Arkiv frå alle, for alle og til alle?

For fem år sidan heldt eg på med eit prosjekt som gjekk ut på å sende eit sms-dikt til utvalde vennar kvar fredag. Prosjektet varde i eit år og vart avslutta hausten 2002. Det siste bidraget heitte ”Mitt siste arkiv” og gjekk slik: 

I dag har eg pakka mitt siste arkiv / Ringpermar og protokollar / Gråpapirpakkar med mottekne skriv / Og planar og kart i skrollar // Eg stod der hosta og hutra og fraus / I det støvete, kalde lokalet… / Så høyrde eg komande slekters applaus / – og då var det ikkje så gale!  

Det eg skreiv om var arkivet etter Stordø Kisgruber. Då gruvene vart lagt ned på slutten av 1960-talet hadde verksemda 60 års kontinuerleg drift bak seg. På det meste vart det tilsett over 350 menneske i gruvedrifta. Arkivet etter gruveselskapet hadde stått i den tidlegare administrasjonsbygningen sidan drifta vart lagt ned, så beskrivinga i diktet var korrekt nok. Eg pakka altså ned arkivet, så vidt eg hugsar dreia det seg om 50-60 hyllemeter, og meininga var at det skulle flyttast til ein tryggare oppbevaringsstad, og at Stord kommune samarbeid med IKA Hordaland skulle søkje om midlar til å få arkivet ordna, katalogisert og gjort tilgjengeleg for bruk.  

Eit halvt år seinare hadde eg fått jobb i ABM-utvikling, og ein dag i slutten av april møtte eg meg sjølv i døra. På kontorpulten min låg det nemleg ein søknad om pengar til dette prosjektet. Det var ein utmerka søknad. Men den vart avslått. Året etter kom det ein ny søknad, som også fekk avslag. Det tredje året gjekk det likeeins. Den tida eg var i ABM-utvikling vart faktisk alle søknader om prosjektmidlar til ordning av privatarkiv avslått.   

Kvifor i alle dagar vart dei avslått? Fordi det var opplese og vedtatt at prosjektmidlane som ABM-utvikling disponerte, berre skulle brukast til utviklingstiltak. Dei skulle definitivt ikkje brukast til å finansiere vanlege driftsoppgåver. Og arkivordning og katalogisering – dvs arkivbevaring – vart rekna som ei ordinær driftsoppgåve for ein arkivinstitusjon, og det er jo korrekt. I denne samanhengen var det ikkje noko argument at dei aktuelle arkivinstitusjonane ikkje hadde ordinære driftsmidlar til bevaring av privatarkiv. Arkivbevaring var ei ordinær driftsoppgåve, uansett om det fanst pengar eller ikkje. Dessutan var det ei eiga støtteordning for bevaring av privatarkiv i kjømda, og det ville vere dumt å gjere noko som kunne forpurre denne.   

Så vi fekk altså ein eigen Catch 22 for privatarkiv: Arkivinstitusjonane kan ikkje bevare privatarkiv fordi dei manglar ordinære driftsmidlar til dette, men dei kan ikkje få prosjektmidlar til bevaring av privatarkiv fordi arkivbevaring er ordinær drift. Og som andre variantar av Catch 22 er den eit uttrykk for ein uangripeleg byråkratisk logikk. 

(Statleg arkivpolitikk) 

Denne logikken er symptomatisk for tilstanden i statens arkivpolitikk. Denne byggjer nemleg på det grunnleggjande premisset at bevaring av arkiv skal vere eit forvaltningsansvar, slik at det er statens ansvar å bevare statens arkiv, eit kommunalt ansvar å bevare kommunale arkiv og følgjeleg eit privat ansvar å bevare private arkiv. Arkivlova og arkivforskrifta føreset at arkivskaparane tar ansvaret for ”ordning og listeføring” av arkiv som avleverast til depot, underforstått: om dei ikkje gjer jobben sjølve, skal dei i alle fall bere kostnadene med den.  

Denne ansvarsdelinga er på sett og vis ei logisk følgje av måten samfunnet vårt er organisert på, og den treng ikkje representere noko problem i seg sjølv. Problemet er at den i praksis har blitt det einaste grunnleggjande premisset for statleg arkivpolitikk, noko som har ført til at det kommunale arkivområdet ikkje blir seriøst behandla i politiske dokument og at det på andre viktige område ikkje er samanheng mellom mål og verkemiddel. 

