Kontekstar
For 24 år sidan – i slutten av februar 1987 – hadde eg min første arbeidsdag som den første tilsette ved Interkommunalt arkiv i Hordaland. Hovudoppgåva til den nye institusjonen var å spore opp, ordne og katalogisere eldre arkiv i medlemskommunane og deretter føre desse tilbake til permanent oppbevaring i kommunane. I åra som følgde brukte mine kollegaer og eg mykje tid på leiting etter arkivmateriale i kommunale fjernarkiv, fråflytta kommunehus, fuktige kjellarar og trekkfulle loft . Vi fann mykje, på dei underlegaste stader. Noko var i god stand, noko var i dårleg stand, det meste var i uorden. Vi pakka ned, fylte opp bilar, kjørte til Bergen, pakka ut, reingjorde, ordna og listeførte og laga katalogar.
Parallelt med dette utvikla vi frå 1989 tenester for å styrke arkivdanninga i kommunane: arkivplanlegging og eit breitt kurstilbod. Midt på 90-talet hadde IKA Hordaland 300 eller fleire deltakarar årleg på sine kurs. I andre fylke opplevde ein ei tilsvarande utvikling. Det vart oppretta IKAer i Sogn og Fjordane, Trøndelagsfylka, Vest-Agder, Nordland, Buskerud, Telemark og Vestfold, og Troms. I Oslo og Trondheim vart kommunearkiva omgjort til byarkiv. Dei nye kommunale arkivinstitusjonane representerte ei ny giv i det norske arkivlandskapet, kjenneteikna av ei medviten satsing på arkivdanning. Det som i dag er kjent som KAI-miljøet utvikla gjennom nittiåra, uavhengig av og til dels i opposisjon til Riksarkivaren, eit kreativt og fagleg nyskapande miljø som førte til ei sterk nivåheving for arkivpersonalet og arkivarbeidet generelt i dei kommunane som hadde tilgang til desse institusjonane sine tenester.
Det er nødvendig å seie dette, av to grunnar. For det første fordi Riksrevisjonens rapport har ein viktig mangel; den har ingen historisk dimensjon. Dermed usynleggjering rapporten den store og positive utviklinga som har funne stad i mange kommunar, i første rekkje på grunn av IKAene sitt arbeid. For det andre, fordi forfattaren av denne artikkelen var ein sentral aktør i denne utviklinga i meir enn 15 år. Eg er altså ingen nøytral observatør i denne konteksten (om nokon skulle tru det!), men drar på ei relativt stor personleg bagasje.
For meg er ikkje opplysningane om den kritiske situasjonen for mange kommunale arkiv veldig overraskande. At situasjonen for mange kommunearkiv er kritisk vart faktisk dokumentert i «Til kildene!», rapporten frå ABM-utviklings arkivkartlegging, som vart utgitt i 2007. Arkivkartlegginga vart sett i gang på oppdrag frå kulturdepartementet då eg var avdelingsdirektør i ABM-utvikling. Rapporten vart lagt fram for kulturdepartementet, som altså må må ha kjent til desse forholda. Likevel viser Riksrevisjonens rapport at departementet systematisk har neglisjert det kommunale arkivområdet, også etter at dei fekk tilgang til dataene frå arkivkartlegginga.
Arkiv og demokrati
Så til saka: Eg har fått i oppdrag å snakke om etiske utfordringar i lys av Riksrevisjonens rapport. Dette er ei omfattande oppgåve. Eg har difor gjort det eg ber studentane mine gjere når dei skal skrive oppgåver på arkivstudiet ved Høgskolen i Oslo, nemleg å presisere og avgrense oppgåva og formulere ei tydeleg problemstilling. Eg har valt å fokusere på arkivaren si rolle når ein kommune forsømmer sitt ansvar for å bevare og tilgjengeleggjere sine eigne arkiv: Kva handlingsrom har ein arkivar (og det kan vere ein arkivleiar eller arkivtilsett i kommunen, ein arkivar i eit kommunalt arkivdepot eller ein IKA-arkivar) når ho eller han oppdagar at kommunen (dvs den politiske eller administrative leiinga, eller tilsette som har mulegheit til det) gjer vedtak eller gjennomfører handlingar som set kommunale arkiv i fare eller legg hindringar i vegen for den allmenne tilgangen til arkiva? Kva faglege og etiske prinsipp bør styre arkivaren sin reaksjonsmåte?
