Home

Leve statsarkiva!

mars 2, 2016

Pressemeldinga frå kulturministeren om omorganiseringa av Arkivverket (https://www.regjeringen.no/no/aktuelt/arkivverket-blir-styrkt-og-vidareutvikla/id2477544/) var om lag som forventa. Den uttrykkjer regjeringa si støtte til omorganiseringa; sjølvsagt, noko anna hadde mildt sagt vore oppsiktsvekkjande (og i praksis uttrykk for mistillit til riksarkivaren). Ministeren seier at Arkivverket må strammast opp organisatorisk og få på plass klarare styringsliner for å takle dei digitale utfordringane. Og for min del er dette greitt, og det ikkje berre med tanke på dei digitale oppgåvene. Arkivverket har ikkje alltid vore gode på samhandling; eit døme på dette er statsarkiva sitt arbeid med å etablere interkommunale arkivordningar. Det tok 30 år frå det første IKAet vart etablert i Rogaland til dei (førebels?) siste kom på plass i Hedmark/Oppland og Follo.

Og det mest interessante i pressemeldinga er det som blir sagt om statsarkiva si framtid. Omorganiseringa «… inneber ei styrking av statsarkiva, og ikkje ei nedlegging slik nokre har hevda. Det har aldri vore foreslått», seier kulturministeren.

Vel, eg kan lese, og i strategidokumentet AV2020 går det klart fram at det regionale leiarenivået skulle fjernast i den nye organisasjonsstrukturen. Samstundes skulle tradisjonelle statsarkivoppgåver som tilsyn hos arkivskaparane og regionalt privatarkivarbeid sentraliserast. Omgrepa «statsarkiv» og «statsarkivar» er ikkje nemnt i strategidokumentet.

Difor er det svært interessant at pressemeldinga seier at «[s]tatsarkiva og statsarkivarane skal behalde breidde, namn og funksjonar. Statsarkiva skal i tillegg bli spesialisert ved å få overført nasjonale oppgåver frå Riksarkivet».

Men desse setningane kan lesast på fleire måtar.

Ei lesing er at riksarkivaren her får ein aldri så liten oppstrammar, og eit presisert mandat for omorganiseringa: Statsarkiva skal halde fram med sine tradisjonelle oppgåver («breidde» og «funksjonar»), og at statsarkivarane framleis skal vere leiarar for statsarkiva (noko som faktisk er hovudfunksjonen til ein ein statsarkivar).

Men anna lesing er også nærliggjande: omgrepa «breidde» og «funksjonar» er upresise; det blir t.d. ikkje sagt i klartekst at statsarkiva og statsarkivarane skal behalde alle sine noverande funksjonar. I så fall er desse setningane lite meir enn eit typisk politisk knep for å roe ned kritikarane og gi forvaltninga arbeidsro.

Min hovudkritikk av AV2020 har vore at statsarkiva trengst som regionale aktørar med eit visst handlingsrom. Det er berre ei regional forankring som kan gi arkivarane den gode lokalkunnskapen som er nødvendig for t.d. å føre gode tilsyn i den komande kommunereforma, bevare representative privatarkiv, osb.

Pressemeldinga frå kulturministeren gir ikkje noko klart svar om statsarkiva si framtid. Det betyr at kampen for statsarkiva må halde fram. Dei leve!

Debatten om omorganiseringa av Arkivverket har halde fram i det nye året. Sist ute er Forskerforum, med ein artikkel om vilkåra for forsking i den nye organisasjonsmodellen. Eg skal ikkje kommentere dette spørsmålet no, men noterer meg at samarbeid med arkivfaglege forskingsmiljø utanfor Arkivverket ikkje blir nemnd i artikkelen. Og her må eg – som tilsett ved Institutt for arkiv-, bibliotek og informasjonsfag ved HiOA – audmjukt minne partane om at vi som underviser i arkivfag også driv forsking, og at vi sjølvsagt er interesserte i samarbeid med Arkivverket.

Nok om det. Debatten om omorganiseringa har – tilsynelatande – delt arkiv-Noreg i to leirar: Dei som protesterer mot fjerninga av det regionale leiarnivået vi i dag har i Statarkiva, og dei som støttar omorganiseringa fordi den er nødvendig for å takle dei utfordringane med skaping og bevaring av elektroniske arkiv. Og som ofte elles i offentlege ordskifte, kanskje særleg i innleiingsfasen, verkar posisjonane ganske fastlåste og temperaturen er tidvis høg (i alle fall i kommentarfelta på Facebook).

