarane som var i stand til å formulere mål, utvikle strategiar og utnytte mekanismane og teknikkane til det kommunikasjonsbaserte samfunnet i det 21. hundreåret, ville «command a positition of respect». Dersom arkivarane ikkje tok på seg denne oppgåva, ville overgangen til kommunikasjonssamfunnet bli smertefull og «some other profession will inherit responsibility for ensuring evidence» (Bearman 1994).

Det var både prinsipielle og strategiske årsaker til at Bearman og hans kollegaer ved University of Pittsburgh la så stor vekt på arkiv som transaksjonsevidens. På den eine sida var dei svært kritiske til amerikanske records managers som marknadsførte arbeidet sitt som informasjonsforvaltning fordi dette kunne føre til at det vart skapt dokumentasjon utan evidenskvalitet. Samtidig kritiserte dei arkivarprofesjonen for å leggje einsidig vekt på arkiv som historisk informasjonskjelde og vere blinde for dei digitale utfordringane.

Sjølv om den arkivforståinga som Bearman målbar kan synest noko einøygd – arkiv er meir enn transaksjonsevidens – er det openbart at den innsatsen som vart gjort i Pittsburgh-prosjektet har noko av æra for at det i dag finst ein ISO-standard for arkivdanning som fastset funksjonelle krav til elektroniske arkivsystem kan bidra til «ensuring evidence». Det var mange arkivarar – i forvaltninga og i arkivinstitusjonane – i mange land som tok tak i dei utfordringane Bearman peika på i 1994, og som har oppnådd mykje, også ein sterkare «position of respect» enn den dei hadde før tusenårsskiftet. Så langt har datamaskinane faktisk styrka arkivarane sin posisjon.

Og eg ser liten grunn til at dette vil endre seg. Sjølv om dei mest teknologioptimistiske vyane om automatisert journalføring og dess like skulle slå til, kan kanskje redusere omfanget av rutinearbeidet bli redusert, men det vil framleis vere behov for nokon som kan leggje arkivfaglege premissar for systema og ikkje minst for bruken av systema i dei enkelte verksemdene, og som kan kontrollere og kvalitetssikre både registreringar og arkivdokument. Nokon med arkivfagleg kunnskap og innsikt. Nokon som veit kva som skal til for å «ensure evidence».

På bevaringssida ser det heller ikkje ut som om oppgåvene blir færre. Vi blir neppe kvitt papiravleveringar på 20 år, og dei erfaringane som så langt er henta frå avleveringar av elektroniske arkiv kan tyde på at dei er mykje meir arbeidskrevjande enn det t.d. eg førestilte meg for 10-15 år sidan. Sjølv om Noark-systema er grundig beskrivne og godt konstruerte, skal dei brukast av menneske. Og vi menneske har den vedunderlege eigenskapen at vi ikkje er maskinar; vi gjer gjerne ting på vår eigen måte og bidrar til at det arkivale kaoset også vil finnast i digitale format. Så eg fryktar ikkje for arkivarprofesjonen si framtid.

Ein ting til: Den svenske rapporten viser til ni faktorar som kan motverke at datamaskinane tar over eit yrke. Tre av desse, som har stor relevans for handteringa av papirarkiv skal eg hoppe over, men fem av dei andre er viktige i alt arkivarbeid (her sitert på engelsk):

Originality: The ability to come up with unusual or clever ideas about a given topic or situation, or to develop creative ways to solve a problem.

Social Perceptiveness: Being aware of others’ reactions and understanding why they react as they do.

Negotiation: Bringing others together and trying to reconcile differences.

Persuasion: Persuading others to change their minds or behavior.

Assisting and Caring for Others: Providing personal assistance, medical attention, emotional support, or other personal care to others such as coworkers, customers, or patients.

Treng eg seie meir?