Mitt utgangspunkt er at offentlege arkiv er folkets eigedom. Arkival ortodoksi lærer oss at arkivet blir skapt for å tilfredsstille arkivskaparens eigne dokumentasjonsbehov, og det er sjølvsagt riktig. Men norske offentlege arkiv har også eit anna formål: Dei skal tene den demokratiske kontrollen av arkivskaparane si verksemd. Av ein eller annan grunn er ikkje dette formålet nemnt i den norske arkivlova (i motsetning til den svenske, som plasserer «rätten att ta del av allmänna handlingar» som det første formålet i sin formålsparagraf), men offentleglova og forvaltningslova er klare nok på dette punktet. Eit offentleg arkiv er ikkje lenger berre eit administrativt verktøy for arkivskaparen; det er og skal vere ein demokratisk ressurs for samfunnsborgarane.
Dette gjeld ikkje berre vårt land. Utviklinga nasjonalt og internasjonalt dei siste femti åra har endra dei samfunnsmessige funksjonane til arkiva. Eg har alt nemnt konsekvensane av innføringa av offentlegprinsippet og eg kan også nemne arkivets funksjon som rettsdokumentasjon; i ei lang rekkje land har marginaliserte og forfølgde grupper brukt arkivdokumentasjon til å krevje oppreising og rettferd. Samtidig har den digitale teknologien opna arkiva for nye brukargrupper, men har også skapt nye og effektive verktøy for registrering og kontroll av innbyggarane. Samfunnet er meir avhengig av arkiv enn før, arkiva har blitt meir synlege, og arkivaren – både i forvaltning og depot – har fått ein meir framskoten samfunnsposisjon.
Denne utviklinga har ført til at mange føler eit sterkt behov for meir medviten refleksjon om arkivarprofesjonen. Amerikanaren Richard J Cox (2006:xx) seier det slik:
Det er fordi aktive og historiske arkivdokument er så viktige for samfunnet og samfunnsborgarane, særleg i ein demokratisk kultur, at arkivarar i depot og forvaltning må granske si eiga historie, praksis og kunnskapar og stille spørsmål ved sine førestillingar om [profesjonen] sitt formål og oppgåver.
Cox meiner at arkivarar har ei grunnleggjande plikt til å stå ansvarleg for sine handlingar, vere «accountable». Når det gjeld arkiv og arkivarar, meiner han at dette handlar om spørsmål som å forklare viktigheita av arkiva (for samfunnet og enkeltmenneske), å arbeide mot unødvendig hemmeleghald, om viktigheita av administrativt og samfunnsmessig minne, og om den tilliten som nødvendig mellom styresmakter og borgarar. Cox understrekar her arkivets funksjon som grunnlag for demokratisk kontroll av makthavarane. Og han meiner at arkivarane har ei yrkesetisk plikt til å bidra til at dette kan skje, men arkivarane må samtidig også vere «accountable» for sine handlingar. Offentlegprinsippet gjeld også for arkivarane, og dei kunne forsvare sine handlingar fagleg og etisk. Dette ansvaret er for han eit grunnleggjande element i arkivetikken.
Arkivarens ansvar
Kva faglege og etiske forpliktingar har ein arkivar? Å svare på eit slikt spørsmål er ikkje enkelt. Ein grunn til dette er at det finst fleire retningar innanfor arkivfaget, som vil kunne ha forskjellige syn på kva slike forpliktingar inneber. Men vi kan ta utgangspunkt i eit dokument, som trass i openbare manglar, må kunne reknast som eit fagetisk «minste felles multiplum» for den internasjonale arkivarprofesjonen, ICAs arkivetiske kodeks.
Etikkodeksen (ICA 1998) er formulert som ti bod. De første fire behandlar ulike sider av det generelle arkivfaglege ansvaret: Regel 1 seier at arkivarane si fremste oppgåve er å sikre arkivets integritet for ettertida, regel 2 at dei skal bevare arkiva i samsvar med proveniensprinsippet og prinsippet om den opphavlege orden, regel 3 at autentisiteten til arkiva skal bevarast, og regel 4 at arkiva skal gjerast tilgjengelege for ettertida.