Personleg har eg nok markert meg som ein av dei som protesterer mot det som er ei de facto nedlegging av statarkiva, slik vi kjenner dei i dag. Samtidig har eg gitt klart uttrykk for at Arkivverket openbart treng organisatoriske tiltak for å bli i stand til å gjere den jobben det er sett til å gjere med dei elektroniske arkiva. Delar av den foreslåtte omorganiseringa verkar fornuftige, andre ikkje. Eg er t.d. ikkje overtydd om at det å lokalisere tilsynsverksemda ved tre arbeidsstader (Tromsø, Oslo, Ktistiansand) vil vere ei god løysing. I følgje ein facebookkommentar frå Kjetil Reithaug, statsarkivar i Kristiansand, vil ressursbruken i den nye modellen vere om lag den same som i dag – som svarar til ca sju stillingar. Desse sju skal altså føre tilsyn med statlege, fylkeskommunale og kommunale arkivskaparar, og samanlikna med dagens situasjon (der statsarkiva driv denne verksemda, tilsynelatande i ulikt omfang), bør det vere openbart at både reisetid og -kostnader vil auke. Om ein vil sitje att med nokon gevinst er vel usikkert.

Den tida eg var leiar ved IKA Hordaland, dreiv ikkje Statsarkivet i Bergen mykje tilsynsverksemd i kommunane (eller arkivinspeksjonar, som det heitte den gongen). IKAH fylte i stor grad denne funksjonen – i praksis, for vi hadde ikkje den formelle fullmakta til å inspisere (noko dåverande riksarkivar John Herstad minte meg om ein gong eg hadde skrive rapport frå ein «inspeksjon» av arkivlokala i ein kommune; det var vel etter dette at omgrepet «feltarbeid» vart tatt i bruk). IKAH gjorde dette på oppdrag frå kommunane, og i arkivplanane var det med ei formulering som gav oss løyve til dette. Vi kunne sjølvsagt ikkje gi kommunane pålegg om noko som helst, men oppnådde likevel ein god del med overtyding og faglege grunngjeving.

Ei tilsvarande arbeidsdeling, med eit formalisert samarbeid i botnen (noko vi ikkje hadde mellom Statsarkivet og IKAH), vil etter mitt syn vere ei betre løysing enn det som no er foreslått. Nær kontakt med arkivskaparane er uansett ein stor fordel om ein skal styrke arkivarbeidet i offentleg forvaltning.

Og dette vil det nok vere lettast å få til innafor dei eksisterande arkivregionane.

Barnet og badevatnet

desember 11, 2015

Debatten om omorganiseringa av Arkivverket held fram. Sist ut var seks leiarar for kommunale arkivinstitusjonar med innlegg i Kommunal Rapport 7.12., og dagen etter 44 historikarar frå Universitetet i Bergen, høgskolane i Bergen og Sogn og Fjordane, Rokkansenteret og Museum Vest med innlegg i Bergens Tidende. Institusjonsleiarane sin bodskap er at «Arkivverket må moderniseres», mens historikarane åtvarar om at «Arkivreform trugar historieforskinga». Etter å ha lese innlegga, kan eg slutte meg til hovudsynspunkta i begge. Det er openbart at bevaring – og forsvarleg skaping – av digitale arkiv er oppgåver som krev at Arkivverket satsar på ein annan måte enn til no, både ressursmessig og organisatorisk. Samtidig er det stor fare for at fjerninga av det regionale leiarnivået, vil føre til fagleg fragmentering og svekka institusjonskompetanse på dei nye regionale «arbeidsstadane». Rammevilkåra for regionalt arkivsamarbeid, særleg på privatarkivfeltet, vil openbart bli dårlegare når statsarkivarane forsvinn.

Framlegget til ny organisasjonsstruktur for Arkivverket har som mål å samle organisasjonen. ein ønskjer å etablere større faglege miljø, på tvers av dei noverande organisasjonseiningane, og det er nok eit nødvendig tiltak. For dei arkivfaglege oppgåvene skal det opprettast tre avdelingar med 11 underliggjande seksjonar: Innovasjon (Forsking, Planlegging og arkitektur, Arkiv- og IT-utvikling, Norsk helsearkiv), Forvaltning (Tilsyn, Dokumentasjonsforvaltning, Bevaringsvurdering og avlevering), og Publikum (Depot, Skanning, Tilgjengeleggjering, Brukartenester). Eksisterande organisasjonseiningar, som Riksarkivet og statsarkiva, skal opphøyre å eksistere. For dei noverande statsarkiva inneber dette at dei held fram som regionale arbeidsstader, der dei tilsette arbeider i ulike seksjonar og rapporterer til ein seksjonssjef, som mest sannsynleg sit ein annan stad i landet.

