Foredrag på konferansen ”Kommunal arkivmateriale – en kilde for enkeltindividet og lokalsamfunnet til dokumentasjon av sin sosial/juridiske historie”, arrangert av IKA Kongberg 7.10.2004.
Innleiing
Tittelen på dette foredraget stiller spørsmålet om arkiva kan vere ein garanti for rettferd. Svaret er på spørsmålet er ja – men det er ei lang rekkje vilkår knytt til dette svaret. Det eine gjeld sjølve begrepet ”rettferd” – som openbart er betinga av politiske, sosiale og kulturelle forhold og som kan problematiserast i det uendelege. Det skal eg ikkje gjere; eg nøyer meg med ein omtrentleg presisjon: Med rettferd forstår eg at enkeltmennesket får oppfylt dei lovebestemte rettane som gjeld i samfunnet. Samtidig er oppnåinga av rettferd avhengig av ei rekkje faktorar utanfor arkiva, som eg i dette innlegget skal sjå bort frå. Mitt ærend her i dag er å undersøke dei spesifikke vilkåra som må oppfyllast for at arkiva kan bidra til rettferd.
La oss starte med litt historie[1]: I 1519 invaderte den spanske conquistadoren Hernan Cortes Mexico med 500 soldatar – og ein notarius. Under felttoget vart det gjennomført eit merkverdig ritual: Før Cortes gjekk til åtak på ein by, sende han fram ein mann som hadde lært ein del av aztekarspråket. Denne mannen leste opp ein proklamasjon om at all motstand ville vere nyttelaus, og at dersom blod vart spilt ville ansvaret liggje på innbyggjarane i byen. Deretter skjedde noko endå merkelegare: Notariusen fekk dokumentet, skreiv på at det var lest opp og signerte det. Etter at slaget var vunne – og slik vi kjenner historia vann Cortes alle slag – proklamerte Cortes at det erobra området var ein del av det spanske riket, og notarusen sette opp eit dokument der han bekrefta at dette hadde blitt gjort.
Vi kan gjerne undre oss over dette. Kvifor tok Cortes på seg kostnadene med å fø og utstyre ein ekstra, ikkje-stridande mann, i tillegg til dei 500 soldatane? Svaret finn vi i romarretten: Her har notarius ein funksjon som den instansen som kan bekrefte at noko verkeleg har skjedd. Eit dokument sett opp av notarius har beviskraft. Cortes’ notarius hadde altså som oppgåve å skape rettskraftig dokumentasjon av erobringane i Mexico, på eigne og den spanske kongen sine vegner. Cortes’ notarius skulle skape arkiv.
Historia om Cortes’ notarius kan fortelje oss ein heil del om dei eigenskapane arkiv kan ha, og om kor viktige dei kan vere. For Cortes er det openbart at arkivdokumentet sin bevisfunksjon var sentral. Så la oss sjå på denne først.
Arkiv som dokumentasjon
Bevisfunksjonen – det å kunne dokumentere bestemte forhold – er ein av dei grunnleggjande funksjonane til arkivet. Det er faktisk sannsynleg at det historiske opphavet til arkivet nettopp var behovet for dokumentasjon. Dei første skriftlege dokumenta vi kjenner til – dei sumeriske leirtavlene – er for det meste arkivdokument, som inneheld informasjon om t.d. eigendomsrett til jord og kveg, eller lister over produksjon og handelsvarer. Det er faktisk ein som tyder på at den sumeriske skrifta vart utvikla for å kunne arkivere, dvs. overføre informasjon frå individuelle eller kollektive minne til ein ytre informasjonsberar for å skape uavhengig dokumentasjon.
Arkivdokument kan ha bevisfunksjon når dei framstår som autentiske, dvs. ekte og uendra over tid. Men korleis kan vi vite at det dokumentet vi har i handa verkeleg er det som vart laga t.d. 14.10.1887? Og korleis kan vi vite at den saksmappa som ligg på kontorpulten er komplett og at ingen utru tenarar har bytt ut eller lagt til eit dokument? Problemet med forfalskingar er sannsynlegvis like gammalt som sjølve arkivet. Her til lands kjenner vi til at kong Sverre vart skulda for å ha forfalske eit brev frå pave Coelestin III. Og forfalskingar av pavelege og kongelege dokument var eit utbreidd problem i middelalderen, så stort at det vart etablert ein eigen vitenskap – diplomatikken – som utvikla metodar for å identifisere autentiske dokument og avsløre dei falske. Desse metodane fokuserte på å undersøke enkeltdokumenta, t.d. skrifttype, underskrift, segl, materialtype og brettinga av dokument.