Kommunereforma og arkiva

september 3, 2014

Kommunalministeren har vore på besøk: på eit felles kommunestyremøte for Ørsta og Volda heldt Jan Tore Sanner foredrag om den komande kommunereforma. Planane er klare: i 2016 skal kommunane gjere sine vedtak og året etter skal regjeringa leggje fram sitt framlegg til ny kommunestruktur. Og framdrifta synest upåklageleg; landet over yrer det av samanslåingskåte lokalpolitikarar, avisene teiknar nye kommunekart og fersk meiningsmåling viser at fleirtalet i folket er for at deira kommunar skal gå inn i større einingar. På møtet i Ørsta var det dei som meinte at å slå saman Ørsta og Volda ikkje er nok, om det skal monne må ein også ta med Hareid, Ulstein, Sande og Herøy.

Det er no 50 år sidan den førre kommunereforma. Mellom 1962 og 1965 vart talet på kommunar redusert frå 747 til 454. Schei-komiteen, som la fram si endelege innstilling i 1962, hadde nok større ambisjonar, men nær 300 kommunar vart altså lagt ned og nokre tusen kommunale arkivskapar avslutta verksemda si.

Arkiva vart – stort sett – gløymde. Dei fleste stader vart møtebokseriane frå dei viktigaste folkevalde organa tatt vare på saman med arkiva til den nye kommunen, men korrespondansearkiva og arkiv frå andre arkivskaparar vart ofte liggjande utan tilsyn i fråflytta lokale. Riksarkivaren sende 5.08.65 (noko seint, spør du meg!) rundskriv til kommunane, der det vart understreka at den nye kommunen var ansvarleg for arkiva frå dei nedlagde kommunane, noko som også omfatta trygg oppbevaring og ordning av arkiva. Rundskrivet tilrådde ein arbeidsplan der kommunane først skulle kartleggje dei avslutta arkiva, skaffe tilfredsstillande arkivlokale og endeleg ordne og registrere materialet. Eg treng vel neppe leggje til at rundskrivet stort sett vart neglisjert.

Ut på 1970-talet oppdaga den nytilsette statsarkivaren i Stavanger, Hans Eyvind Næss, at arkiva etter dei nedlagde kommunane i Rogaland sto i fare for å gå tapt. Han tok difor initiativet til landets første interkommunale arkiv, IKA (utan suffiks, sidan det berre fanst eitt), som vart oppretta i 1976 med ordning og beskriving av dei eldre kommunarkiva som hovudoppgåve. Ti år seinare var eg sjølv med då kommunar i nabofylket i nord skipa Interkommunalt arkiv i Hordaland. Og fleire følgde etter, men det er framleis rundt 15% av kommunane som verken er tilslutta eit IKA eller har etablert sin eigen arkivinstitusjon. Arbeidet med å ordne, beskrive og gjerne tilgjengeleg dei arkiva som vart skapt før den førre kommunereforma er framleis ikkje fullført, 49 år etter at Riksarkivaren sende ut sitt rundskriv om kva som måtte gjerast.

Vi står no framfor ein kommunereform som ser ut til å bli like omfattande som den vi hadde for 50 år sidan. Kan vi då seie at vi – samfunnet, kommunane, arkivarane – budde på å handtere arkiva frå 300 nedlagde kommunar?

Mitt svar er nei. Det er vi ikkje. Eg trur at det er få – om nokon – riks- eller lokalpolitikar som er klar over at samanslåing av kommunar vil føre med seg eit stort arbeid for å sikre og bevare arkiva. Eg trur heller ikkje at så mange av mine kolleger i det kommunale arkivmiljøet har oversyn over alle dei papirbaserte og elektroniske arkiva som dei må ta hand om når nedleggingane kjem. Sjølv om vi i dag har eit landsdekkjande nettverk av kommunale arkivinstitusjonar, er det få av desse som har ressursar til å takle dei oppgåvene som reforma vil føre med seg. Institusjonane – særleg IKAene – er for små, og knapt nok dimensjonert til å ta seg av dei løpande arbeidsoppgåvene dei har i dag.