Om vi ser nærare på Forvaltningsavdelinga, skal den vere organisert slik:

  • Tilsynsseksjonen, med overordna ansvar for å planleggje, gjennomføre og følgje opp tilsyn hos arkivskaparane skal ha «ca 7» tilsette fordelt på Kristiansand, Oslo og Tromsø.

  • Dokumentasjonsforvaltningsseksjonen, som skal ta seg av oppgåver knytt til arkivdanning og dokumentasjonsforvaltning skal ha «ca 11» tilsette fordelt på Hamar Kristiansand og Oslo.
  • Seksjonen for bevaringsvurdering og avlevering, som skal ha ansvar for at det blir bevart ein heilskapleg samfunnsdokumentasjon m.a. ved «identifisering og beskrivelse av bevaringsverdig materiale og sørge for bevaring og avlevering av arkiv fra offentlig og privat sektor, inkl. fra det samiske samfunn», skal ha «ca 25» tilsette lokalisert til Kautokeino, Hamar, Oslo, Tromsø og Trondheim.

Å samle alle oppgåver som inneber kontakt med arkivskaparane – rådgjeving om arkivdanning, tilsyn, bevaring/kassasjon og førebuing av avleveringar (av digitale og papirbaserte arkiv) – i ei avdeling, verkar som eit godt grep. Men for meg blir den vidare inndelinga i seksjonar problematisk. Eit døme på dette, sidan eg eg tidlegare har skrive om nyorganiseringa sine konsekvensar for det regionale privatarkivarbeidet: Bergen, Kristiansand, Kongsberg og Stavanger skal etter dette oppsettet ikkje ha tilsette som arbeider i seksjon for bevaringsvurdering og avlevering, som har ansvar for dette arbeidsfeltet. (Her må eg opplyse at ein fotnote i organisasjonsplanen seier at ein «må også vurdere Stavanger, Kongsberg og Kristiansand»). Alle avgjerder om bevaring av privatarkiv skal takast av seksjonsleiar, regionalt samarbeid skal « klareres i linjen med Bevaringsvurdering og avlevering», «representasjon skjer av Bevaringsvurdering og avlevering eller fra lokalt arbeidssted etter fullmakt/avtale», men «arbeidsstedet kan gis tillatelse/fullmakt til å ta imot mindre volumer etter egen vurdering».

Eg har ingen problem med å forstå at det er behov for samordning og koordinering av privatarkivarbeidet i Arkivverket, for det har vore store skilnader mellom statsarkiva på dette feltet: nokre har gjort mykje, andre mindre. Men å setje så strenge rammer for lokalt initiativ, vil neppe vere særleg fruktbart. Godt privatarkivarbeid er avhengig av planmessig og nær kontakt med enkeltpersonar, organisasjonar og næringsliv, noko som det vil bli vanskeleg å gjennomføre når ein må spørje seksjonsleiar om lov heile tida.

Det eg ikkje forstår, er at det kan vere umogleg å kombinere ei meir effektiv funksjonsorientert organisering med eit regionalt leiarnivå, for å vareta ei rolle som regional kulturinstitusjon, og ikkje ein regional arbeidsstad der folk sit i kvar sin silo.

Til slutt: Riksarkivar Inga Bolstad svara 10.12. i Bergens Tidende på innlegget frå dei 44 historikarane. Her skriv ho m.a.:

Det er feil at arbeidet med ny strategi har vært en lukket prosess. Vi har hatt full åpenhet siden vi startet arbeidet for snart ett år siden. Fagforeninger har vært representert hele veien og vi har hatt en ekstern referansegruppe. Vi har gjennomført undersøkelser og analyser, vi har hatt gruppearbeid, samlinger, allmøter og all informasjon er tilgjengelig på vårt intranett.

Eg tvilar ikkje på at dette er rett. Men informasjonen til offentlegheita har vore mangelfull. Omorganiseringa av Arkivverket har blitt behandla som ei intern sak, og det har vore eit stort mistak.

Kjelde: Ny organisasjonsstruktur. Arkiverket. PDF-fil.