Vi har gode døme på dette, ABM-meldinga frå 1999 og Kulturmeldinga frå 2003. ABM-meldinga behandla utfordringane på arkivområdet med ein relativt einsidig fokus på det statlege Arkivverket, og fekk med rette kraftig kritikk for å gi eit skeivt bilde av situasjonen i privatarkivarbeidet, og ei svært overflatisk behandling av situasjonen og utfordringane på det kommunale arkivområdet. I følgje den dåverande leiaren i LLP (dvs underteikna) førte dette til at meldinga ikkje ”makta å formulere ein samla strategi for arkivvern på statleg, kommunal og privat sektor”.     

Kulturmeldinga er prega av det same. Her er det prioritert fem satsingsområde for vidareutvikling av arkivsektoren fram mot 2014. Tre av desse dreier seg om satsingar som er forankra innanfor det statlege Arkivverket: styrking av Arkivverket, elektronisk arkivbevaring, bevaring og kassasjon. Dei to siste behandlar utfordringar som er felles for arkivsektoren, nemleg digital formidling og behovet for ein ”meir heilskapleg dokumentasjon av samfunnsutviklinga”. Meldinga gir eit greitt nok oversyn over utfordringane på desse to områda og formulerer også nokre viktige mål, men peikar ikke på konkrete verkemiddel for å nå desse måla.   

Hovudgrunnen til dette er som sagt at KKD ser på arkivbevaring som ei forvaltningsoppgåve. Følgjeleg blir statleg arkivpolitikk avgrensa til statlege arkiv. Difor blir utfordingane innanfor kommunal arkivsektor berre overflatisk behandla. Difor blir privatarkiva forsømt. Og difor manglar departementet verkemiddel for den ikkje-statlege arkivsektoren. Og politikk utan verkemiddel er berre tomme ord.  

(Det samfunnsmessige arkivet) 

Statleg arkivpolitikk er etter mitt syn hovudårsaka til at vi i dag har eit fragmentert arkivlandskap, med til dels store regionale forskjellar og utan nokon felles heilskapleg strategi for å bevare og gjere tilgjengeleg samfunnets arkiv som integrerte delar av eit felles samfunnsminne. For arkiv er ikkje noko forvaltningsprodukt –  arkivdanning er ein samfunnsmessig prosess og arkiv er samfunnsmessige produkt.  

Arkiv blir skapt som følgje av samhandling mellom ulike aktørar i samfunnet. Denne samhandlinga kan dreie seg om ei lang rekkje forskjellige forhold, den kan vere prega av samarbeid eller konfliktar, den kan vere kortvarig eller langvarig, og involvere to eller mange ulike aktørar, det vere seg privatpersonar, organisasjonar, private bedrifter eller kommunale, fylkeskommunale eller statlege organ.   

Dei ulike aktørane i ein samhandlingsprosess kan dokumentere denne på forskjellige måtar. For arkiv blir skapt med ulike formål: Arkivskaparane kan ha behov for å dokumentere handlingar eller transaksjonar, kommunisere idear, underbyggje krav, grunngi standpunkt, systematisere informasjon, dokumentere relasjonar, skape varige minne om noko eller berre lagre informasjon for eventuell seinare bruk. Arkivskaparane kan lagre informasjonen på ulike måtar, som skrift på papir, som sms eller e-post, som digitale tekstdokument på ein pc, på internett eller i eit NOARK-system, som analoge eller digitale foto, som video eller lydopptak eller kanskje som ein felles oral tradisjon i ei sosial gruppe. Nokre av desse arkiva vil vere flyktige, andre kan vere meir bestandige, og dei vil fortelje forskjellige versjonar av det som skjedde i ein gitt samhandlingsprosess.  

Eit døme: Dei siste åra har det vore stor strid om bygging av vindkraftverk på kysten av Møre og Romsdal. Her har alle typar samfunnsaktørar deltatt: Offentlege organ (statlege organ, kommunar, fylke), private verksemder (utbyggjarselskap, ei rekkje samarbeidspartnarar, aviser), organisasjonar (politiske parti, næringsorganisasjonar, naturvernsorganisasjonar, aksjonsgrupper) og enkeltpersonar. Alle desse aktørane har på ein eller annan måte arkivert informasjon om denne prosessen.  Dersom vi skal bevare ein brei og adekvat dokumentasjon av denne prosessen, vil det ikkje vere tilstrekkeleg å ta vare på dei offentlege arkiva. Desse vil nok innehalde dokumentasjon av saksbehandling av utbyggingssøknader, protestskriv o.l., men dei vil neppe kunne bidra med særleg meir enn eit byråkratisk skuggebilde av det som har skjedd utanfor kontora. Engasjementet, dramatikken, dynamikken, dei mange stemmene vil neppe vere representert i nokon særleg grad. For å fange opp heile breidda i ein slik prosess vil det også vere nødvendig å samle inn arkiv frå dei mange private aktørane, dvs. bedrifter, organisasjonar og enkeltpersonar.   