Ein viktig grunn til dette er at arkivdrift på liv og død ikkje skal koste så mykje. Då dei første IKAene vart etablert, var det i ein kontekst der ein på den eine sida ønska å få med mange kommunar, og på den andre sida hadde ei tilsynelatande overkomeleg oppgåve, nemleg å ordne dei eldre papirbaserte arkiva. Kostnaden for den enkelte kommunen vart difor sett så lågt som mogleg. Sidan den gong har oppgåvene til IKAene blitt fleire, meir komplekse og kompetansekrevjande, utan at dei kommunale tilskota har halde følgje. Samanlikna med det kommunane betaler for konsulenttenester på andre område, er tilskota til IKAene som lommepengar å rekne.

Riksrevisjonens rapport om bevaring og tilgjengeleggjering av kommunale arkiv frå 2010 viste at tilstanden til dei kommunale arkiva ikkje var tilfredsstillande, særleg når det gjaldt elektroniske arkiv. Den hengde også bjella på katten: Kulturdepartementet hadde svikta sitt forvaltningsansvar for den kommunale arkivområdet. Då saka vart behandla i Stortinget, understreka Kontroll- og konstitusjonskomiteen at «uerstattelig materiale både har gått tapt og står i fare for å gå tapt dersom ikke arkivrutinene i kommunene bedres. Komiteen mener dette svekker innbyggernes rettssikkerhet, og at det er behov for en styrket oppfølging fra statlig side. Komiteen forutsetter derfor at Kulturdepartementet både reviderer regelverket og følger opp den kommunale arkivsektoren tettere.» Kulturdepartementets svar kan vi (delvis) lese i stortingsmeldinga om arkiv (som er kommentert andre stader her på bloggen), og den gir ingen politiske signal til kommunane om at det er nødvendig å bruke større ressursar på arkiv. Og den nemner ikkje den komande kommunereforma.

Kommunereforma kan bli den største administrative omlegginga i norsk historie. Den vil få følgjer for arkivdokumentasjon for samtlege menneske i landet, fordi kommunane har ansvar for skule, barnehage, helse- og omsorgstenester, osb. Fordi denne dokumentasjonen i dag stort sett vil finnast i digital form, må løysingar for overføring og bevaring vere på plass før kommunar blir lagt ned. Kommunane må – på eiga hand eller gjennom IKA – kartleggje arkiva og planleggje tiltak. Og kva med Riksarkivaren – er ein budd på å setje i verk overordna tiltak i god tid før prosessane er i gang?

Sitatet i tittelen er etter Hermund Kleppa, som kom med denne utsegna då riksarkivar John Herstad skulle vitje Sogn og Fjordane i 1988. Formålet var å vekkje merksemd, noko som vart vellukka; då Kleppe møtte Herstad på flyplassen i Sogndal hadde han med seg ei rykande fersk Sogningen/Sogns Avis, som inneheldt ei heilside om hendinga.

Eg kom i hug utsegna då det vart kunngjort at Inga Bolstad vert ny riksarkivar etter Ivar Fonnes, for sjølv om den er noko tabloid spissformulert, inneheld den ei kjerne av sanning. Det er berre ein riksarkivar, for ikkje å snakke om Riksarkivaren med stor R, som er det styringsorganet som riksarkivar Inga Bolstad skal leie. I i tillegg skal ho vere leiar for det statlege Arkivverket, dvs. dei arkivinstitusjonane som bevarer statleg arkivmateriale, og utvikle eit godt samarbeid med dei ikkje-statlege arkivlandskapet.

Kulturdepartementets stillingsutlysing identifiserte tre viktige oppgåver for Arkivverket:

«Den største utfordringa framover er å ta hand om arkivmateriale i elektronisk form. Det ligg òg ei stor oppgåve i å vidareutvikla moderne formidlingsformer som kan vera med på å gjera arkiva lettare tilgjengelege for eit større publikum. Ei særleg utfordring er å få til eit tenleg samarbeid med arkivsektoren utanfor Arkivverket og med tilgrensande fagsektorar som bibliotek og museum».

Det som ikkje er nemnt, er utvikling av standardar og prosedyrar for arkivdanninga, men det skal få liggje i denne runden. Det som for ein gongs skuld er nemnt, er samarbeidet med den ikkje-statlege arkivsektoren. Og det er viktig, for dette har ikkje alltid vore godt; særleg har ein i dei kommunale arkivinstitusjonane vore misnøgde med ymse ting. Dette skal også få liggje, fordi eg – frå min posisjon på sidelina – har registrert teikn på at samarbeidet har blitt betre. SAMDOK-prosjektet ser lovande ut, men det er viktig å hugse at gode samarbeidsrelasjonar kontinuerleg må fornyast.