Dei siste seks reglane handlar i større grad om om arkivarens individuelle, etiske ansvar. Regel 5 seier at arkivarane skal dokumentere sine disposisjonar for å kunne forsvare dei på fagleg grunnlag. Vi skal kome tilbake til denne seinare. Regel 6 behandlar arkivaranes ansvar for å fremje størst mogleg tilgang til arkiva og å likebehandle brukarar, regel 7 ansvaret for å balansere personvern med retten til innsyn og arbeide innanfor gjeldande lovverk, regel 8 seier at arkivaren ikkje skal utnytte si stilling til fordel for seg sjølv eller andre, regel 9 krev at vi skal halde oss fagleg oppdatert og nummer 10 at vi skal samarbeide med andre arkivarar og nærskylde profesjonar.
Det kan kanskje synest unødvendig at kodeksen legg så stor vekt på faglege prinsipp. Faget er jo sjølve legitimeringa av profesjonen; arkivarar eksisterer for å arbeide med arkivdanning og arkivbevaring og då er det vel sjølvsagt at dei gjer dette arbeidet på ein fagleg forsvarleg måte? Den nederlandske arkivvitaren Theo Thomassen (1999) meiner at understrekinga av dei faglege prinsippa er avgjerande for å etablere arkivaryrket som sjølvstendig og uavhengig profesjon. Kodeksen stadfestar på denne måten profesjonens autonomi i høve til styresmakter, arbeidsgivarar og politikk og etablerer ein felles internasjonal fagleg standard som inneber at arkivarar først og fremst skal vere ansvarlege overfor sitt eige fag.
Ein arkivar kan såleis ikkje utføre påbod frå styresmakter eller arkivgivarar dersom desse bryt med faglege prinsipp eller standardar. Dette gjeld også når arkivaren arbeider i ein offentleg arkivinstitusjon eller i offentleg forvaltning, der arbeidsgivaren også er ei styresmakt: i konfliktsituasjonar må dei faglege prinsippa vege tyngst. Etikk handlar djupast sett om valet mellom rett og gale, og ein arkivsamanheng vil kriteria for kva som er rett eller gale vere definert av faget sitt formål og dei faglege grunnprinsippa.
Problemet er at ICAs kodeks ikkje gir føringar for korleis ein skal handle i konfliktsituasjonar. Den er laga for å vere eit generelt rammeverk for profesjonsutøving, og ikkje laga for å gi konkrete løysingar på spesielle problem. Denne begrensinga blir også slått fast i innleiinga til kodeksen. Så korleis skal vi handtere faglege og etiske konfliktsituasjonar på arbeidsplassen – knytta til tematikken i Riksrevisjonens rapport, altså arkivbevaring?
Kvardagens fagetiske dilemma
Då er var fersk IKA-arkivar på slutten av 1980-talet lærte eg dei reelt eksisterande kommunearkiva å kjenne. Det var ikkje alltid eit behageleg bekjentskap. I ein kommune fann vi dei historiske arkiva i eit kjellarrom som openbart var bygd for å vere brannsikkert (og det var det!), for det var utan oppvarming og til og med utan fungerande elektrisk lys. I fuktig vestlandsklima fører slike forhold til at luftfukta blir høg. Og når luftfukta blir for høg, veks det skjegg på arkivsakene – altså muggsopp. Det hadde skjedd i dette tilfellet; store delar av arkivmaterialet var soppskada. Vi måtte sørgje for gassing av heile arkivet og deretter måtte det stå i nokre veker for at gassen skulle luftast ut før det kunne reingjerast.
Denne kommunen hadde altså forsømt sitt ansvar for å ta vare på sine arkiv. Den direkte konsekvensen av dette var ein god del ekstraarbeid – ubehageleg og grisete ekstraarbeid – for oss. Men kommunen slapp billeg unna; økonomisk fordi vi gjennom diverse kontaktar klarte å ordne det slik at gassinga vart nesten gratis, og politisk fordi vi ikkje følgde opp saka på nokon måte. Det vart ikkje skrive brev til kommunen der den vart kritisert for å ha forsømt sitt ansvar. Burde vi ha gjort det?