Den moderne arkivistikken har utvikla andre metodar for å kontrollere autentisitet. Utgangpunktet her er at eit arkivdokument er samansett at tre element: innhald (tekst), struktur (utforming, ”layout”) og kontekst (relasjonar til andre dokument i arkivet). Når eit arkiv blir skapt, blir det etablert bestemte relasjonar mellom dei ulike dokumenta. Dersom eit inngåande brev har ført til saksbehandling, vedtak og svar, vil både dokumenta og relasjonane mellom dei vanlegvis vere registrert i ein postjournal eller eit anna register. Arkivet vil på si side ha ei administrativ forankring i ein gitt organisasjon – t.d. ein kommune. Når vi skal kontrollere om eit dokument er autentisk må vi derfor undersøkje om det er registrert og behandla i denne kommunen og kva relasjonar det har til andre dokument i arkivet. For at slik kontroll skal vere muleg, er det nødvendig at arkivet er bevart (og beskrive) slik det vart skapt. Proveniensprinsippet vart utvikla på slutten av 1800-talet med nettopp dette formålet: For å ta vare arkivet sin autentisitet er det nødvendig å bevare eit arkiv som ei separat eining og i sin opphavlege orden, med andre ord: bevare både enkeltdokumenta og relasjonane mellom dei.
I vår elektroniske verden blir dette ikkje mindre viktig. Mens dokumenta sitt innhald, struktur og kontekst i den analoge verda var festa til papiret, vil dette i eit elektronisk arkiv vere lagra som metadata i systemet. Dette er metadata som a) oversetter dei digitale dataene som er lagra til lesbar tekst på dataskjermen, b) held orden på strukturen i dokumenta (t.d. avsnitt, innrykk, uthevingar og understrekingar) og c) tar vare på den arkivmessige konteksten mellom dokumenta. Dersom eit elektronisk system skal ha arkivkvalitet, må elektroniske dokument framstå uendra og i sin opphavlege kontekst over tid. Eit elektronisk dokument utan konktekstinformasjon vil ikkje vere eit arkivdokument – det vil vere utan autentisitet, utan rettskraft, det vil ikkje vere bekrefta av notarius.
Vi kan altså slå fast eit første vilkår for at arkiva skal kunne vere ein garanti for rettferd: Dei må vere skapt og bli bevart på ein måte som gjer det mulig for dokumenta å framstå som autentiske og uendra over tid, dvs med innhald, struktur og kontekst intakt. Når det gjeld elektroniske arkiv må dette kunne skje på tvers av elektroniske systemgenerasjonar og gjennom utallige konverteringar.
Når arkiva teier
Historia om Cortes’ notarius kan også vere eit utgangspunkt for å sjå nærare på andre eigenskapar ved arkiva. Det blir av og til sagt at arkiva gjenspeilar samfunnet. Stemmer dette? Ikkje om vi oppfattar utsagnet bokstavleg. Arkiva gir ikkje noko fullstendig eller balansert bilde av samfunnet. Vi kan heller seie at arkiva viser samfunnet slik det blir oppfatta av arkivskaparane, farga av arkivskaparane sine formål og prioriteringar. Cortes hadde med seg sin notarius for å dokumentere erobringane. Han skulle bekrefte sigerherren – Cortes – sin versjon av historia om felttoget i Mexico. Aztekarane sin versjon vart ikkje fortalt.
Slik vil det vere i mange arkiv, også i offentlege arkiv har i landet. Av og til teier arkiva, og når dette skjer kan det få store konsekvensar for enkeltmennesket. Vi som jobbar i statleg og kommunal forvaltning i dag har kanskje lett for å gløyme at dagens regime med offentlegheitslov, forvaltningsliv, personopplysningslov, partsinnsyn og informasjonsplikt berre er knapt tretti år gammalt. Arkiv som vart skapt så seint som midt på 1960-talet bygde på andre føresetnader enn dei arkiva vi skaper i dag, og dei kan difor teie der dagens arkiv talar.
Dette problemet blir aktualisert i stortingsmelding nr 44/03-04 som vart lagt fram i juli i år. Denne foreslår m.a. ei eiga erstatningsordning for krigsbarn som har lidd særleg ”særlig lidelse, tap eller urimelighet” på grunn av overgrep og mobbing frå nærmiljøet, på skulen eller i møte med offentlege myndigheiter. Ordninga er utforma slik at storleiken på erstatningane blir gjort avhengige av om overgrepa kan dokumenterast. Dokumenterte overgrep kan gi grunnlag for erstatningar opp til kr. 200.000. Men meldinga foreslår også ei erstatningsordning når overgrep ikkje kan dokumenterast. Det blir rekna med at det vanlegvis ikkje vil finnast dokumentasjon av mobbing på skule, i lokalmiljøet o.l. – men det kan likevel bli gitt ei mindre erstatning – inntil 20.000 – basert på truverdige eigenerklæringar (evt bekrefta av personar som kan har kjent til forholda).