Riksarkivaren har fått meir makt etter behandlinga av arkivmeldinga. Oppgåva med å vere «nasjonal koordinator og pådriver i et målrettet arbeid mot en helhetlig samfunnsdokumentasjon» inneber ein de facto maktkonsentrasjon, noko som vil bli forsterka dersom framlegget frå gjennomgangen av Kulturrådet om å leggje «arkivutviklingsoppdraget» til Riksarkivaren blir tatt til følgje.

Makt kan vere farleg, fordi den som har makta kan bli freista til å ta snarvegar. Ein føresetnad for godt samarbeid er å gi frå seg makt, å dele den med andre, og å ta alle desse omvegane som kan synest unødvendige men som for andre representerer sjølve stadfesta å bli tatt på alvor. Den nye riksarkivaren har krevjande oppgåver framfor seg, som arkivstyresmakt og regelverksforvaltar, institusjonsleiar, og koordinator for heile arkivlandskapet.

Har Inga Bolstad oversyn over dei utfordringane ho vil møte i sitt nye embete? Neppe. I eit kort intervju i Vårt Land papiravisa laurdag 21.06. innrømmer ho at ho ikkje «kjenner … arkivet», men framhevar dei digitale utfordringane som det mest spennande med den nye jobben. Om personlege eigenskapar som gjer henne eigna for stillinga nemner ho «… min evne til å involvere folk og skape retning samt min gjennomføringsevne». Og til spørsmålet om ho visste namnet til den avtroppande riksarkivaren, svarar ho: «Med hånden på hjertet: Nei».

Og det er eit strålande svar! Ikkje at Ivar Fonnes var ukjend for henne, men at ho ope og ærleg innrømma det. Det første vilkåret for å meistre ein bratt læringskurve er å vere ærleg om det ein ikkje veit. Eit anna vilkår er å kunne lytte, og her vil eg foreslå at ho gjer som John Herstad og gjennomfører i riksarkivarvisitas både i Sogn og Fjordane og andre fylke.

Velkomen, Inga Bolstad – og lukke til!

Tilbake til start?

juni 12, 2014

Rapporten Gjennomgang av Norsk kulturråd seier (naturleg nok) ikkje så mykje om arkiv. Men det lille som blir sagt er viktig og kan få relativt store følgjer. Etter ei utgreiing på 178 ord om utviklings- og forvaltningsoppgåvene på arkivsektoren, konkluderer rapporten med følgjande framlegg til tiltak:

Arkivutviklingsoppdraget blir overført til Riksarkivaren.
Prosjektmidla (post 77-midla) «omgjøres til søkbare utviklingsprogrammer med klare mål» og «såkornmidler som kan sikre igangsetting av for eksempel digitale utviklingsprosjekter».
Eigeninitierte tiltak der Kulturrådet har ein «produsentrolle» «utfases».
Dei «sentrale statlige etatene» må koordinere arbeidet med digitalisering, på initiativ frå Kulturdepartementet.

Kva kan så desse tiltaka føre til?

For å setje ting i perspektiv vil eg gå 14-15 år tilbake. Den gongen var eg leiar for IKA Hordaland, og samtidig leiar for LLLP (Landslaget for lokal- og privatarkiv) som var det organiserte uttrykket for arkivinstitusjonane utanfor det statlege Arkivverket. Eit viktig – kanskje det viktigaste – arkivpolitiske målet for LLP var å få oppretta ei statleg ordning som gav arkivfeltet tilgang til frie prosjekt- og utviklingsmiddel på linje med musea (som hadde fått Norsk museumsutvikling i 1994).
I 1999 kom stortingsmeldinga om arkiv, bibliotek og museum, som m.a. varsla opprettinga av eit statleg utviklingsorgan for ABM-sektoren, og gav oss ei von om at dette kunne bli mogleg.