 

Det forventa brotet i forhandlingane om omorganiseringa av Arkivverket kom i går. Hovudtillitsvald for Forskarforbundet, Eirik Hachvaag Andersen, seier i Klassekampen i dag (20.11.) at omorganiseringa «legger opp til en faglinjestyrt organisasjon der det ikke er noe overordnet regionalt ansvar for rekruttering, arbeidsmiljø og fagmiljø». I følgje Jo Rune Ugulen, tillitsvald for publikumsavdelingen i Riksarkivet, inneber omorganiseringa «mye fjernstyring, og det er en viss risiko for at statsarkivene vil forvitre og forsvinne som regionale kulturinstitusjoner». Torkel Thime frå Statsarkivet i Stavanger meiner at sentraliseringa av fullmakta til å avgjere bevaring av privatarkiv kan føre til at «arkiver som er viktige for å forstå regionenes historie og samtid, ikke blir bevart». God bevaring av privatarkiv er avhengig av å «etablere kontaktnett og følge med på det som skjer. Det regionale perspektivet vil ofte være annerledes enn – og et viktig supplement til – det nasjonale».

Rikarkivar Inga Bolstad seier at poenget med «denne omleggingen er å styrke alle ledd i etaten, også statsarkivene». Ho meiner at Arkivverket må framstå som ein einskapleg etat i heile landet, og peikar på at Arkivverket «skal ha en regional leder som også har et nasjonalt fagansvar ved alle statsarkivene. Det er viktig for å bevare Arkivverket som regionalt kulturfyrtårn».

Det siste tiåret – og vel så det – har vi blitt vane med ein retorikk som framstiller samanslåing av institusjonar og sentralisering av makt som styrking av dei regionale eller lokale tenestene, t.d. i politiet, høgskulesektoren og helsestellet. Inga Bolstads argumentasjon følgjer dette mønsteret, men det betyr ikkje ein sentraliseringsmotstandar (som t.d. meg) automatisk skal avvise det ho seier.

For ho har definitivt nokre poeng. Arkivverket treng organisasjonsendringar. Bevaringa av digitale arkiv stiller krav som truleg bør møtast med organisatoriske tiltak. Og statsarkiva har hatt ulik praksis t.d. når det gjeld tilsyn med offentlege arkivskaparar og bevaring av privatarkiv: nokre har vore aktive, andre passive på desse områda. Ei betre samordning er openbart nødvendig.

Og det er viktig at vi i denne debatten held oss til fakta. Når Jan H. Landro i Dag og Tid i dag omtalar statsarkiva som «sjølvstendige einingar» er dette i beste fall upresist. Statsarkiva er ikkje det, dei er delar av Arkivverket, som også i dag er ein etat med ein toppsjef og eit budsjett. Men statsarkivarane er leiarar for sine avdelingar, og har (etter sedvane eller delegering) visse fullmakter. Det er desse som vil bli fjerna ved omorganiseringa, og dette kan få skadelege følgjer på særleg to område: vedlikehaldet av kunnskapen om arkiva i institusjonane, og handlingsrommet for regionalt samarbeid, særleg på privatarkivfeltet.

Kunnskap om arkiva i ein arkivinstitusjon kan du ikkje berre lese deg til. Denne kunnskapen, som handlar om kor du kan finne etterspurt dokumentasjon, er avgjerande for å yte gode publikumstenester. Om du t.d. skal finne ei barnevernssak frå 1970-talet (eg brukar eit kommunalt døme, fordi eg kjenner denne sektoren best), held det ikkje å leite i barnevernsarkivet, for der finn du sannsynlegvis ingen ting; dei fleste kommunar hadde på denne tida ikkje noko arkivmessig skilje mellom sosialomsorg og barnevern, og i mange tilfelle vart barna sine saker arkivert i ein av dei føresette si mappe. Så du må leite i sosialklientarkivet, og vere obs på foreldra sine namn. Slik kunnskap oppnår du ved å ordne og bruke arkiv, eller lære av ein meir erfaren kollega. Å halde ved like ein slik kunnskapsressurs er ei grunnleggjande oppgåve for statsarkiva, og ei regional leiing vil gjere det lettare å sjå behova og setje i verk tiltak ved såkalla «turnover».