Organisasjonane til krigsbarna har reagert negativt på at stortingsmidlinga stiller krav til dokumentasjon. Dei hevdar at det ikkje kan krevjast dokumentasjon, fordi det vil vere tilfeldig om denne kan finnast. To av organisasjonane har i staden foreslått ei ordning der den ”enkeltes historie legges til grunn” utan noko krav til dokumentasjon. Den tredje organisasjonen foreslår – med ei likande grunngjeving – ei kollektiv erstatningsordning som skal omfatte alle krigsbarn.
Regjeringa og krigsbarnorganisasjonane er ueinige om grunnlaget for erstatningsordningane, men dei er einige om ein ting: at dokumentasjonen av krigsbarna sin oppvekst er mangelfull. Årsakene til dette er mange og samansette: På den eine sida har vi samfunnet si sterkt negative haldning til krigsbarna det første tiåret etter krigen. På den andre sida kan det vel vere rett å seie at samfunnet på den tida hadde eit anna syn på barn sine rettar og omsorgsbehov generelt enn det vi har i dag, der fenomen som mobbing o.l. ikkje vart sett på som spesielle problem, og der tenester vi i dag reknar som sjølvsagte mangla.
I tillegg fanst det eit anna forvaltningsregime som m.a. ikkje gav enkeltmenneska den kontrollmuligheita som partsinnsynet gir i dag. Dette hadde to viktige konsekvensar: Mange som hadde behov for hjelp fall utanfor det hjelpeapparatet som faktisk ekstisterte – og når dei vart tatt hand om av hjelpeapparatet vart dette gjerne dokumentert på ein måte som vi i dag oppfattar som mangelfull, eller ikkje dokumentert i det heile tatt. Dette har ført til at arkiva teier om det vi i dag oppfattar som viktige forhold. Dagen forvaltningsregime gir som sagt samfunnsborgarane ein grunnleggjande demokratisk rett til å kunne kontrollere forvaltninga og dermed arkiva. Forvaltninga er på si side pliktige til å kontrollere at arkiverte opplysningar om enkeltpersonar er korrekte, komplette og relevante for saka. Dette regelverket legg faktisk eit grunnlag for at arkiva kan bli ein garanti for rettferd – dersom det blir etterlevd.
Vi kan dermed formulere eit vilkår nr. 2 for at arkiva skal kunne vere ein garanti for rettferd: Vi må sørgje for at den vi arkiverer opplysningar om, får bruke retten til partsinnsyn til å kontrollere at dei opplysningane som er arkivert er korrekte og utfyllande. Samtidig må dagens arkivarar også ha kunnskap om tidlegare tiders forvaltningspraksis, slik at dei veit når arkiva taler og når dei teier.
Når arkiva er borte
Av og til teier arkiva – og av og til har dei blitt borte. Som mange vil kjenne til, har Bergen kommune etablert ei erstatningsordning for folk som har opplevd overgrep eller omsorgssvikt under opphald på barneheimar i perioden 1953 – 90. I denne prosessen er arkivinstitusjonane i Bergen sterkt involvert med å finne fram dokumentasjon. Det har vist seg at arkivmateriale frå fleire av barneheimane ikkje finst. Det kan vere fleire grunnar til dette. Vi kan – som sagt ovanfor – ikkje vite kva som i utgangspunktet har blitt arkivert. Men det er samtidig sannsynleg at mykje materiale har blitt øydelagt. Det er nok ulike grunnar til dette – mykje har nok forsvunne fordi det ikkje har eksistert noko apparat for å ta vare på materialet, man materiale kan ha blitt øydelagt bevisst.
Kvifor blir arkiv av og til øydelagt? Er det fordi at nokon vil skjule sine spor? I nokre tilfelle er det nok slik. Men eg vil tru at det i dei fleste tilfelle heller eit uttrykk for eit ønske om å beskytte dei som er registrert i desse arkiva. Då eg i min gamle jobb i 1990 var på besøk i ein av dei mindre kommunane i Hordaland, vart eg fortalt av sosialsjefen at han eigenhendig hadde brent alle dei avslutta barnevernsmappene i arkivet. ”Den elendigheita skal vi berre gløyme,” sa han. Og eg trur at mange har tenkt som han.
For å ta eit eksempel: I meir enn 1/3 av kommunane i Hordaland manglar ein eller fleire av forhandlingsprotokollane til fattigstyret. Når det gjeld dei andre seriane i desse arkiva, særleg korrespondansen og understøttelsesprotokollane, er i endå mindre grad bevart. Eg vil tru at ein viktig grunn til dette er at materiale bevisst har blir øydelagt for å beskytte klientane – og slekta deira – sitt namn og omdømme. Dei som har gjort dette har gjerne handla i beste meining, slik som Datatilsynet gjorde då dei i 1981 påbaud sletting av klientmapper i sosialtenesta, barnevernstenesta og PPT etter ti år. Men slik øydelegging av arkiv er – uansett motiv – ei undergraving av rettstryggleiken.