For å gi eit bilete av korleis vi opplevde situasjonen på denne tida, skal eg sitere frå eit notat eg som LLP-leiar skreiv om oppgåvene til ABM-utvikling våren 2002:

«Arkivlandskapet framstår ( … ) som meir samansett og variert enn ( … ) då arkivlova vart førebudd og vedtatt. Det statlege Arkivverket hadde den gongen ein einerådande posisjon fagleg og organisatorisk. Dette er ikkje lenger tilfelle. Veksten i det kommunale arkivmiljøet har skapt ein ny balanse i arkivsektoren, der det ikkje-statlege arkivmiljøet har gjort seg sterkt gjeldande innanfor det faglege utviklingsarbeidet. På område som t.d. formidling over Internett og fagleg metodisk utvikling innanfor arkivdanninga har dette miljøet gått i brodden for utviklinga. Samtidig har ein i lagt stor vekt på nettverksbygging og utveksling av erfaringar mellom kommunale og andre ikkje-statlege institusjonane. Det er nødvendig å understreke at dei kommunale institusjonane ikkje berre har arbeidd med kommunale arkiv, men at ei rekkje av dei har også gjort vesentlege innsatsar på privatarkivområdet.

( … ) Dette nye arkivmiljøet er bygd opp så godt som utelukkande med kommunale ressursar. ( …) Dei måla som er nådd har skjedd gjennom ein hard prioritering av ressursane innanfor den enkelte institusjon. I ein slik situasjon har det naturleg nok blitt oppmagasinert eit stort udekkja behov for utviklingsretta innsats i institusjonane, for arkivfagleg forsking og fordjuping, for systematisering og dokumentasjon av erfaringar».

Etableringa av ABM-utvikling i 2003 førte til at arkivinstitusjonane for første gong fekk tilgang til frie utviklings- og prosjektmiddel. I løpet av dei komande åra vart det løyvd mange millionar til utviklingstiltak etter søknad frå institusjonane, samtidig som ABM-utvikling sjølv sette i gang eigne prosjekt. Denne rolla som utviklingsaktør vart overført til Kulturrådet då ABM-utvikling var lagt ned i 2011.

Som avdelingsdirektør i ABM-utvikling med ansvar for arkivfeltet frå 2003 til 2006, opplevde eg at utviklingsrolla først og fremst var avhengig av såkalla eigeninitierte prosjekt. Døme: ABM-utvikling ønska å styrke arbeidet med arkivformidling, og det vi gjorde var å starte prosjekt i eigen regi, invitere institusjonar til å delta og bidra med pengar, kompetanse og prosjektleiing. Dette var gjort med prosjekta Arkiv og skole 1 og 2, som gav ti arkivinstitusjonar høve til å utvikle tilbod for skoleelevar. Samanhengen mellom oppdrag og verkemiddel er openbar; utan effektive verkemiddel (les: pengar) vert oppdraget lite verd.

På denne bakgrunnen framstår framlegget om å overføre «utviklingsoppdraget» til Riksarkivaren som uklart, all den tid prosjektmiddel ikkje ser ut til å bli overført. Slik eg les rapporten, skal dei bli verande i Kulturrådet og knyttast til program som er definert på førehand, samstundes som Kulturrådets rolle som aktiv utviklingsaktør blir fasa ut. Summa summarum: Det vi kan sitje att med er at Riksarkivaren får eit uklart definert utviklingsoppdrag utan effektive verkemiddel, og ein krympa 77-post som er mindre open enn tidlegare. Men dette veit vi først noko sikkert om når statsbudsjettet blir lagt fram til hausten.

Likevel sit eg her med ei kjensle av at vi kan vere ført tilbake til start, til tida før 2003, men med ein viktig skilnad. Den gongen var det ikkje formulert noko «arkivutviklingsoppdrag»; Riksarkivarens hadde to roller, som regelverksforvaltar og leiar for Arkivverket. Når desse no vert foreslått supplert med ei tredje, slik at maktkonsentrasjonen i arkivsektoren blir endå større, merkar eg at ryggmargsrefleksane slår inn. Ikkje fordi eg mistrur leiarane på Kringsjå, men det vil bli ei svært krevjande oppgåve å handtere tre roller som skal vere klart skilde frå kvarandre. Og fordi all erfaring viser at det nye og spanande ofte veks fram i periferien, i dei små miljøa, og ikkje i dei store, tunge institusjonane.