Eit slikt perspektiv på arkivbevaringa går ut over det som er vanleg praksis for arkivinstitusjonane i dag. Dei fleste av dei er forvaltningsarkiv og byggjer verksemda si på den same ansvarsdelinga som ligg til grunn for statleg arkivpolitikk. På den eine sida, sett i høve til organiseringa av offentleg sektor, er denne arbeidsdelinga funksjonell. På den andre sida, sett i høve til arkiva sin funksjon som samfunnsminne, representerer den ein anakronisme.   

(Arkiva sine oppgåver) 

Den tradisjonelle posisjonen til offentlege arkivinstitusjonar var å ta i mot avleveringar frå sine ”eigarar” som det heiter no til dags, dvs. frå dei forvaltningseiningane som låg innanfor arkivets arbeidsfelt, og gjere desse tilgjengeleg for bruk – punktum. Arkiva skulle ikkje blande seg inn i arkivdanninga i forvaltninga; for Sir Hilary Jenkinson, den fremste europeiske arkivteoretikaren i første del av 1900-talet, ville noko slikt undergrave arkivets karakter som upartisk dokumentasjon av arkivskaparens verksemd. I tillegg vill det bryte grunnleggjande med arkivarens rolle som nøytral vaktar av arkiva.  

Denne forståinga av arkiva si rolle var einerådande i norske arkiv fram til 1960-talet. Dei første forsiktige endringane kom då Riksarkivet involverte seg i arbeidet med statens arkivnøkkel og instruksen for arkivarbeidet i statsforvaltninga. Men det var først på 1980-talet at denne posisjonen vart utfordra for alvor, og då frå to hald: Riksarkivet laga retningsliner for edb-baserte journalsystem i offentleg forvaltning i 1984, forløparen til NOARK. Samtidig begynte aktørar innanfor det kommunale arkivinstitusjonsmiljøet å arbeide med arkivdanning.   

(Nokon burde forske på historia om denne grunnleggjande endringa i arkivinstitusjonanes praksis. Det blir ikkje meg, eg var med på dette, og mi rolle i denne samanhengen er å vere kjelde, ein del av arkivet.)    

I år er det 20 år sidan eg begynte hos IKA Hordaland. Vi starta med 19 kommunar og 1,8 stillingar. Hovudoppgåva var å hente inn, ordne og katalogisere eldre kommunearkiv som deretter skulle sendast tilbake til kommunane. Men slik vart det ikkje. Eg kom frå Bergen byarkiv, og der hadde eg arbeida mykje med arkivdanning. Og dei lærdommane eg hadde med meg frå byarkivet vart grunnlaget for ei rekkje nye tenester til kommunane: arkivplanlegging, rettleiing og kurs om arkivdanning, deponering av personregister; alt saman tiltak som låg utanfor det som i utgangspunktet var definert som hovudoppgåva vår. Dette skjedde ikkje utan motstand, både dåverande statsarkivar i Bergen, Statsarkivet sin representant i IKA-styret og representantar for eit par kommunar åtvara sterkt mot å forsømme dei historiske arkiva.

Men dei nye tilboda våre vart tatt godt i mot ute i kommunane. På kort tid etablerte vi gode relasjonar til arkivpersonalet, som kom til å sjå på oss som ein verdifull ressurs i det daglege arkivarbeidet og fortalde dette til kollegar i andre kommunar. Konsekvensen av dette var at medlemstalet i IKA Hordaland steig til 33 i løpet av ein tiårsperiode – utan at det vart gjort noko spesielt for å verve medlemer. Den same utviklinga opplevde dei andre IKAene – med eitt unntak: den IKAen som ikkje utvikla arkivdanningstenester og som vart lagt ned etter fem år. 

Årsaka til at vi starta desse tenestene var ei erkjenning av at arkivdanning er for viktig til at det kan overlatast til arkivskaparen åleine. Dersom arkiva skal kunne fungere som adekvat historisk og rettsleg dokumentasjon etter at dei har gått ut av aktiv bruk hos arkivskaparen, er det nødvendig å etablere system som – så langt det er mogleg – sørgjer for at rett dokument blir arkivert på rett plass og i rett kontekst. Den same erkjenninga låg også bak Riksarkivarens retningsliner for journalføring og seinare for Noark: dersom elektroniske arkiv i det heile tatt skal kunne bevarast er det nødvendig å byggje inn arkivfaglege krav og standardar i systema før arkivet blir skapt.   