Vi burde kanskje det. På denne tida (før kommunelova av 1993) var det ordføraren som hadde det formelle arkivansvaret, og eit brev ville ha synleggjort forsømminga og understreka ansvaret for både den administrative og politiske leiinga. Og då hadde vi kanskje unngått det som skjedde i den same kommunen nokre år seinare. Kommunen hadde bygd nytt rådhus, med arkivlokale som tilfredsstilte alle faglege krav til klima og brannsikring, på dette tidspunktet det beste kommunale arkivlokalet i Hordaland. Heilt til det, av ein grunn som eg ikkje lenger hugsar, vart laga hol i den eine veggen. Heller ikkje denne gongen skreiv vi brev. Vi tok saka opp munnleg, og det var tydeleg at ein i administrasjonen forsto at dette ikkje skulle ha vore gjort, og vi vurderte det vel slik at behovet for ytterlegare oppfølging ikkje var til stades. Var dette ei riktig vurdering?
I løpet av 90-talet utførte IKA Hordaland ei rekkje oppdrag knytta til utbetring av arkivlokale i kommunane. Vi laga vurderingar av eksisterande rom, forslo utbetringstiltak og laga forslag til innreiing med reolar. Som ei følgje av dette vart standarden til arkivlokala heva vesentleg. Lokala tilfredsstilte ikkje nødvendigvis dei krava til «spesialrom for arkiv» som seinare vart fastsett i arkivforskrifta, men representerte den beste moglege løysinga i dei aktuelle bygga og innanfor dei tilgjengelege økonomiske rammene. Vi var altså bevisst pragmatiske; vi søkte ikkje den optimale løysinga. Var dette ein riktig strategi?
Så til eit anna spørsmål, nemleg bevisst øydelegging av arkiv. I samband med kartlegging av arkiva i ein kommune rundt 1990, vart eg fortalt av sosialsjefen at han eigenhendig hadde brent alle avslutta barnevernsmapper. «Den elendigheita skal vi berre gløyme,» sa han. Eg hugsar at eg fekk hakeslepp, men at eg summa meg såpass at eg fekk sagt noko om arkivets funksjon som personleg rettsdokumentasjon og historiske kjelder. Utan at det gjorde synleg inntrykk på karen. Han stod for det han hadde gjort og angra ikkje. Og heller ikkje denne saka fekk noko etterspel; eg rapporterte han ikkje til kommuneleiinga. Burde eg ha gjort det?
Eit siste døme: Noko av det siste eg gjorde som IKA-arkivar var å gjennomføre ei undersøking av korleis dei forskjellige fagsystema for behandling og lagring av sensitive personopplysningar fungerte og vart brukt i kommunane. Eg besøkte om lag ti kommunar og undersøkte korleis systema fungerte i høve til journalføring og lagring av saksdokument og kva rutinar som fanst for bruk av systema. Formålet var å utvikle rutinebeskrivingar for arkivdanning og -bevaring i tenesteområde som sosial, barnevern, PPT o.l. Det viktigaste funnet eg gjorde – i konteksten til dette innlegget – var at om lag 80% av dei administrasjonane eg besøkte ikkje hadde rutinar for å låse journalnotat i dei elektroniske klientjournalane mot seinare endringar. Denne praksisen var grunngitt med at saksbehandlarane ønska å få høve til å finpusse på formuleringar o.l. seinare, noko som dei i praksis sjeldan fekk tid til. Konsekvensen av dette var at autentisiteten til dokumentasjonen i desse arkiva vart vesentleg svekka. I dette tilfellet vart det dette følgd opp i direkte samtalar med leiinga i dei aktuelle avdelingane, og i dei rutinebeskrivingane som seinare vart utarbeida vart det presisert spesielt at slike journalnotat skulle låsast innan ein gitt frist, seinast etter 24 timar. Men vi gjorde ikkje noko ut over dette; det vart ikkje rapportert til rådmannen i kommunen om desse manglane. Var dette ei grei løysing?