For vel ti år sidan var eg, saman med Egil Nysæter, Dag Mangset, Arnt Ola Fidjestøl, Kjell-Olav Masdalen, Hans Eyvind Næss og Wenche Risdal Lund, med på å utforme eit av dei beste arkivpolitiske strategidokumenta som har blitt skrive her til lands. Nysæter-utvalet si innstilling forslo ei omorganisering av det regionale arkivlandskapet, slik at statsarkiva og dei kommunale institusjonane skulle gå saman til nye «regionalarkiv, som innan eit geografisk område har det samla ansvaret for bevaring og formidling av arkivmateriale frå både statlege, fylkeskommunale, kommunale og private arkivskaparar». Desse skulle yte tenester «til arkivskaparane når det gjeld arkivdanning» og samtiding vere «kulturinstitusjonar eller historiesenter for sine område». Regionalarkiva skulle «knytast saman i eit landsomfattande nettverk, eit nasjonalarkiv leia av ein nasjonalarkivar, slik at behovet for nasjonal planlegging, prioritering, koordinering og styring vert teke omsyn til. Samtidig er det viktig at regionalarkiva har eit rimeleg stort handlingsrom i høve til regelverk, planar og budsjett. Ein må unngå eit monolittisk system med lite rom for for nytenkjing og eksperiment».

Nysæter-utvalet si innstilling vart ikkje følgd opp, men hamna i ei skuffe på Riksarkivet. Og framlegget om regionarkiv vart endeleg(?) gravlagd av Arkivmeldinga, med ein pinleg svak og sprikande argumentasjon (sjå Margnotat til arkivmeldinga, del 3 her på depotdrengen). Dette er synd, fordi fleire av utvalet sine framlegg er framleis like aktuelle som for ti år sidan.

Dette gjeld særleg regionalt arkivsamarbeid, der eit statsarkiv med «rimeleg stort handlingsrom» vil kunne vere ein ressurs. Handlingsrommet er ikkje berre viktig på privatarkivområdet. Dei to største suksessane til Arkivverket dei siste 50 åra har kome etter regionale initiativ, utan særleg involvering av Riksarkivet: IKA-ordninga og Digitalarkivet. IKA oppsto i Rogaland i 1976, initiert av dåverande statsarkivar Hans Eyvind Næss, som ved inspeksjonar i kommunane hadde oppdaga at eldre kommunearkiv, særleg frå nedlagde kommunar, sto i fare for å gå tapt. Digitalarkivet var i utgangspunktet eit reint bergensprodukt, skapt i samarbeid mellom Historisk institutt og Statsarkivet.

Det finst mange døme på at nytenking og innovasjon har betre vilkår i organisasjonar der makta er spreidd. I strengt sentralstyrte organisasjonar blir det ofte knesett ein måte å gjere ting på, fordi leiinga opplever mangfald som eit trugsmål mot si eiga makt. Dette treng ikkje skje, men maktkonsentrasjon er ikkje nødvendigvis svaret på dei utfordringane som Arkivverket står overfor. Å bevare statsarkiva som einingar med eiga leiing, gjerne i eit meir samordna arkivverk enn i dag, vil vere eit godt utgangspunkt for eit styrka regionalt arkiv(sam)arbeid.

Avgjerda om å køyre omorganiseringa av Arkivverket som ein intern prosess har openbart vore eit stort feilgrep. Det som kan – og bør – gjerast, er å opne for ein fri debatt om korleis det regionale arkivarbeidet kan styrkast. Her har Arkivverket – uansett organisasjonsmodell – ei nøkkelrolle. Men utgangspunktet for debatten bør vere eit anna enn det riksarkivar Inga Bolstad signaliserte på Arkivverkets nettstad i går, der ho sa: «Jeg ser at vi ikke har klart å nå godt nok frem til alle med budskapet om hensikten og resultatene av omorganiseringen … ». Det kan jo hende at bodskapen har nådd fram, at folk faktisk har forstått kva det er tale om. Det kan også hende at enkelte av tiltaka – som t.d. nedlegginga av statsarkiva som einingar med eiga leiing – ikkje er til beste for korkje arkivlandskapet og det samfunnet som arkiva skal tene.

Har statsarkiva livets rett?

november 16, 2015

Arkivverket skal omorganiserast. Det har vi fått med oss, men korleis? Statsarkiva skal leggjast ned som sjølvstendige einingar, men kva vil det ha å seie for det regionale arkivarbeidet? Svært lite, om vi skal tru informasjonen på Arkivverkets heimeside: «Riksarkivet og statsarkivene opphører som selvstendige institusjoner, men tjenestestedene rundt om i landet og de tilhørende oppgavene vil bestå. Alle oppgaver som statsarkivene i dag utfører skal fortsatt ivaretas i regionene» (min kursiv).

Dette stemmer ikkje heilt, skal eg tru informasjon eg har fått om statsarkiva (eller «tenestestadene») si framtidige rolle i privatarkivarbeidet: Dei vil misse den retten dei i dag har til å avgjere om dei skal ta i mot privatarkiv til bevaring. Slike avgjerder skal takast sentralt.