Avtroppande riksarkivar Ivar Fonnes skriv godt i Aftenposten i dag (http://www.aftenposten.no/meninger/debatt/article7572372.ece#.U3shyfl_tK0 ) om faren for offentleg demens. Temaet er viktig og alvorleg, og han overdriv neppe i sine åtvaringar. Men eg reagerer når han skriv at nye tiltak for å bevare statlege og kommunale elektroniske arkiv «vil betale seg etter forholdsvis kort tid». Rett nok vil godt registrerte og tilgjengelege arkiv vere ein gevinst i den løpande administrasjonen av eit forvaltningsorgan, men berre for ei kort stund. Når arkiva går ut av administrativ bruk har dei ikkje lenger nokon verdi som kan målast i pengar.

Arkivarar kan ikkje grunngi sitt samfunnsoppdrag med økonomiske argument. David Bearman viste for 20 år sidan at ei kostnad-nyttebasert grunngjeving for bevaring og kassasjon ikkje kan vere gyldig, då ha konstaterte at begge sider av likninga er ukjende: den eine sida av likninga (verdien av det bevarte materialet) ikkje lar seg rekne ut og den andre (kostnad ved permanent bevaring) er uendeleg. For arkiv akkumulerer, noko som fører til at bevaringskostnadene aukar. Og – dette veit vi så vel – det er berre ein liten del av dei bevarte arkiva som faktisk blir brukt.

Så vi må finne andre argument for at vi skal gjere ein innsats for dei elektroniske arkiva i offentleg forvaltning, og meir enn det: bevare ein langt større del av dei private arkiva. Og desse finn vi neppe i dei rådande diskursane i politikk og forvaltning i dag; new public management og likande tilnærmingar kan ikkje gjelde for ei verksemd som har den sekulære evigheita som tidshorisont.

Arkiv gir eit samfunn kontinuitet. Det er – som Brien Bothman har peika på – eit bindeledd mellom dei døde og dei ufødde; vi byggjer relasjonar til tidlegare generasjonar gjennom å bruke arkiva, og vi etterlet oss arkiv slik at komande generasjonar kan etablere relasjonar til oss. Brothman diskuterer også arkivbevaring som ei gåve, men ulikt dei gåvene vi gir til slekt og vener, handlar arkiv om gåver som blir gitt i tid, og ikkje i rom. Han meiner at arkivinstitusjonane ikkje er noko verd, dersom dei ikkje først og fremst lekamleggjer samfunnets timelege inkludering, og bidrar til openheit til døde og ufødde generasjonar. I dette perspektivet er eldre arkiv gåver til oss frå dei døde, og dei arkiva som vi skaper i dag, gåver frå oss til dei ufødde.

Det fine med ei gåve er at du ikkje veit om mottakaren vil setje pris på den, eller kva den kjem til å bli brukt til. Akkurat som dei arkiva vi skal etterlate oss.

Kjelder

David Bearman: Archival Strategies, American Archivist vol. 58, 1994
Brien Brothman: Perfect present, perfect gift: finding a place for archival consciousness in social theory. Archival Science 2010, nr. 2

Denne veka har Kulturrådet løyvd 2 mill kroner til bevaring og formidling av privatarkiv. På rådets nettsider heiter det at løyvingane «er begrunnet i behovet for mer helhetlig samfunnsdokumentasjon, der en ser arbeidet med offentlige og private arkiv mer i sammenheng. Videre er digitalisering og digital tilgjengelighet til et bredt utvalg av arkiv gjennom Arkivportalen.no et siktemål med støtteordningen». Spørsmålet er om løyvingane tener dette formålet, fordi dei viktigaste aktørane i privatarkivarbeidet – arkivinstitusjonane – ikkje fekk tildelt eit øre.