Vår handtering av dei sakene eg har nemnt var styrt av det som var vårt overordna mål, nemleg å arbeide for at dei bevaringsverdige arkiva i kommunane faktisk vart bevart. Og det viktigaste vilkåret for å kunne nå dette målet, var at kommunane var med i IKAH. Dersom vi hadde handtert desse sakene på ein slik måte at desse misforholda vart offentleg kjent (og dei aktuelle kommunane kanskje hadde blitt hengt ut i media), kunne det ha skada IKAH sitt forhold til administrasjonen i kommunane. Vi kunne ha blitt oppfatta som prinsippryttarar. Kommunar med lik i lasta kunne ha blitt negative til å bli med i IKA-samarbeidet. Handlingsmåten vår i desse sakene bygde altså på vurderingar av kva som tente «arkivsaka» på lengre sikt. Men det er klart at vurderingane våre kan kritiserast.
Kvardagens faglege og etiske – altså: fagetiske – dilemma er ofte slik at det ikkje finst nokon enkel «fasit» på kva som er rett og kva som er gale. Det enkelte dilemma kan ikkje forståast uavhengig av sin bestemte kontekst, og vesentleg for konteksten til dei eksempla eg har nemnt så langt er at alle involverer ein IKA-arkivar. Vi som jobba i IKA hadde ein annan posisjon enn arkivmedarbeidarane i kommunane; det at vi kom «utanfrå» gav oss ein særleg status – både fagleg og elles. Vi representerte ein viss fagkompetanse. Og vi stod samtidig utanfor den kommunale organisasjon, utanfor rådmannens myndigheitsområde.
Ein arkivar som er tilsett i ein kommune vil arbeide innanfor ein annan kontekst. Ho eller han vil vere underlagt leiinga i kommunen og ha eit anna handlingsrom enn IKA-arkivaren. Og han eller ho vil ha eit anna, mykje tettare forhold til dei fagetiske dilemma som dukkar opp: Kva skal vi gjere med Hansen, som konsekvent lar vere å vidaresende mail til arkivet? No har han fått beskjed om dette så mange gongar – er det ikkje snart på tide å rapportere han til rådmannen? Slike problem må løysast, dersom ikkje går det ut over kvaliteten til arkivet. Men korleis skal vi gå fram?
Eller kva gjer du dersom du er arkivleiar i ein kommune og rådmannen har innstilt på innkjøp av eit elektronisk sak/arkivsystem som ikkje tilfredsstiller NOARK-standarden, stikk i strid med faglege råd, fordi dette systemet er mykje billegare enn dei andre? Eit slikt system vil kunne skade arkivets integritet og auke risikoen for informasjonstap, jf ICA-regel nr. 1. Kan du då godta at eit slikt mangelfullt system blir tatt i bruk? Og kva kan du gjere for å forhindre det?
I begge desse døma har arkivaren argumentert fagleg, men utan å få gjennomslag. Vi kan seie det på denne måten: Den arkivfaglege makta har vist seg å vere for veik. For å oppnå resultat må arkivaren få større makt på si side, dvs alliere seg med nokon. I det første eksempelet kan ho eller han eventuelt oppnå dette med å snakke til overordna. I det andre eksempelet må du i kanskje alliere seg med nokon utanfor kommunen. Dersom du jobbar i ein IKA-kommune har du eit greitt alternativ: du kan ringe til IKA og be dei reagere (slik som du sannsynlegvis har gjort i andre saker før). Dersom kommunen ikkje er med i eit IKA har du eit problem.
Makt og motmakt
Fagetikk kan ikkje diskuterast uavhengig av dei maktrelasjonane som den enkelte arkivaren inngår i. Mange arkivarar har ein jobb som plasserer dei mellom barken og veden, i skjeringspunktet mellom interesser som av og til kan bli motstridande. Arkivaren er fagleg forplikta i høve til arkivet – jf reglane i etikkodeksen – men også i forhold til arbeidsgivaren. Og arkivarar i offentleg sektor står ikkje berre mellom arbeidsgivaren og arkivet; dei står også mellom offentlegheita og arkivet, mellom borgarane og styresmaktene. Dei får lønn for å ivareta store eller små styresmakter sine arkiv. Dette inneber at arkivarane er utsett for eit – ofte uutalt – press for å tene forvaltningas interesser. Ein nytilsett arkivar i eit forvaltningsorgan vil alltid bli konfrontert med ein gitt bedriftskultur, ei institusjonell sjølvforståing, der visse verdiar, arbeidsmåtar og prosedyrar har blitt etablert over tid: «slik gjer vi det her hos oss», «vi har aldri journalført innsynskrav». Desse bedriftskulturane er ikkje skapt i eit vakuum; men påverka av politiske, kulturelle og byråkratiske historiske føresetnader.