Dette er problematisk av fleire grunnar. Først og fremst fordi gode resultat i privatarkivarbeidet erfaringsmessig er avhengig av nær og kontinuerleg kontakt med private arkivskaparar lokalt og regionalt. Og det seier seg sjølv at den som skal utvikle og pleie slike kontaktar må ha eit sjølvstendig handlingsrom, visse fullmakter til å drøfte og avtale eventuelle avleveringar. Og kompetansen til å avgjere om eit bestemt privatarkiv er bevaringsverdig, dvs. i kva grad og korleis det dokumenterer regionale og lokale forhold, vil som oftast vere størst regionalt. For det tredje: korleis skal det regionale samarbeidet om privatarkiv kunne fungere når «tenestestadene» blir utan fullmakter – skal dei tre ut av samarbeidet og la dei kommunale arkivinstitusjonane sitje att med ansvaret åleine? Har ein tenkt over korleis kommunane, som finansierer dei kommunale arkiva, vil reagere når staten stikk av frå rekninga?

Det som bør vere openbart, er at omorganiseringa av Arkivverket har konsekvensar for heile det norske arkivlandskapet. Kor store desse vil vere, er det vanskeleg å meine noko om så lenge informasjonen frå Riksarkivet er så sparsam som den så langt har vore. Dei tidlegare riksarkivarane John Herstad og Ivar Fonnes veit truleg meir enn meg, og peikar på eit viktig forhold i eit innlegg i Hamar Arbeiderblad 10.11.15:

Et av statsarkivenes store fortrinn er nettopp en solid og erfaringsbasert kompetanse på regionens statlige virksomhet og hvordan denne avspeiler seg i arkivene. En oppsplitting av statsarkivenes organisasjon og en fjernstyrt prioritering av oppgaver, gir ikke gode utsikter til å ivareta regionenes interesser på samme profesjonelle måte.

Å vere arkivar betyr å vere spesialist på kontekst, understreka den no avdøde kanadiske arkivvitaren Terry Cook. Og kunnskapen om den statlege regionale arkivkonteksten finst i statsarkiva. Og eg må seie at eg deler Herstad og Fonnes si uro om korleis den vil kunne haldast ved like i nye fragmenterte «tenestestader». Utan ei lokal leiing, som kan sjå og følgje opp kompetansebehova i «tenestestadene», kan verdifull fagkompetanse gå tapt.

Desse to spørsmåla – privatarkivarbeidet og den regionale arkivkompetansen i Arkivverket – er såpass viktige at planane om omorganiseringa av Arkivverket må gjerast offentleg kjent. 

Kommunereforma og arkiva

september 3, 2014

Kommunalministeren har vore på besøk: på eit felles kommunestyremøte for Ørsta og Volda heldt Jan Tore Sanner foredrag om den komande kommunereforma. Planane er klare: i 2016 skal kommunane gjere sine vedtak og året etter skal regjeringa leggje fram sitt framlegg til ny kommunestruktur. Og framdrifta synest upåklageleg; landet over yrer det av samanslåingskåte lokalpolitikarar, avisene teiknar nye kommunekart og fersk meiningsmåling viser at fleirtalet i folket er for at deira kommunar skal gå inn i større einingar. På møtet i Ørsta var det dei som meinte at å slå saman Ørsta og Volda ikkje er nok, om det skal monne må ein også ta med Hareid, Ulstein, Sande og Herøy.

Det er no 50 år sidan den førre kommunereforma. Mellom 1962 og 1965 vart talet på kommunar redusert frå 747 til 454. Schei-komiteen, som la fram si endelege innstilling i 1962, hadde nok større ambisjonar, men nær 300 kommunar vart altså lagt ned og nokre tusen kommunale arkivskapar avslutta verksemda si.

Arkiva vart – stort sett – gløymde. Dei fleste stader vart møtebokseriane frå dei viktigaste folkevalde organa tatt vare på saman med arkiva til den nye kommunen, men korrespondansearkiva og arkiv frå andre arkivskaparar vart ofte liggjande utan tilsyn i fråflytta lokale. Riksarkivaren sende 5.08.65 (noko seint, spør du meg!) rundskriv til kommunane, der det vart understreka at den nye kommunen var ansvarleg for arkiva frå dei nedlagde kommunane, noko som også omfatta trygg oppbevaring og ordning av arkiva. Rundskrivet tilrådde ein arbeidsplan der kommunane først skulle kartleggje dei avslutta arkiva, skaffe tilfredsstillande arkivlokale og endeleg ordne og registrere materialet. Eg treng vel neppe leggje til at rundskrivet stort sett vart neglisjert.