Årsaka er at støtteordninga for privatarkiv frå 2014 er reservert for musea. Framlegget om denne innskrenkinga av støtteordninga dukka opp i stortingsmeldinga om arkiv (Meld. St. 7 1012-23). Det vart møtt med massive protestar frå ei samla arkivmiljø, men protestane førte ikkje fram. Følgjene blir kanskje ikkje synlege umiddelbart, men det vil vere ei rekkje arkivinstitusjonar som må setje på vent – eller avvikle heilt – planlagde bevaringsprosjekt. På sikt vil dette føre til ein mindre «helhetlig samfunnsdokumentasjon» – stikk i strid med dei fagre måla som vart formulert i stortingsmeldinga om arkiv.

Eg har ikkje oversikt over kor mange arkivinstitusjonar som har har søkt og fått avslag. Eg kjenner til ein: IKA Møre og Romsdal søkte om midlar til bevaring og formidling av arkivet etter skipsbyggingsverksemda A. M. Liaaen, som har vore ei nøkkelbedrift i Ålesund. Her hadde arkiveigarane bidratt med nær 200.000 kroner til ordning og beskriving av arkivet, og søknaden handla såleis om midlar til å fullføre prosjektet. Avslaget står i skarp motstrid til det som vart sagt i stortingsmeldinga om strategien for privatarkivarbeidet, som skulle «utnytte dei vilkåra som ligg føre for eit samspel med aktørar i privat sektor. … For å få arbeidet med privatarkiv opp på eit tilfredsstillande nivå, trengst det eit breitt samspel, mellom anna med aktørar i privat sektor» (s. 87). Eit samspel utan instrument – les pengar – er ikkje mykje verd.

Eg vonar at dei arkivinstitusjonane som har fått avslag vil klage på vedtaka og køyre prosessen heilt til topps. Men dei må gjere meir. Det held ikkje å sutre på kontoret og skrive klagebrev; dei må gjere saka kjent for ålmenta, t.d. med gå til avisene og synleggjere konsekvensane av Kulturrådets tildelingar, t.d. kva dette kan få å seie for dokumentasjonen og formidling av lokalsamfunna si historie.

Det som trengst for å gjere slutt på toskeskapen er eit realt arkivopprør. Og eg vonar at Landslaget for lokal- og privatarkiv – som det organiserte uttrykket for arkivinstitusjonane – tar ansvaret for å organisere og koordinere opprøret.

Uskikk i Ulstein

desember 11, 2013

I følgje Sunnmørspostens papirutgåve i dag er det avdekka grove manglar ved saksbehandling og arkiv i Ulstein kommune: «Det har vore papir ein ikkje fann igjen, møteprotokollar på avvege og signering av protokollar fleire år i ettertid». Og sjølvsagt: Korrespondanse som ikkje har blitt journalført, m.a. «korrespondanse som administrasjonen har hatt med fylkesmannen og som har hatt til formål å påverke til mildare kritikk» i ein tilsynsrapport frå fylkesmannen. Så no skal det bli «ryddesjau og jamnlege kontrollar», seier ordføraren til avisa.

Når slike tilhøve får utvikle seg, kan det berre vere tale om to årsaker: Inkompetanse eller forsøk på ulovleg hemmeleghald. Kva som er tilfelle i Ulstein kommune, veit eg ikkje.

Men det er eigentleg såre enkelt:

1. Ingen saksdokument (hovudsakleg brev, elektroniske eller på papir) skal gå til saksbehandling eller sendast ut frå eit offentleg organ før dei er journalførte.
2. Dersom eit slikt saksdokument skal vere unntatt frå offentlegheit, skal dette gå fram av journalen med referanse til lovheimel for unntaket.

Desse reglane er lovbestemte og gjeld for alle, uansett stilling i hierarkiet. Dei skal sikre innsyn i forvaltninga sitt arbeid, slik at borgarane kan utøve ein demokratisk kontroll av byråkrati og politikarar.

At eg flytta til Ulstein i fjor sommar har sjølvsagt ikkje noko med saka å gjere. Men det kan hende eg kjem til å følgje nøye med kva som skjer.