Slike kulturar kan stå i motsetning til arkivfaglege interesser. Og offentleg byråkrati – både i stat og kommune – har generelt hatt liten interesse av arkiv som har gått ut av administrativ bruk. Arkivdokumenta har vore verdsett som aktuell dokumentasjon i saksbehandlingsprosessane og i rettslege samanhengar, men arkivbevaring har ikkje vore noko prioritert arbeidsområde for forvaltninga og vil sannsynlegvis heller aldri bli det. Dette er også ei viktig årsak til at det tar tid å få på plass gode elektroniske arkiv som dekkjer alle funksjonane til forvaltninga, dei langsiktige dokumentasjonsbehova blir ikkje alltid forstått av administrasjonen.
Riksrevisjonens rapport kan tilsynelatande stille kommunane i eit dårleg lys når det gjeld arkivbevaring. Men det er neppe slik av kommunale leiarar og saksbehandlarar er dårlege enn sine statlege kolleger når det arkiv og arkivbevaring. Dei har arbeida under andre rammevilkår, der det ikkje har vore nokon etablert infrastruktur som har tatt seg av dei eldre arkiva. Statsforvaltninga har lenge hatt eit arkivverk som har tatt seg av dei eldre arkiva, noko som har begrensa skadeverknadene av administrative forsømmingar av arkiva. Kommuneforvaltninga har mangla eit tilsvarande institusjonslandskap som kunne ta ansvar for arkiv som ikkje lenger var i administrativ bruk. Dei kommunale arkivinstitusjonane er nye; det eldste IKAet vart etablert i Rogaland i 1976 og Bergen byarkiv vart det første byarkivet i 1979. Og det var først rundt tusenårsskiftet at IKAene begynte å etablere seg som arkivdepot.
At dei kommunale arkivinstitusjonane oppsto frå 1970-talet og utover er neppe tilfeldig. Det har samanheng med samfunnsutviklinga dei siste tiåra, der ei rekkje forhold har endra dei samfunnsmessige funksjonane til arkiva. Offentleglovgivinga og den teknologiske utviklinga har flytta arkiva fram i førstelinetenesta i forvaltninga. Nye brukargrupper har saman med ny teknologi endra verksemda til arkivinstitusjonane. Og parallelt med dette har arkivfaget blitt etablert som ein sjølvstendig vitskapleg disiplin som behandlar heile arkivkontinuiteten frå danning til depot og også drøfter fagetiske problemstillingar. Oppsummert i ei setning: Arkiv har blitt viktigare for samfunnet.
Denne utviklinga har styrka arkivet og arkivarane sine posisjonar, i forvaltningsorgana og i samfunnet. Det er sjølvsagt langt igjen, men vi har ein fagleg plattform som gir oss eit godt grunnlag for å hevde våre syn og påverke utviklinga i positiv retning. Spørsmålet er berre korleis vi skal gå fram for å oppnå dette. Eg trur dette må handle om å erkjenne vår rolle som samfunnsaktørar og synleggjere denne gjennom ein transparent praksis.
Transparente arkiv
Sørafrikanaren Verne Harris, som må vere den arkivaren som har ytt dei viktigaste bidraga til den internasjonale fagetiske debatten, hevdar at den etiske dimensjonen alltid er til stades i arkivarbeidet (Harris 2007: 186-187). Det handlar om den daglege praksisen i forvaltning og depot der arkivarar dagleg blir stilt overfor ei rekkje val, dei fleste trivielle og utan openbare konsekvensar, men likevel understrekar Harris at vi må vere aktpågivande og årvakne; arkivarbeid handlar ikkje om tekniske operasjonar som kan utførast automatisert i samsvar med gitte reglar og prosedyrar. Arkivarbeid inneber å gjere ei rekkje val som skal sikre at arkiva dokumenterer verksemda til arkivskaparane på ein god og dekkjande måte, at arkiva er registrert slik at offentlegheita kan kontrollere verksemda til offentlege organ, at arkiv som dokumenterer forhold som er viktige for samfunnet blir bevart og gjort tilgjengelege for alle, og i denne kontinuerlege arkiveringsprosessen er arkivarane hovudaktørane. Handlingane våre har altså konsekvensar for andre enn oss sjølve.