Ut på 1970-talet oppdaga den nytilsette statsarkivaren i Stavanger, Hans Eyvind Næss, at arkiva etter dei nedlagde kommunane i Rogaland sto i fare for å gå tapt. Han tok difor initiativet til landets første interkommunale arkiv, IKA (utan suffiks, sidan det berre fanst eitt), som vart oppretta i 1976 med ordning og beskriving av dei eldre kommunarkiva som hovudoppgåve. Ti år seinare var eg sjølv med då kommunar i nabofylket i nord skipa Interkommunalt arkiv i Hordaland. Og fleire følgde etter, men det er framleis rundt 15% av kommunane som verken er tilslutta eit IKA eller har etablert sin eigen arkivinstitusjon. Arbeidet med å ordne, beskrive og gjerne tilgjengeleg dei arkiva som vart skapt før den førre kommunereforma er framleis ikkje fullført, 49 år etter at Riksarkivaren sende ut sitt rundskriv om kva som måtte gjerast.

Vi står no framfor ein kommunereform som ser ut til å bli like omfattande som den vi hadde for 50 år sidan. Kan vi då seie at vi – samfunnet, kommunane, arkivarane – budde på å handtere arkiva frå 300 nedlagde kommunar?

Mitt svar er nei. Det er vi ikkje. Eg trur at det er få – om nokon – riks- eller lokalpolitikar som er klar over at samanslåing av kommunar vil føre med seg eit stort arbeid for å sikre og bevare arkiva. Eg trur heller ikkje at så mange av mine kolleger i det kommunale arkivmiljøet har oversyn over alle dei papirbaserte og elektroniske arkiva som dei må ta hand om når nedleggingane kjem. Sjølv om vi i dag har eit landsdekkjande nettverk av kommunale arkivinstitusjonar, er det få av desse som har ressursar til å takle dei oppgåvene som reforma vil føre med seg. Institusjonane – særleg IKAene – er for små, og knapt nok dimensjonert til å ta seg av dei løpande arbeidsoppgåvene dei har i dag.

Ein viktig grunn til dette er at arkivdrift på liv og død ikkje skal koste så mykje. Då dei første IKAene vart etablert, var det i ein kontekst der ein på den eine sida ønska å få med mange kommunar, og på den andre sida hadde ei tilsynelatande overkomeleg oppgåve, nemleg å ordne dei eldre papirbaserte arkiva. Kostnaden for den enkelte kommunen vart difor sett så lågt som mogleg. Sidan den gong har oppgåvene til IKAene blitt fleire, meir komplekse og kompetansekrevjande, utan at dei kommunale tilskota har halde følgje. Samanlikna med det kommunane betaler for konsulenttenester på andre område, er tilskota til IKAene som lommepengar å rekne.

Riksrevisjonens rapport om bevaring og tilgjengeleggjering av kommunale arkiv frå 2010 viste at tilstanden til dei kommunale arkiva ikkje var tilfredsstillande, særleg når det gjaldt elektroniske arkiv. Den hengde også bjella på katten: Kulturdepartementet hadde svikta sitt forvaltningsansvar for den kommunale arkivområdet. Då saka vart behandla i Stortinget, understreka Kontroll- og konstitusjonskomiteen at «uerstattelig materiale både har gått tapt og står i fare for å gå tapt dersom ikke arkivrutinene i kommunene bedres. Komiteen mener dette svekker innbyggernes rettssikkerhet, og at det er behov for en styrket oppfølging fra statlig side. Komiteen forutsetter derfor at Kulturdepartementet både reviderer regelverket og følger opp den kommunale arkivsektoren tettere.» Kulturdepartementets svar kan vi (delvis) lese i stortingsmeldinga om arkiv (som er kommentert andre stader her på bloggen), og den gir ingen politiske signal til kommunane om at det er nødvendig å bruke større ressursar på arkiv. Og den nemner ikkje den komande kommunereforma.

Kommunereforma kan bli den største administrative omlegginga i norsk historie. Den vil få følgjer for arkivdokumentasjon for samtlege menneske i landet, fordi kommunane har ansvar for skule, barnehage, helse- og omsorgstenester, osb. Fordi denne dokumentasjonen i dag stort sett vil finnast i digital form, må løysingar for overføring og bevaring vere på plass før kommunar blir lagt ned. Kommunane må – på eiga hand eller gjennom IKA – kartleggje arkiva og planleggje tiltak. Og kva med Riksarkivaren – er ein budd på å setje i verk overordna tiltak i god tid før prosessane er i gang?