I ettertid kan vi sjå at det som skjedde i det norske arkivmiljøet var ein del av ein internasjonal tendens. Det er i dag akseptert nasjonalt og internasjonalt at offentlege arkivinstitusjonar har ei viktig rolle i å sikre at det blir skapt arkiv i forvaltninga som kan bevarast som adekvat historisk og rettsleg dokumentasjon.  Men, som eg har vore innom tidlegare i dette innlegget, arkiva frå offentleg forvaltning representerer berre delar av den samfunnsmessige arkivdanninga. Kva skal vi gjere med dei andre delane, med privatarkiva?  

Arkivinstitusjonane bør etter mi meining ha som formål å arbeide aktivt for dokumentere av alle sider ved samfunnsutviklinga og for at alle samfunnsborgarar skal ha tilgang til og utbytte av arkiva på sine eigne vilkår. Altså: Arkiv frå alle, for alle og til alle. Nokre arkivinstitusjonar, som t.d. Aust-Agder kulturhistoriske senter og Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane, har målformuleringar som peikar i denne retninga. Andre har det ikkje.  

(Organiseringa av arkivlandskapet) 

Rapporten frå ABM-utviklings arkivkartlegging gir oss ny og viktig kunnskap om det norske arkivlandskapet. Dette landskapet har vist seg å vere større og meir variert enn dei fleste av oss kunne ane. Meir enn 750 institusjonar oppbevarer historisk arkivmateriale, men berre knappe 15% av desse har arkivbevaring og -formidling som primæroppgåve. Dei andre, dvs. museum, bibliotek, kommunar, historielag osv. har sjølvsagt andre hovudoppgåver. Likevel oppbevarer desse institusjonane over 40% av det bevarte privatarkivmaterialet (målt i omfang). Musea åleine står for 28% av privatarkivtilfanget, noko som er meir enn det statlege Arkivverket til saman.  

Det er sjølvsagt store skilnader innanfor dette landskapet, både når det gjeld ressursar, arkivmengde og kvalitet. Kartleggingsrapporten viser dette tydeleg. Dei større institusjonane med arkiv som primæroppgåve er – ikkje overraskande – best når det gjeld trygg oppbevaring, ordning og tilgjengeleggjering av arkiva. Det er jo desse som har størst ressursar til slikt arbeid. Dei andre institusjonstypane har generelt marginalt med ressursar til arkivarbeid, sjølv om det finst unntak. Rapporten opplyser at musea til saman brukar 37 årsverk på arkivbevaring, men om vi ser det i samanheng med andre opplysningar i kartlegginga er det openbart både arkiv og ressursar er konsentrert i ein relativt liten del av dei 229 musea som er kartlagt. Dette er blir bekrefta av situasjonen i Hordaland, der tre av dei åtte konsoliderte musea med arkiv har 80% av arkiva og også arkivfagleg personale.   

Trass i dei store skilnadene når det gjeld økonomiske, administrative og faglege ressursar har desse aktørane likevel noko til felles. Dei har alle som mål å bevare dokumentasjon frå fortida og samtida, til nytte og glede for oss som lever i dag og dei som kjem etter oss. Dette gjer aktørane til delar av eit reelt eksisterande arkivlandskap. Eit landskap som er fragmentert, ukoordinert, samansett av mange små og veike og nokre få relativt sterke institusjonar.  

Dette reelt eksisterande arkivlandskapet er ei følgje av ein statleg arkivpolitikk som har bygd på premisset om at arkivbevaring skal vere eit forvaltningsansvar. Difor har vi statsarkiv, fylkesarkiv, IKAer, byarkiv, lokalarkiv og ei lang rekkje institusjonar som har tatt på seg arkivbevaring som sekundæroppgåve. Vi kunne kanskje ønske oss at dette landskapet var organisert på ein annan måte, men det eksisterer og vi kan ikkje endre på organiseringa. Det som eventuelt kan forandre den er at KKD legg om kursen og tar initiativ til ei konsolideringsprosess for arkiva etter forbilde frå museumssektoren. Eg har ingen tru på at dette vil skje før eg går av med pensjon. Men om vi ikkje kan forandre på organiseringa av landskapet, kan vi få dei mange aktørane til å samhandle.      

Det reelt eksisterande arkivlandskapet har eit stort potensiale. Dette knyter seg til arkiva som er bevart, til menneska som arbeider i institusjonane, til posisjonen mange av institusjonane har i lokalsamfunn eller regionar. Dersom dette potensialet skal få utvikle seg, er det avhengig av at dei sterke aktørane bidrar med retning, rettleiing og kunnskapsoverføring og etablerer arenaer der dette kan skje, og at dei inviterer til samarbeid og samhandling.  