Når vi har valt dette arbeidet, må vi også vere ansvarlege for korleis vi utøver det. Regel 5 i ICAs kodeks seier at arkivarane bør «dokumentere (—) og vere i stand til å forsvare sine disposisjonar på fagleg grunnlag». Å arbeide etter våre faglege forpliktingar, som skal sikre at arkiv blir skapt, bevaringsvurdert, bevart og beskrive i samsvar med arkivvitskaplege prinsipp og metodar og gjort tilgjengeleg for alle, må vere eit fagetisk imperativ for arkivarar i både forvaltning og depot. At den enkelte arkivaren er open om sine faglege vurderingar og disposisjonar og diskuterer desse med kolleger er ein av føresetnadene for fagleg diskusjon og utvikling. Men faglege samtalar innanfor profesjonen kan likevel ikkje erstatte det å stå ansvarleg overfor samfunnet.
Arkivinstitusjonane har dessutan viktige samfunnsroller som bør – som den tyske arkivaren Hans Booms (1987) påpeika alt for 50 år sidan – vere gjenstand ei form for samfunnsmessig innsyn. Verne Harris skriv om demokratiseringa av det sørafrikanske arkivverket på 1990-talet at prinsippet om at offentlege arkivinstitusjonar, på grunn av si rolle som aktive skaparar av samfunnsmessig minne, må vere gjenstand for ein høg grad av innsyn og demokratisk kontroll, ikkje var særleg omstridd. Debatten handla meir om korleis dette skulle gjennomførast, korleis ein skulle balansere det å stå ansvarleg overfor fleire partar, slik som arkivbrukarane, samfunnet og myndigheitene.
Dei kommunale arkivinstitusjonane (og dei statlege!) bør få på plass ein slik praksis, der det som kan offentleggjerast også blir offentleggjort. Eg er altså open for å revurdere dei vurderingane som vart gjorde i dei eksempla eg fortalde om tidlegare, m.a. fordi institusjonane no har fått ein publiseringsarena som dei sjølve kontrollerer. Kanskje hadde det vore på sin plass å publisere ein rapport på institusjonens nettside om at det no henta inn eit soppskada arkiv frå X kommune og at dette no skal sendast til gassing. Kanskje kunne ein fortalt at ei kartlegging av praksis har avslørt veikskapar i bruken av elektroniske klientsystem i fleire kommunar. Ein slik praksis kan synleggjere for offentlegheita kva institusjonane arbeider med, kva utfordringar dei møter og ikkje minst kor viktige arkiva er for samfunnet.
Kva så med arkivtenesta i kommunane? Den kan t.d. begynne med å dokumentere behandlinga av innsynskrav og på denne måten vise motmakt mot Kulturdepartementets forslag om endringar i arkivforskrifta. Byråkratiet har alltid vore negativ til «for mykje» offentlegheit, fordi det er «eit ork» som går ut over «viktigare ting». Kulturdepartementets forslag vidarefører departementa sin motstand mot forvaltningslova og offentlegheitslova på 1950- og 60-talet. Nokon arkivfagleg grunngiving har forslaget ikkje, det kastar tvert om vrak på etablerte arkivfaglege prinsipp.
Det viktigaste tiltaket er likevel å utvikle den faglege sjølvkjensla hos arkivarar i kommunal forvaltning og depot. Arkivarane har i løpet av den siste generasjonen blitt fleire, meir kompetente, og har ingen grunn til å skjemmast over innsatsen. Vi har tvert om grunn til hevde vår status som ein uavhengig, sjølvstendig og fagleg bevisst profesjon, og vere stolte av at vi er arkivarar.
Avslutning
Eg peika innleiingsvis på ein viktig veikskap ved Riksrevisjonens rapport, den manglande historiske dimensjonen. Rapporten har ein veikskap til, den behandlar ikkje den statlege arkivpolitikken og premissane for denne. Og det er greitt nok; dette er eit område som ligg utanfor Riksrevisjonens mandat. Men i debatten om denne rapporten, om kva lærdommar vi kan trekke av den og korleis vi skal følgje den opp, må kritikken av statens arkivpolitikk få ein sentral plass.