Sitatet i tittelen er etter Hermund Kleppa, som kom med denne utsegna då riksarkivar John Herstad skulle vitje Sogn og Fjordane i 1988. Formålet var å vekkje merksemd, noko som vart vellukka; då Kleppe møtte Herstad på flyplassen i Sogndal hadde han med seg ei rykande fersk Sogningen/Sogns Avis, som inneheldt ei heilside om hendinga.

Eg kom i hug utsegna då det vart kunngjort at Inga Bolstad vert ny riksarkivar etter Ivar Fonnes, for sjølv om den er noko tabloid spissformulert, inneheld den ei kjerne av sanning. Det er berre ein riksarkivar, for ikkje å snakke om Riksarkivaren med stor R, som er det styringsorganet som riksarkivar Inga Bolstad skal leie. I i tillegg skal ho vere leiar for det statlege Arkivverket, dvs. dei arkivinstitusjonane som bevarer statleg arkivmateriale, og utvikle eit godt samarbeid med dei ikkje-statlege arkivlandskapet.

Kulturdepartementets stillingsutlysing identifiserte tre viktige oppgåver for Arkivverket:

«Den største utfordringa framover er å ta hand om arkivmateriale i elektronisk form. Det ligg òg ei stor oppgåve i å vidareutvikla moderne formidlingsformer som kan vera med på å gjera arkiva lettare tilgjengelege for eit større publikum. Ei særleg utfordring er å få til eit tenleg samarbeid med arkivsektoren utanfor Arkivverket og med tilgrensande fagsektorar som bibliotek og museum».

Det som ikkje er nemnt, er utvikling av standardar og prosedyrar for arkivdanninga, men det skal få liggje i denne runden. Det som for ein gongs skuld er nemnt, er samarbeidet med den ikkje-statlege arkivsektoren. Og det er viktig, for dette har ikkje alltid vore godt; særleg har ein i dei kommunale arkivinstitusjonane vore misnøgde med ymse ting. Dette skal også få liggje, fordi eg – frå min posisjon på sidelina – har registrert teikn på at samarbeidet har blitt betre. SAMDOK-prosjektet ser lovande ut, men det er viktig å hugse at gode samarbeidsrelasjonar kontinuerleg må fornyast.

Riksarkivaren har fått meir makt etter behandlinga av arkivmeldinga. Oppgåva med å vere «nasjonal koordinator og pådriver i et målrettet arbeid mot en helhetlig samfunnsdokumentasjon» inneber ein de facto maktkonsentrasjon, noko som vil bli forsterka dersom framlegget frå gjennomgangen av Kulturrådet om å leggje «arkivutviklingsoppdraget» til Riksarkivaren blir tatt til følgje.

Makt kan vere farleg, fordi den som har makta kan bli freista til å ta snarvegar. Ein føresetnad for godt samarbeid er å gi frå seg makt, å dele den med andre, og å ta alle desse omvegane som kan synest unødvendige men som for andre representerer sjølve stadfesta å bli tatt på alvor. Den nye riksarkivaren har krevjande oppgåver framfor seg, som arkivstyresmakt og regelverksforvaltar, institusjonsleiar, og koordinator for heile arkivlandskapet.

Har Inga Bolstad oversyn over dei utfordringane ho vil møte i sitt nye embete? Neppe. I eit kort intervju i Vårt Land papiravisa laurdag 21.06. innrømmer ho at ho ikkje «kjenner … arkivet», men framhevar dei digitale utfordringane som det mest spennande med den nye jobben. Om personlege eigenskapar som gjer henne eigna for stillinga nemner ho «… min evne til å involvere folk og skape retning samt min gjennomføringsevne». Og til spørsmålet om ho visste namnet til den avtroppande riksarkivaren, svarar ho: «Med hånden på hjertet: Nei».

Og det er eit strålande svar! Ikkje at Ivar Fonnes var ukjend for henne, men at ho ope og ærleg innrømma det. Det første vilkåret for å meistre ein bratt læringskurve er å vere ærleg om det ein ikkje veit. Eit anna vilkår er å kunne lytte, og her vil eg foreslå at ho gjer som John Herstad og gjennomfører i riksarkivarvisitas både i Sogn og Fjordane og andre fylke.

Velkomen, Inga Bolstad – og lukke til!