Her må eg trekke inn Nils Arne Eggen. Sjølv om han har trena feil fotballag, så har han sagt fornuftige ting om det å samhandle. Samhandling er ikkje det same som samarbeid. I følgje Eggen dreier samhandling seg om å la aktørane gjere det dei er gode til, på ein slik måte at dei utfyller kvarandre. ”Vi kan ikkje sette Mini i midten for å heade ballen i mål, Mini skal springe ute på vingen han.” (Då snakka han om Mini Jacobsen slik han var for ti år sidan). I påvente av ei eventuell konsolidering av arkivlandskapet kan vi altså prøve med samhandling.

I Hordaland er vi i ferd med avslutte arbeidet med ein samhandlingsplan for privatarkivarbeidet. Denne planen byggjer på at dei institusjonane som deltar er samde om ei klar arbeidsdeling når det gjeld innsamling av arkiv. Arbeidsdelinga byggjer igjen på at kvar institusjon har geografisk og/eller tematisk avgrensa innsamlingsområde, som ikkje overlappar andre innsamlingsområde. I dag omfattar denne samhandlingsplanen fire arkivinstitusjonar og åtte regionale museum – mest på grunn av at arbeidet så langt har vore finansiert av ABM-utviklings prosjekt ”Privatarkiv i musea”. Den skal seinare utvidast til å omfatte m.a. UBB og lokale aktørar, som t.d. kommunar og lokalarkiv.  

Hordaland fylkesarkiv har dessutan fått støtte frå ABM-utvikling til eit prosjekt for å utvikle ein innsamlingsstrategi for privatarkiv. Prosjektet skal avklare kriterier for å velje ut privatarkiv som bør samlast inn, slik at desse saman med offentlege arkiv skal kunne gi ein brei og allsidig dokumentasjon av samfunnsutviklinga. På dette grunnlaget skal det så utarbeidast ein overordna dokumentasjonsplan for fylket, som skal peike ut dei samfunnsområda som må dokumenterast gjennom innsamling av privatarkiv. Dokumentasjonsplanen skal også kunne brukast som grunnlag for å utarbeide konkrete innsamlingsplanar for dei einskilde institusjonane.  

Samtidig blir det etablert eit nettverk for dei institusjonane som er omfatta av samhandlingsplanen. Nettverket skal vere ein fagleg ressurs og arena for kompetansedeling, og skal t.d. drøfte innsamlingsplanar, faglege utfordringar og samarbeidsformer, og etter kvart også felles formidlingstiltak. Ei viktig oppgåve for nettverket blir å hjelpe dei svakaste aktørane – dvs. nokre av musea – med ordning og katalogisering av arkiva. Ei anna vil vere å etablere ei felles nettløysing for tilgang til informasjon om og tilgang til arkivmaterialet, slik at det kan vere ein felles ressurs både for institusjonane og befolkninga i fylket (og andre stader). Dermed kan vi også førebyggje smålege kranglar om kven som skal ha eit bestemt arkiv, nettopp fordi det vil vere tilgjengeleg for alle. 

Denne samhandlingsmodellen inneber at institusjonane kan konsentrere seg om å jobbe med det dei er gode til. Samla har institusjonane potensiale til å fungere som eit totalarkiv for Hordaland, som dokumenterer samhandlinga mellom dei ulike samfunnsaktørane på ei rimeleg bra måte. Men det er klart at det finst utfordringar, både organisatorisk og fagleg. I dag seier t.d. ikkje samhandlingsplanen noko om elektroniske privatarkiv. Dette er ei eksepsjonell utfordring, fordi dei elektroniske arkiva til privatpersonar, organisasjonar og små og store bedrifter berre unntaksvis vil følgje dei standardane som er fastsett for offentlege arkivskaparar. Samtidig representerer desse arkiva kanskje større verdiar enn dei tradisjonelle papirbaserte privatarkiva, på grunn av den generelle privatiseringa av samfunnet. Dersom vi skal utvikle tenester som kan gjere det muleg å bevare slike arkiv, er vi avhengig av ei samhandling der dei som er gode på elektroniske arkiv kan bli endå betre.    

(Avslutning) 

Dersom arkiva skal vere frå alle, for alle og til alle er det nødvendig å bryte ned dei grensene som i dag fragmenterer arkivlandskapet. Dette kan gjerast på to måtar, gjennom ei politisk styrt konsolidering av arkivsektoren eller gjennom samarbeid og samhandling mellom institusjonane. I dette innlegget har eg argumentert for det siste alternativet.    

 (Dette foredraget vart halde på KAI-konferansen i Kongsberg 11.-13.09.2007)