Konsekvensane kan vere svært så alvorlege for dei som får behov for dokumentasjon – og blitt møtt med tomme mapper. ”Qued non est in actis – non est in mundo,” sa dei gamle romarane: Den som ikkje finst i arkivdokumenta, eksisterer ikkje. Når slike ting har skjedd i kommunal sektor, er det truleg at ein del av årsaka er at det har mangla organisatoriske strukturar for å bevare arkiv på ein sikker og profesjonell måte. Alternativet med å øydeleggje materiale kan for enkelte ha syntest betre enn å la det stå utan tilsyn i eit fjernmagasin i ein kjellar i kommunehuset. Etableringa av kommunale arkivinstitusjonar med fagleg kompetanse og system for mottak og behandling av avslutta arkiv, har endra desse føresetnadene i fleirtalet av norske kommunar. Men det er framleis svært mange kommunar som stå utan ei tilfredsstillande depotordning for arkiva sine.
Bevaring av arkiv handlar om meir enn å flytte arkiva til ein trygg plass. Bevaring er også å dokumentere og vedlikehalde arkiv som er skapt gjennom fleire hundreår med skiftande teknologiske, administrative og rettslege føresetnader, og gjere dette på ein slik måte at dei er tilgjengelege og framstår som autentiske og forståelege til ei kvar tid. Arkivbevaring er eit vitskapleg arbeid som ikkje bør overlatast til amatørar. Konsekvensane av dårleg arbeid og uforstand kan vere for alvorlege til det. Vi kan dermed formulere vilkår nr. 3: Arkiva må bevarast av profesjonelle arkivinstitusjonar som kan sikre at materialet er tilgjengeleg for all framtid.
Den tenande arkivaren
Arkivaren fungerer som mellomledd mellom den som spør etter opplysningar og arkivet der dokumenta finst. Ho står faktisk i ein maktposisjon i forhold til spørjaren, fordi ho kontrollerer tilgangen til informasjonen han ønskjer å få innsyn i. Ho veit vanlegvis meir om kor dokumentasjonen kan finnast enn det spørjaren gjer, ho veit om han kanskje kan få betre svar hos andre arkivinstitusjonar, og ho kan til ein viss grad velje kor mykje av si tid og sin kunnskap ho vil dele med han.
Korleis opptrer vi i møte med folk som spør etter dokumentasjon av det dei meiner er urett og overgrep når vi veit at arkiva kanskje kan vere mangelfulle? I slike tilfelle finst det vel to val: Arkivaren kan behandle forespørselen på formelt korrekt vis utan å yte noko ekstra, dvs. undersøke om det finst noko dokumentasjon i det aktuelle arkivet og svare på det. Alternativt går det an å gå eit steg vidare og undersøke kva som kan finnast i andre arkiv eller i andre arkivinstitusjonar, snu kvar stein for å leite etter dokumentasjon. Dette vil krevje både tid og krefter og kan gå ut over andre arbeidsoppgåver. Kva er rett å gjere?
I ABM-meldinga vart det framheva at eit sentralt mål for arkiv, bibliotek og museum skal vere å gi enkeltmenneska like rettar til informasjon og kunnskapskjelder og bidra til at einskildindivida like høve til å utvikla seg som aktive samfunnsdeltakarar og delta i eit levande demokrati. Kva betyr det å gi lik rett til informasjon? Faktisk dreier dette seg om å utvikle ulike og differensierte tenester for folk med ulike føresetnader for å bruke arkiv. Menneske med lite eller ingen kunnskap om kva som kan finnast i arkiva har behov for å få meir informasjon og rettleiing enn ein dreven arkivbrukar. Dei kan også ha bruk for hjelp til å forstå innhaldet i dokumenta. Og det er ofte slik at dei som mest behov for dokumentasjon frå arkiva, også har behov for mest assistanse frå arkivaren.
Dersom arkiva skal fremje sosial inkludering er det nødvendig å ta tak i desse utfordringane. Eksistensen av og tilgangen til arkiv er eit av grunnelementa i eit demokratisk samfunn. Arkiva kan gi viktige bidrag til rettferd. Vilkåra er at arkivdokumenta er autentiske, at arkiva ikkje teier om bestemte forhold, og at arkiva blir bevart. Men kanskje det viktigaste vilkåret er det eg vil avslutte med: Arkivarane må arbeide for å demokratisere arkiva, og utvikle tenester og service som kan gi menneska tilgang til den dokumentasjonen dei treng ut frå sine eigne føresetnader.
[1] Historia om Cortes’ notarius er gjengitt etter James M. O’Toole: Cortes’s Notary: The Symbolic Power of Records, I Archival Science, vol 2, 1/2002
Depotdrengen 