Den viktigaste nye informasjonen i Riksrevisjonens rapport er dokumentasjonen av departementets systematiske neglisjering av kommunale arkivspørsmål. Denne neglisjeringa er symptomatisk for statleg arkivpolitikk, som har bygd på eit grunnleggjande premiss, som også er nedfelt i arkivlovgivinga: Bevaring av arkiv skal vere eit forvaltningsansvar; det er statens ansvar å bevare statens arkiv, eit kommunalt ansvar å bevare kommunale arkiv og følgjeleg eit privat ansvar å bevare private arkiv.
Årsakene til denne arkivpolitikken er fleire og samansette. Ei årsak er nok at departementet heng fast i ei avlegs administrativ-juridisk arkivforståing, som legg einsidig vekt på arkiva sin funksjon som dokumentasjon av arkivskaparens handlingar og transaksjonar. Ei slik arkivforståing overser den samfunnsmessige karakteren til arkivskapinga, der arkiv blir skapt som følgje av samhandling mellom ulike samfunnsaktørar.
Dersom den bevarte arkivbestanden skal gi eit allsidig bilete av samfunnsutviklinga, føreset dette ei systematisk innsamling av representative arkiv frå privatpersonar, organisasjonar, private bedrifter og offentlege organ, arkiv som kan formidle dei ulike samfunnsaktøranes versjonar av ei handling, hending eller oppleving. Ei slik arkivforståing, som ser offentlege og private arkiv som integrerte delar av eit felles samfunnsmessig minne, vil føresetje ein heilt annan arkivpolitikk enn den vi har i dag.
Så langt synest ikkje endringspotensialet til Kulturdepartementet å vere særleg stort. Rapporten gjengir nemleg også departementets svar til Riksrevisjonen. Brevet presenterer tre tiltak frå Riksarkivaren: (1) eit nytt opplegg for årleg innrapportering frå kommunar, fylkeskommunar og interkommunale arkiv, (2) krav om ein bygningsfagleg rapport om arkivlokale frå dei same instansane, og (3) varsel om tilsyn hos dei som ikkje leverer ein slik rapport. Altså eit strengare kontrollregime for kommunal sektor.
Meir regelverksforvaltning kan nok ha nokre positive sider – t.d. at leiinga i enkelte kommunar kan prioritere arkivoppgåvene høgare –, men som einaste verkemiddel vil det vere feilslått og framstår mest som ein byråkratisk ryggmergrefleks. Det kommunale arkivmiljøet – IKAene, byarkiva og fylkesarkiva – har i samarbeid med arkivtenesta i kommunane gjennom dei siste 25 åra utført eit stort arbeid for å betre arkivsituasjonen i kommunar og fylkeskommunar. Denne innsatsen må verdsetjast, og den framtidige utviklinga det kommunale arkivlandskapet må byggje på det grunnlaget som KAI-miljøet har lagt gjennom tre tiår. Det er i KAI-miljøet – og i kommunane – at kompentansen på kommunale arkiv finst, ikkje i Riksarkivet.
Litteratur
Booms, H (1987): Society and the Formation of a Documentary Heritage: Issues in the Appraisal of Archival Sources. I: Archivaria vol 24, Association of Canadian Archivists, Toronto
Cox, R (2006): Ethics, Accountability and Recordkeeping in a Dangerous World. Facet Publishing, London.
Harris, V (2007): Archives and Justice. Society of American Archivists, Chicago.
ICA [International Council on Archives] (1998): Yrkesetiske retningslinjer for arkivarer/Yrkesetiske retningsliner for arkivarar. Rapporter og retningslinjer nr. 1. Riksarkivaren, Oslo.
Thomassen, T (1999): Archivists between knowledge and power. On the independence and autonomy of archival science and the archival profession. Lokalisert på verdsveven 6. februar 2008 på http://www.archiefschool.nl/docs/thomarch.pdf
Dette foredraget vart halde ved Norsk Arkivråds kommunearkivkonferanse i mars 2011 og er tidlegare publisert i tidsskriftet Arkivråd 2/2011.
Depotdrengen 